档案室管理制度领导小组

PAGE档案室管理制度领导小组一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度领导小组章程。本章程旨在规范档案室管理工作流程，保障公司各类档案资料的妥善保存与高效流转，为公司的决策、运营和发展提供坚实的信息支持。（二）适用范围本章程适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范与职责界定。涵盖公司在经营管理、业务活动、技术研发、行政管理等过程中形成的各类文件、资料、记录等档案。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，维护档案的整体性和系统性。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案的使用效率。二、领导小组组成与职责（一）组成人员档案室管理制度领导小组由公司高层管理人员、各部门负责人以及档案室专职管理人员组成。设组长一名，由公司分管档案工作的副总经理担任；副组长若干名，由各部门负责人担任；成员包括档案室专职管理人员及相关业务骨干。（二）职责分工1.组长职责全面领导档案室管理工作，制定档案管理工作方针和战略目标。协调公司各部门之间在档案管理工作中的关系，确保档案管理工作顺利开展。审批档案管理工作的重要制度、计划和报告，对档案管理工作中的重大事项做出决策。2.副组长职责协助组长开展工作，负责组织实施档案管理的各项具体工作任务。指导本部门的档案管理工作，确保部门档案资料的及时收集、整理和归档。参与档案管理制度的制定与修订，提出合理化建议，并监督制度的执行情况。定期检查本部门档案管理工作的开展情况，及时发现问题并督促整改。3.成员职责负责本岗位相关档案资料的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。严格遵守档案管理的各项规章制度，按照规定的流程和标准进行档案操作。积极配合档案室专职管理人员的工作，提供必要的档案信息和支持。参与档案管理工作的培训与学习，提高自身的档案管理业务水平。三、档案管理流程（一）档案收集1.部门职责各部门负责本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的收集工作。明确专人负责档案收集，确保档案资料的及时、完整。2.收集范围包括但不限于以下几类：行政管理类：公司文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务报表等。业务经营类：合同协议、市场调研报告、销售数据、客户资料等。技术研发类：科研项目文档、技术方案、实验数据、专利文件等。其他类：公司荣誉证书、资质证明文件、对外宣传资料等。3.收集要求收集的档案应真实、准确、完整，能够反映公司工作活动的全貌。对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照一定的分类标准进行分类。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为一级类目、二级类目等。例如，行政管理类可分为文件管理、会议管理、人事管理等二级类目。编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于识别和查询。编号应具有系统性和逻辑性。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速检索档案内容。（三）档案归档1.归档时间各部门应定期将整理好的档案移交至档案室进行归档，一般每季度末进行一次集中归档。对于重要紧急的档案，应及时归档。2.归档流程填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、编号等信息。档案室专职管理人员对移交的档案进行核对、验收，确保档案的质量符合要求。将验收合格的档案按照规定的分类方法和存放位置进行存放，并更新档案目录。（四）档案保管1.保管环境档案室应具备适宜的保管环境，保持温度、湿度相对稳定，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.保管方式采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。对于纸质档案，应按照档案的类别和编号顺序进行排列存放，便于查找和利用。电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。同时，建立电子档案的索引目录，方便快速检索。3.保管期限根据档案的重要程度、性质和作用，确定不同档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（五）档案利用1.利用原则遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为公司的各项工作提供档案信息服务。2.利用流程查阅申请：公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后提交至档案室。审批：档案室管理人员对查阅申请进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经领导小组组长审批。查阅：查阅人员凭审批通过的查阅申请表到档案室查阅档案，查阅过程中应在档案室管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在档案归还登记表上签字确认。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案的留存价值。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。2.鉴定流程组成鉴定小组：由档案室管理人员、相关业务部门人员以及公司内部审计人员等组成鉴定小组。初步审查：鉴定小组对保管期满的档案进行初步审查，根据档案的内容、价值等因素，提出鉴定意见。审核审批：将鉴定意见提交领导小组审核，经批准后确定档案的销毁清单。3.销毁流程编制销毁清册：详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。实施销毁：按照规定的程序对档案进行销毁，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。监销：销毁过程应有专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。四、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）系统功能1.档案录入实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传，包括文档、图片、音频、视频等。2.检索查询提供灵活多样的检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，快速定位所需档案信息。3.权限管理根据用户的角色和职责，设置不同的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。4.统计分析对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司决策提供数据支持。5.备份与恢复定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性。在系统出现故障时，能够快速进行数据恢复。（三）数据安全管理1.数据加密对存储在系统中的档案数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.用户认证采用多种认证方式，如用户名密码、数字证书等，确保用户身份的真实性和合法性。3.访问控制严格控制用户对档案数据的访问权限，只有经过授权的用户才能访问相应的档案信息。4.审计监控建立系统审计机制，对用户的操作行为进行监控和记录，及时发现异常情况并采取措施。五、监督与考核（一）监督机制1.内部监督档案室管理人员定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。同时，设立意见箱，接受公司员工对档案管理工作的监督和建议。2.外部监督积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，及时整改存在的问题，不断提高档案管理工作水平。（二）考核制度1.考核对象各部门负责人及档案管理人员。2.考核内容包括档案管理工作的组织实施、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况、档案信息化建设情况等。3.考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，考核结果与部门和个人的绩效挂钩。六、培训与宣传（一）培训计划1.培训目标提高公司员工的档案管理意识和业务水平，确保档案管理工作的规范化和专业化。2.培训内容档案管理法律法规和行业标准。档案管理基础知识，如档案分类、编号、编目等。档案信息化管理系统的操作使用。档案收集、整理、归档、保管、利用等工作流程和方法。3.培训方式定期组织集中培训，邀请档案管理专家进行授课。开展线上培训，通过公司内部网络平台提供培训课程和学习资料。现场指导，由档案室管理人员对各部门档案管理工作进行现场指导和答疑。（二）宣传工作1.宣传目的增强公司员工对档案管理工作重要性的认识，营造良好的档案管理工作氛围。2.宣传方式制作档案管理宣传手册，发放给公司员工，普及档案管理知识。利用