员工干部档案管理制度表

PAGE员工干部档案管理制度表一、总则（一）目的为了加强公司员工干部档案管理，确保档案资料的真实、完整、准确和安全，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及干部的档案管理。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映员工干部的真实情况。2.完整性原则：全面收集员工干部在各个方面的相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护员工干部档案信息的安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工干部的工作变动、业绩表现等情况，及时更新档案内容。二、档案内容（一）员工档案1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。身份证号码、联系方式、家庭住址。婚姻状况、家庭成员信息。2.学历学位最高学历、毕业院校、专业、入学时间、毕业时间。学位证书编号、学历证书编号。3.工作经历入职公司时间、部门、岗位、职责描述。之前工作经历，包括公司名称、职位、工作时间。4.培训经历参加公司内部培训课程、培训时间、培训内容。参加外部专业培训、培训机构、培训时间、培训证书。5.职业资格证书专业技能证书、证书名称、颁发机构、颁发时间。职业资格证书，如会计师证、工程师证等。6.绩效考核月度、季度、年度绩效考核结果。绩效评估记录、上级评价、改进建议。7.奖惩情况获得的奖励，包括奖励名称、颁发部门、颁发时间。受到的处罚，包括处罚原因、处罚部门、处罚时间。8.薪酬福利工资级别、薪资构成、发放记录。福利待遇，如社保、公积金、补贴等。9.劳动合同签订时间、合同期限、合同内容。续签记录、解除或终止合同情况。10.其他个人述职报告、工作总结。个人荣誉证书、获奖作品等相关资料。（二）干部档案1.员工档案所有内容2.领导能力评估领导风格、团队管理能力评价。决策能力、战略眼光评估。3.管理业绩所在部门业绩指标完成情况。团队建设成果、员工发展情况。4.培训与发展参加高级管理培训课程、培训内容、培训效果。个人职业发展规划、发展目标达成情况。5.重大项目经历负责或参与的重大项目名称、项目描述。在项目中的角色、贡献、项目成果。6.廉政情况廉洁自律情况记录。有无违规违纪行为调查及处理结果。三、档案建立与收集（一）新员工入职1.人力资源部门在员工入职时，向其发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历学位、工作经历等内容。2.员工应在入职后[X]个工作日内将填写完整的登记表及相关证明材料提交至人力资源部门。证明材料包括身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等原件及复印件，近期免冠照片等。3.人力资源部门对员工提交的材料进行审核，确保信息真实、准确、完整。审核通过后，为员工建立个人档案，并将相关材料原件存入档案，复印件留存备用。（二）干部选拔与任用1.对于拟选拔任用的干部，所在部门应在选拔前[X]个工作日内向人力资源部门提交干部档案材料补充清单。2.人力资源部门根据清单要求，收集干部的领导能力评估、管理业绩、培训与发展、重大项目经历等相关材料。3.干部本人应配合提供相关材料，并确保材料的真实性和完整性。如有虚假信息，将按照公司相关规定进行严肃处理。（三）日常信息更新1.员工干部如有个人信息变更，如姓名、性别、出生日期、联系方式、家庭住址等，应在变更后[X]个工作日内填写《档案信息变更申请表》，并提交相关证明材料至人力资源部门。2.人力资源部门审核通过后，及时更新档案中的相应信息。3.对于员工的绩效考核结果、奖惩情况、薪酬福利调整等信息，由相关部门定期（月度/季度/年度）提供给人力资源部门，人力资源部门负责及时更新档案。四、档案整理与归档（一）分类整理1.人力资源部门安排专人负责档案整理工作。2.按照档案内容分类，将员工干部档案分为个人基本信息、学历学位、工作经历、培训经历、职业资格证书、绩效考核、奖惩情况、薪酬福利、劳动合同、其他等类别。3.每类档案按照时间顺序排列，同一类档案中的每份材料也按照时间先后顺序排列。（二）编号标识1.为每份档案建立唯一的编号，编号格式为[公司简称][年份][序号]，例如[XX公司][2023][001]。2.在档案袋封面和每份材料首页右上角标注档案编号。3.对于干部档案，在编号后添加“（干部）”字样进行区分，如[XX公司][2023][001（干部）]。（三）装订归档1.将整理好的档案材料按照顺序依次装订，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐。2.对于纸张较大或较多的材料，可以进行折叠或裁剪，使其大小与A4纸一致，并保持内容完整、清晰。3.装订完成后，将档案装入专用档案盒，并在档案盒封面标注档案编号、员工姓名、部门、档案类别等信息。4.档案盒应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案。2.公司内部因工作需要查阅员工干部档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。3.人力资源部门审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.涉及干部任免、奖惩等重要事项的档案查阅，需经公司分管领导批准。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅员工干部档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等，并经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意，报公司分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。4.借阅人归还档案时，人力资源部门应认真核对档案内容和数量，确保档案完整无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。六、档案保管与保密（一）保管要求1.公司设立专门档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行检查和清点（每季度/半年），确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅和借阅档案时，应在指定地点进行，无关人员不得在场。3.对于涉及公司机密或员工个人隐私的档案信息，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。4.档案管理人员离职时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性和保密性。七、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职或干部退休后，其档案在公司保存[X]年后，如无特殊需要，可以进行销毁。2.档案内容涉及的事项已经结束，且按照法律法规和公司规定无需继续保存的，可以进行销毁。3.档案因自然灾害、事故等原因造成损坏无法修复，且无保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、姓名、部门、销毁原因等信息。2.经所在部门负责人、人力资源部门负责人、公司分管领导签字同意后，安排专人负责档案销毁工作。3.档案销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁