档案室资料室安全制度

PAGE档案室资料室安全制度一、总则（一）目的为加强公司档案室和资料室的安全管理，确保档案资料的完整、安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄密，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部档案室和资料室的安全管理工作，包括档案资料的收集、整理、存储、查阅、借阅、归还等环节。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案资料的安全放在首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生。2.预防为主原则：通过建立健全安全管理制度、加强安全教育培训、完善安全设施设备等手段，预防安全事故的发生。3.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展档案资料的安全管理工作。二、安全管理职责（一）档案室资料室管理人员职责1.负责档案资料的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编号、上架等。2.严格执行档案资料的查阅、借阅制度，做好登记和记录工作。3.定期对档案资料进行清查盘点，确保档案资料的完整和安全。4.负责档案室和资料室的安全保卫工作，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.对发现的安全隐患及时报告，并采取有效措施进行处理。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，并确保档案资料的真实、完整和准确。2.按照公司档案资料管理的要求，及时将本部门的档案资料移交档案室或资料室统一管理。3.严格遵守档案资料的查阅、借阅制度，不得擅自查阅、借阅不属于本部门的档案资料。4.协助档案室和资料室管理人员做好档案资料的安全管理工作，发现问题及时报告。（三）公司领导职责1.公司领导对档案室和资料室的安全管理工作负总责，定期听取安全管理工作汇报，研究解决安全管理工作中的重大问题。2.确保档案室和资料室安全管理工作所需的人员、经费和设施设备等得到保障。3.对违反档案资料安全管理制度的行为进行严肃处理。三、档案资料收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的档案资料，并按照档案资料的分类标准进行整理。2.档案资料应真实、完整、准确，不得擅自涂改、伪造、销毁档案资料。3.收集的档案资料应具有代表性和系统性，能够反映公司的发展历程和业务活动情况。（三）整理方法1.按照档案资料的形成时间、来源、内容等进行分类，确定档案资料的类别和编号。2.对档案资料进行装订、编目、装盒等整理工作，确保档案资料的整齐、规范。3.建立档案资料目录数据库，便于查询和管理。四、档案资料存储（一）存储环境要求1.档案室和资料室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为存储场所。2.存储场所的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.存储场所应配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。（二）存储方式1.档案资料应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案资料应存放在专用的档案柜或档案架上，不得随意堆放。3.对重要的档案资料应采取备份存储的方式，防止因自然灾害、人为破坏等原因造成档案资料的丢失。（三）存储期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司的重要文件、合同、协议、财务报表等。3.长期保管的档案资料包括公司的一般性文件、业务资料等，保管期限为10年以上。4.短期保管的档案资料包括公司的临时性文件、资料等，保管期限为10年以下。五、档案资料查阅与借阅（一）查阅制度1.公司内部人员查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，方可到档案室或资料室查阅。2.查阅档案资料时，应在档案室或资料室管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案资料带出档案室或资料室。3.查阅档案资料时，应保持档案资料的整洁和完整，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。4.查阅结束后，应及时将档案资料归还档案室或资料室管理人员，并办理归还手续。（二）借阅制度1.公司内部人员借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人和档案室或资料室管理人员批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案资料时，应向档案室或资料室管理人员缴纳一定的押金，借阅期限届满后，如无损坏、丢失等情况，押金予以退还。3.借阅档案资料的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、传播档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。5.借阅期限届满后，借阅人员应及时将档案资料归还档案室或资料室管理人员，并办理归还手续。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室或资料室管理人员，并按照有关规定进行赔偿。六、档案资料保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的档案资料。2.公司与外部单位签订的保密协议中涉及的档案资料。3.公司规定需要保密的其他档案资料。（二）保密措施1.档案室和资料室应设置专人负责保密工作，严格控制档案资料的查阅和借阅范围。2.对涉及保密的档案资料，应在档案资料上加盖“保密”印章，并采取加密存储、专人保管等措施。3.档案室和资料室管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案资料的内容。4.对违反保密制度的行为，应按照公司有关规定进行严肃处理。七、档案资料安全检查与维护（一）安全检查1.档案室和资料室管理人员应定期对档案资料的存储环境、设施设备等进行安全检查，确保档案资料的安全。2.安全检查应包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等方面的检查，发现问题及时报告并采取有效措施进行处理。3.公司应定期组织对档案室和资料室的安全管理工作进行全面检查，对发现的问题及时进行整改。（二）维护措施1.定期对档案资料进行清查盘点，确保档案资料的数量、质量和完整性。2.对档案资料的存储设备、设施进行定期维护和保养，确保其正常运行。3.对档案资料的数字化存储系统进行定期维护和升级，确保数据的安全和完整。八、档案资料销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案资料。2.因自然灾害、人为破坏等原因造成损坏且无法修复的档案资料。（二）销毁程序1.由档案室或资料室管理人员提出档案资料销毁申请，填写《档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、数量、保管期限等。2.经所在部门负责人和公司领导批准后，方可进行档案资料的销毁工作。3.档案资料的销毁工作应在指定的地点进行，由专人