单位档案三合一制度

PAGE单位档案三合一制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和统计分析，根据《中华人民共和国档案法》以及相关行业标准，结合本单位实际情况，制定本“单位档案三合一制度”。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的实际情况和历史过程。2.完整性原则：全面收集和整理单位在工作中形成的各类档案，确保档案内容的完整无缺。3.系统性原则：按照档案形成的规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便利性原则：档案的整理和保管应便于查找、利用和统计分析，提高档案管理工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括单位在行政管理、党群工作等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：涵盖单位在科研、生产、基建等活动中形成的技术文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、设计图纸、工艺文件、工程建设项目资料等。3.人事档案：包含单位员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利、职务任免等方面的文件材料。4.财务档案：涉及单位财务收支、会计核算、审计监督等活动中形成的各类凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料。5.业务档案：依据单位不同业务领域，分为市场营销档案、客户服务档案、合同档案、项目档案等，记录单位业务活动的全过程。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的结构。例如，2023永久00l，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目代号分类号流水号的方式编制。如项目代号为XM001，分类号为J01（表示工艺文件），流水号为002，则编号为XM001J0100l。3.人事档案编号：以员工个人身份证号为基础进行编号，确保一人一号，便于识别和管理。4.财务档案编号：根据会计年度类别流水号进行编号。如2023年的会计凭证，类别为记账凭证，流水号为005，则编号为2023记005。5.业务档案编号：根据业务活动的特点和规律，制定相应的编号规则。例如，市场营销档案可按客户名称业务年份业务类型流水号进行编号；合同档案可按合同签订年份合同类别流水号编号。三、档案整理（一）整理要求1.遵循档案形成规律：依据档案的来源、时间、内容和形式等方面的联系，对档案进行系统整理，保持档案之间的有机联系。2.区分不同保管期限：按照档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限，并分别进行整理。3.保持文件材料的完整性：对每份文件材料进行认真核对，确保其齐全完整，如有破损、缺页等情况，应及时进行修复或补充。4.规范文件材料的格式：统一文件材料的纸张规格、字体字号、排版格式等，使其符合档案管理的要求。（二）文书档案整理1.收集：各部门应定期将本部门形成的文件材料收集齐全，移交至档案管理部门。2.分类：按照文书档案的分类标准，将收集到的文件材料进行分类。3.装订：对纸张规格不一致、破损或小于A4幅面的文件材料，应进行粘贴、裱糊或折叠处理，使其达到A4幅面大小，并采用左侧装订的方式进行装订。4.编目：编制文书档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，确保目录清晰准确。5.装盒：将整理好的文书档案按照年度保管期限流水号的顺序装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。（三）科技档案整理1.项目文件收集：在项目实施过程中，项目负责人应及时收集项目各个阶段形成的文件材料，并确保其完整准确。2.分类组卷：按照科技档案的分类标准，对项目文件进行分类，然后根据文件的形成规律和内在联系进行组卷。卷内文件应排列有序，编写页号。3.编目：编制科技档案卷内目录和案卷目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目；案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数以及备注等项目。4.装订：对卷内文件进行装订，拆除文件上的金属物，采用三孔一线的方法装订，确保文件牢固整齐。5.装盒：将整理好的科技档案案卷装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。（四）人事档案整理1.材料收集：人事部门应定期收集员工的各类人事档案材料，包括新员工入职材料、考核材料、奖惩材料、培训材料、工资变动材料等。2.鉴别审核：对收集到的人事档案材料进行鉴别审核，剔除不符合归档要求的材料，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。3.分类排序：按照人事档案的分类标准，将审核后的材料进行分类排序，如履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料等依次排列。4.编目装订：编制人事档案目录，对每份材料进行编号，并采用左侧装订的方式将材料装订成册。5.装盒：将装订好的人事档案装入专用档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。（五）财务档案整理1.凭证整理：会计人员应按照会计凭证的编号顺序，对记账凭证及其所附原始凭证进行整理，确保凭证内容完整、手续齐全。2.账簿整理：将各类账簿按照年度、账簿名称进行整理，检查账簿记录是否完整、准确，账页是否齐全。3.报表整理：对财务报表进行分类整理，并确保报表数据准确无误，签字盖章齐全。4.编目装订：编制财务档案目录，对凭证、账簿、报表等材料进行编号，并分别进行装订。凭证应按照记账凭证号顺序排列，每本厚度不宜超过2厘米；账簿应单独装订；报表应按年度顺序装订成册。5.装盒：将整理好并装订成册的财务档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。（六）业务档案整理1.收集归档：各业务部门应及时将本部门在业务活动中形成的各类文件材料收集齐全，移交至档案管理部门进行归档。2.分类整理：根据不同业务类型的档案分类标准，对业务档案进行分类整理。例如，市场营销档案可按客户名称、业务阶段进行分类；合同档案可按合同类别、签订时间进行分类。3.编目装订：编制业务档案目录，对每份文件材料进行编号，并根据需要进行装订。装订应整齐牢固，便于查阅。4.装盒：将整理好的业务档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。四、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设：单位应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.库房环境要求：档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。库房应保持清洁卫生，通风良好。（二）档案装具1.档案架：选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒：使用统一规格的档案盒，档案盒应质地优良，能够有效保护档案内容。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：对本单位工作有重要查考利用价值，保管期限在15年以上的档案，应长期保管。3.短期保管：对本单位工作有一般查考利用价值，保管期限在15年以下的档案，应短期保管。（四）档案清点与检查1.定期清点：档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.日常检查：档案管理人员应每天对档案库房进行巡查，检查库房环境、档案装具及档案实体状况，发现问题及时处理。3.特殊情况检查：在发生自然灾害、设备故障、人员变动等特殊情况后，应及时对档案进行检查，确保档案安全。（五）档案修复与保护1.档案修复：对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复。修复工作应遵循保持档案原貌的原则，采用适宜的修复方法和材料。2.档案保护措施：对重要档案应采取备份存储、异地存放等保护措施，防止因意外事件导致档案丢失或损坏。同时，应定期对档案进行数字化处理，建立电子档案备份，便于档案的长期保存和利用。五、档案利用（一）利用范围1.内部利用：本单位各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门工作相关的其他档案。2.外部利用：因国家法律法规规定、司法机关办案需要、单位合作交流等原因，经单位主管领导批准，可向外部单位或个人提供档案查阅、借阅服务。（二）利用手续1.内部利用：本单位人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、档号、查阅或借阅目的、查阅或借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部利用：外部单位或个人查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、档号、查阅或借阅目的、查阅或借阅时间等信息，经单位主管领导批准后，交档案管理部门办理查阅或借阅手续。档案管理部门应根据审批意见，严格控制档案的查阅范围和借阅期限，并对查阅或借阅情况进行登记。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复印手续。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，档案管理部门应按照规定的借阅期限向利用者提供档案，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、档号、查阅或借阅目的、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：定期统计各类档案的数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等的数量。2.档案整理情况统计：统计档案的整理进度、整理质量等情况，如已整理档案的数量、未整理档案的数量、整理过程中发现的问题等。3.档案利用情况统计：对档案的查阅、借阅情况进行统计，包括查阅或借阅的档案数量、利用者姓名、单位、查阅或借阅目的、利用时间等信息。4.档案保管情况统计：统计档案库房的温湿度、档案装具的使用情况、档案的清点与检查情况等。（二）统计方法1.手工统计：档案管理人员应定期对档案管理工作中的各项数据进行手工记录和统计，形成统计报表。2.信息化统计：利用档案管理软件，对档案管理工作中的各项数据进行实时记录和统计分析，生成各类统计报表，提高统计工作效率和准确性。（三）统计报表1.档案数量统计表：每月或每季度编制一次，反映各类档案的数量变化情况。2.档案整理进度表：定期编制，汇报档案整理工作的进展情况。