村委会规范采购物资制度

PAGE村委会规范采购物资制度一、总则（一）目的为了加强村委会采购物资管理，规范采购行为，提高资金使用效益，确保采购物资符合实际需求，保障村委会各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村委会各类物资的采购活动，包括办公用品、办公设备、维修材料、劳保用品、防疫物资、扶贫物资等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受村民监督，保障村民知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资质量，降低采购成本。4.效益原则：注重采购资金的使用效益，合理安排采购计划，避免浪费和闲置。二、采购计划与预算（一）采购需求申报1.各部门（如有明确分工）或工作小组根据实际工作需要，提前填写《物资采购需求申报表》，详细说明所需物资的名称、规格、数量、用途等信息。2.申报表应经部门负责人（或相关工作小组组长）审核签字后，提交至村委会采购管理小组。（二）采购计划编制1.采购管理小组对各部门申报的采购需求进行汇总、分析和审核。2.根据审核结果，结合村委会年度工作计划和财务预算，编制年度采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、时间安排等内容。（三）采购预算编制1.财务人员根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应详细列出各项采购物资的预计金额。2.采购预算经村委会负责人审核批准后，作为采购活动的资金控制依据。三、采购审批（一）审批流程1.采购金额在[X]元以下的物资采购，由采购管理小组组长审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的物资采购，经采购管理小组审核后，报村委会负责人审批。3.采购金额在[X]元以上的物资采购，需经村民代表会议审议通过后，报乡镇政府相关部门备案，并由村委会负责人审批。（二）审批依据1.采购申请是否符合采购计划和预算安排。2.采购物资的必要性和合理性。3.采购方式的选择是否恰当。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。2.由采购管理小组委托具有相应资质的招标代理机构进行公开招标。招标公告应在指定媒体上发布，吸引符合条件的供应商参与投标。3.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目。2.采购管理小组根据采购项目特点和供应商信息，选择若干家符合条件的供应商发出投标邀请书。3.被邀请的供应商按照招标文件要求进行投标，采购管理小组组织评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目。2.采购管理小组与不少于三家的供应商分别进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。3.谈判过程中，采购管理小组应明确谈判的程序、内容和要求，确保谈判的公平、公正。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目，如专利产品采购、特定品牌设备采购等。2.采购管理小组应提供充分的理由和依据，说明采用单一来源采购方式的必要性。单一来源采购申请需经村委会负责人批准，并报乡镇政府相关部门备案。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。2.采购管理小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。3.采购管理小组根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.具有合法经营资格，具备相应的生产或经营资质。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.近三年内无重大违法违规记录。（二）供应商选择程序1.采购管理小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目需求，从供应商数据库中筛选出符合资格要求的供应商名单。3.对筛选出的供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况。4.根据考察和审核结果，确定最终的供应商名单。（三）供应商管理1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商续用、淘汰的依据。3.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订前，采购管理小组应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的价格、质量、交货期、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、档案管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购管理小组负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度和质量状况。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务。如遇特殊情况需要变更交货时间、地点等，应提前通知采购管理小组，并经双方协商一致。3.采购管理小组应及时组织验收人员对采购物资进行验收，确保物资符合合同要求。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购管理小组应及时通知相关部门，并对已履行的部分进行结算和清理。七、采购验收（一）验收标准1.采购物资的验收应按照合同约定及相关国家标准、行业标准进行。2.对于没有国家标准、行业标准的物资，可按照双方约定的技术要求、质量标准进行验收。（二）验收程序1.采购物资到货前，采购管理小组应通知验收人员做好验收准备工作。2.物资到货后，供应商应提供物资的质量证明文件、产品说明书等相关资料。3.验收人员按照验收标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验。4.验收合格的物资，验收人员应在《物资验收单》上签字确认；验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。（三）验收记录1.验收人员应如实填写《物资验收单》，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格、数量、验收日期、验收结果等信息。2.《物资验收单》作为物资采购入账的依据，应妥善保管。八、采购付款（一）付款申请1.采购物资验收合格后，供应商应向采购管理小组提交《付款申请书》，详细说明物资名称、规格、数量、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.《付款申请书》应附合同副本、物资验收单、发票等相关证明材料。（二）付款审批1.采购管理小组对供应商提交的《付款申请书》及相关证明材料进行审核。审核内容主要包括合同履行情况、物资验收情况、发票真实性等。2.审核通过后，《付款申请书》报财务部门进行付款审批。财务部门根据合同约定的付款方式和审批结果，办理付款手续。（三）付款方式1.采购付款方式应根据合同约定执行，一般包括支票、转账、汇款等方式。2.对于金额较大的采购项目，可采取分期付款方式，但应在合同中明确分期付款的时间节点和金额比例。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购申请、采购审批文件、采购合同、采购文件（招标文件、投标文件、询价通知书等）、物资验收单、发票、付款凭证等与采购活动相关的所有资料。（二）档案整理1.采购管理小组应指定专人负责采购档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度、采购项目进行归档，确保档案的完整性和系统性。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的场所。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为[X]年。2.在档案保管期限内，应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄密。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购管理小组负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案。十、监督与检查（一）内部监督1.村委会成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购管理小组应定期向村委会汇报采购工作情况，接受村委会的监督和指导。（二）村民监督1.采购活动应接受村民监督，采购信息应及时向村民公开。对于重大采购项目，应邀请村民代表参与采购过程，听取村民意见。2.村民有权对采购活动中的违法违规行为进行举报，村委会应及时受理并调查处理举报事项。（三）外部监督1.接受乡镇政府相关部门的监督检查，按照要求提供采购活动的相关资料和信息。2.积极配合审计、财政等部门的审计和检查工作，对发现的问题及时进行整改。十一、责任追究（一）违规行为界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自采购物资。与供应商串通，谋取不正当利益。