文化传媒档案制度汇编书

PAGE文化传媒档案制度汇编书一、总则（一）目的为加强公司文化传媒档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及文化传媒业务的各个部门，包括但不限于策划部、宣传部、影视制作部、市场推广部等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司文化传媒业务活动的真实情况。2.完整性原则：全面收集、整理与文化传媒业务相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文化传媒档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司文化传媒档案，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文化传媒档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交公司档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和资料。3.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.策划方案：包括各类文化传媒活动策划、影视项目策划、广告策划等相关方案。2.宣传资料：公司制作的宣传海报、宣传册、宣传片、新闻稿等。3.影视制作资料：剧本、拍摄脚本、分镜头脚本、拍摄素材、后期制作资料等。4.市场推广资料：市场调研报告、推广活动计划、营销方案等。5.合同协议：与客户签订的文化传媒业务合同、合作协议等。6.会议文件：各类文化传媒业务会议的纪要、决议、报告等。7.其他相关资料：如获奖证书、荣誉牌匾、行业交流资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件资料应真实、有效，原件优先收集，如有复印件，应注明原件存放处，并经相关负责人签字确认。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为策划类、宣传类、影视制作类、市场推广类、合同协议类、会议文件类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。4.装订：对纸张档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行科学鉴定，确定其保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要历史面貌和重大文化活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括重要的策划方案、宣传资料、影视制作资料、合同协议等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性的策划方案、宣传资料、会议文件等。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和保管期限划分标准，确定档案的保管期限。3.对鉴定结果进行记录，并形成鉴定报告，经公司领导审批后执行。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.对于重要的档案，应采取加密存储、异地备份等措施，防止数据丢失和损坏。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.严格遵守档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。3.对档案的保管情况进行统计，建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限、销毁等情况。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密和敏感信息的档案，查阅人应严格遵守保密规定，未经公司领导批准，不得擅自复制、摘抄或传播。3.外部单位或个人查阅公司档案的，应提前向公司提出书面申请，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人对申请表进行审批，签字确认查阅的必要性和合规性。3.查阅人持审批后的申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复制档案，应按照规定办理复制手续。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人权益。2.利用档案时，应注意保护档案的完整性和保密性，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.通过档案利用形成的各类成果，如调研报告、宣传材料等，其知识产权归公司所有。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。统计数据应作为公司档案管理决策的重要依据。（二）移交工作1.各部门兼职档案员应按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案定期移交公司档案管理部门。2.档案移交时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认档案的数量、内容等信息。3.档案管理部门对接收的档案进行核对和验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。八、档案的销毁（一）销毁条件1.已过保管期限且确无保存价值的档案。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。3.按照国家法律法规和公司规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理和造册，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经公司领导审批后，由档案管理部门会同