档案盒管理制度规范

PAGE档案盒管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案盒管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，对各类档案进行统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案盒的分类与编号（一）档案盒分类1.行政档案类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议等。2.财务档案类：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案类：根据公司业务类型划分，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案等，具体包括业务合同、订单、报价单、客户资料、项目文档等。4.技术档案类：涉及公司技术研发、产品设计、工艺文件、技术标准、专利资料等。5.其他档案类：如公司荣誉证书、资质证书及其他不宜归入上述类别的特殊档案。（二）档案盒编号1.档案盒编号采用统一的编码规则，以确保档案编号唯一且便于识别和管理。2.编号格式为：[类别代码][年份][顺序号]。例如，行政档案类2023年第10个档案盒编号为“XZ202310”。3.类别代码：按照上述档案盒分类，分别用“XZ”代表行政档案类、“CW”代表财务档案类、“YW”代表业务档案类、“JS”代表技术档案类、“QT”代表其他档案类。4.年份：采用公元纪年，取年份的后两位数字，如2023年表示为“23”。5.顺序号：按照档案盒形成的先后顺序依次编号，从01开始。三、档案的收集与整理（一）收集要求与范围1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的及时收集和整理工作，并确保档案的完整性和准确性。每日工作结束后，各类文件资料应及时移交档案收集责任人；重要业务活动结束后，相关业务人员应在规定时间内将业务档案整理并移交。2.收集范围：凡与公司经营管理活动相关的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的记录，均属档案收集范围。具体包括但不限于以下内容：公司内部形成的各类文件、通知、报告、请示、批复等。会议记录、纪要、决议等。工作计划、总结、统计报表等。人事档案材料，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价等。财务收支凭证、账簿、报表等。业务合同、协议、订单、发票、发货单、收货单等。技术研发资料，如研发项目立项报告、实验数据、设计图纸、技术方案等。产品宣传资料、市场调研报告、客户信息等。公司荣誉证书、资质证书、获奖文件等。其他具有保存价值的文件资料。（二）整理方法与标准1.分类整理：档案收集责任人应按照档案盒分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保同一类别的档案集中存放。2.文件排序：各类档案应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排序，便于查阅和管理。3.编号标注：在每份文件首页右上角或其他显著位置标注档案盒编号及该文件在档案盒内的顺序号，编号应清晰、准确、易于识别。4.装订要求：对纸张较多、需要长期保存的文件，应进行装订。装订时应注意保持文件的完整性，不得遗漏或损坏文件内容。装订应牢固、整齐，不得影响文件的查阅和使用。5.编目要求：档案整理完成后，应编制档案目录。档案目录应包括档案盒编号、类别名称、档案题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整，便于查找和利用。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案整理完成后，档案收集责任人应填写《档案归档申请表》，详细注明档案盒编号、类别名称、档案数量、归档日期等信息，并提交给公司综合管理部门。2.公司综合管理部门收到《档案归档申请表》后，应进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、分类合理性等。审核通过后，在申请表上签字确认，并安排档案管理人员进行归档操作。3.档案管理人员按照档案盒编号顺序，将档案盒存放在指定的档案库房或档案柜中，并在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。（二）保管期限与密级划分1.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。涉及公司核心业务、重要资产、重大决策等具有长远历史价值和法律凭证作用的档案，应列为永久保管。对公司经营管理活动有重要影响，在一定时期内仍需查考利用的档案，列为长期保管。一般性业务档案，在较短时间内查考利用价值不大的，列为短期保管。2.密级划分：根据档案内容涉及公司商业秘密、技术秘密、敏感信息等情况，将档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级档案：涉及公司核心商业秘密、重大技术诀窍、战略规划等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的数据和信息。机密级档案：涉及公司重要业务信息、客户资料、财务数据等，泄露后可能对公司产生较大影响的数据和信息。秘密级档案：涉及公司一般性业务信息、内部管理文件等，泄露后可能对公司造成一定影响的数据和信息。（三）保管要求与措施1.档案库房建设：公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案柜（架）配备：根据档案数量和类别，配备合适的档案柜（架），并按照档案盒编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。3.温湿度控制：档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，确保档案不受温湿度影响而损坏。4.防虫防鼠措施：在档案库房内放置防虫、防鼠药品和器材，定期检查档案，防止档案被虫蛀、鼠咬。5.安全保卫措施：档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全设施，严格限制无关人员进入档案库房。档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，确保档案安全。6.电子档案保管：对电子档案应进行备份存储，备份介质应采用多种形式，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存放在不同的地点。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限与流程1.查阅权限：公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的盒号、类别、题名、查阅目的等信息，并经所在部门负责人审批签字后，方可到档案管理部门查阅。涉及公司机密级以上档案的查阅，需经公司分管领导审批签字；涉及公司绝密级档案的查阅，需经公司总经理审批签字。外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信及有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的盒号、类别、题名、查阅目的等信息，并经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导审批签字后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，不得让查阅人员单独接触档案。2.查阅流程：查阅人员填写《档案查阅申请表》，按照上述查阅权限规定进行审批。档案管理部门根据审批后的申请表，查找并提供相应档案。查阅人员应在档案查阅登记本上签字确认查阅日期、档案盒号、类别、题名等信息。查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照相关规定办理复印或摘录手续。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在档案查阅登记本上注明归还日期。（二）利用方式与限制1.利用方式：档案利用方式主要包括查阅、复印、摘录、借阅等。查阅人员可根据实际需要选择合适的利用方式，但应遵守本制度的相关规定。2.利用限制：查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。复印或摘录档案内容时，应确保复印件或摘录件与原件内容一致，并注明出处。涉及公司机密级以上档案的复印或摘录，需经公司分管领导审批签字。借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于非工作目的。如因特殊情况需要长期借阅档案的，需经公司总经理审批签字。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.鉴定组织：公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准：档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、密级、重要程度及现实利用价值等因素，对到期档案进行全面、细致的鉴定。鉴定标准如下：保管期限已满且无继续保存价值的档案，可予以销毁。虽未达到保管期限，但已失去利用价值或已被新的档案所替代的档案，可以销毁。涉及公司机密级以上档案，在保密期限内不得销毁。（二）销毁流程与监督1.销毁流程：档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清单》，详细注明档案盒编号、类别、题名、日期、保管期限等信息，并经档案鉴定工作小组全体成员签字确认。《档案销毁清单》经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导审批签字后，方可进行档案销毁。档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。档案销毁后，档案管理人员应在《档案销毁清单》上注明销毁日期，并将《档