陵园档案管理管理制度

PAGE陵园档案管理管理制度一、总则（一）目的为加强陵园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在陵园建设、运营及管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陵园内各类档案的管理，包括但不限于陵园规划设计、建设施工、客户信息、祭祀活动、设施维护、财务管理、人事管理等方面形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映陵园各项活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理陵园在各个阶段产生的各类档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，使其具有内在的逻辑性和系统性，便于管理和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对于涉及陵园机密、客户隐私等内容的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责陵园档案的集中统一管理。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善陵园档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.参与陵园重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.陵园规划设计类：包括陵园总体规划、详细规划、单体设计图纸、效果图、设计变更记录等。2.建设施工类：工程立项文件、招投标文件、施工合同、施工图纸、施工日志、工程变更通知、竣工验收报告等。3.客户信息类：客户购买墓穴合同、客户基本信息登记表、祭祀预约记录、客户反馈意见等。4.祭祀活动类：祭祀活动方案、活动照片、视频资料、参与人员名单、活动总结等。5.设施维护类：设施设备台账、维护保养记录、维修工单、设备采购合同、设施改造记录等。6.财务管理类：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。7.人事管理类：员工档案、招聘文件、培训记录、考核评价资料、薪酬福利文件等。8.其他类：与陵园相关的各类会议记录、通知、报告、荣誉证书、媒体报道等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.对于重要活动和项目，应在活动结束或项目完成后及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。3.收集的档案资料应保持原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员按照整理要求对本部门档案进行整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和整理质量，审核无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照档案分类方案对归档档案进行上架存放，并更新档案管理系统中的相关信息。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管：涉及陵园重大决策、历史沿革、重要资产、法律纠纷等方面的档案，以及具有重要查考利用价值的档案。2.长期保管：反映陵园一般业务活动、阶段性工作成果等方面的档案，在一定时期内具有查考利用价值。3.短期保管：在较短时间内有参考价值，但保管期满后可予以销毁的档案。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案分类顺序进行排列，便于查找和管理。3.安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.配备消防器材和安全监控设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门负责人等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，逐份审查档案，提出鉴定意见。3.对仍需保存的档案，重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，编制档案销毁清单。（二）销毁程序1.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员在档案销毁后，应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及陵园机密、客户隐私等重要档案的查阅，需经单位主管领导批准。3.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件、复印件或电子文档等资料。2.对于需要借阅档案原件的，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案原件，不得转借、涂改、伪造或擅自复制档案内容。3.档案管理部门可根据实际情况，为利用档案的人员提供档案咨询、信息检索等服务，协助其更好地利用档案资料。（三）利用记录档案管理部门应对档案的查阅、利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式、归还时间等信息。记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立陵园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为陵园的决策、运营和管理提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用，如PDF、TIFF等。（三）数据录入与挂接将档案目录信息录入档案管理信息系统，建立档案目录数据库。同时，将扫描后的电子文件与相应的档案目录进行挂接，实现档案信息的快速检索和查阅。（四）系统功能模块1.档案录入模块：用于档案信息的录入、修改、删除等操作，确保档案数据的准确性和完整性。2.档案检索模块：提供多种检索方式，如按编号、题名日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.档案借阅模块：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅工作的效率和规范性。4.档案统计分析模块：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理模块：包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复、系统日志管理等功能，确保系统的安全稳定运行。（五）安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防