乡镇街道档案室制度

PAGE乡镇街道档案室制度一、总则（一）目的为加强乡镇街道档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，更好地服务乡镇街道各项工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇街道机关各部门、下属事业单位及各村（社区）档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇街道档案室负责对本辖区内各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案的形成、收集、整理、归档应遵循真实性和准确性原则，如实反映各项工作的实际情况。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，满足工作需要。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇街道档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本乡镇街道各类档案，确保档案的齐全、完整、安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员素质和全员档案意识。7.为乡镇街道各项工作提供档案信息服务，做好档案查阅、借阅登记等工作。（二）各部门、村（社区）职责1.负责本部门、村（社区）各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期将应归档的文件材料移交档案室，并办理交接手续。3.协助档案室做好档案的整理、编目、鉴定等工作，积极提供档案利用线索。4.明确专人负责本部门、村（社区）档案工作，确保档案工作有序开展。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质。4.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。5.做好档案管理设备的维护和管理工作，确保设备正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本乡镇街道工作有关的文件、指示、通知等。2.乡镇街道机关形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.下属事业单位工作中产生的重要文件、业务资料、科研成果等。4.各村（社区）上报的各类报表、文件、会议记录等，以及反映村（社区）发展的重要资料。5.乡镇街道开展的重大活动、重点项目形成的文件材料、照片、录像等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、村（社区）应及时将本单位形成的文件材料进行收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。（三）整理方法1.按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类、经济发展类、社会事务类等。2.对每一类文件材料进行编号，编号应遵循唯一性、系统性原则，便于查找和管理。3.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、题名、日期、责任者等信息，确保目录准确、清晰。4.将整理好的文件材料按照顺序装订成册，对于纸张较大的文件材料应进行折叠或裁剪，使其规格统一。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为保管场所，确保档案的安全存放。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.严格控制档案室的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.做好档案的防火、防盗工作，档案室应安装防火门、防盗门窗，配备灭火器等消防设备，严禁在档案室吸烟和使用明火。5.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.乡镇街道机关各部门在工作中查阅与本部门业务相关的档案。2.下属事业单位因工作需要查阅本单位档案。3.各村（社区）查阅反映本村（社区）历史和现状的档案。4.其他符合规定的单位和个人因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并在现场监督查阅，确保档案安全。3.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，归还档案时应保证档案完好无损。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.重要档案的查阅和利用应经乡镇街道主要领导批准。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.根据档案的保管期限表，确定档案的保管期限是否合理，是否需要调整。3.结合乡镇街道工作实际，考虑档案的现实利用情况，确定档案是否还有继续保存的必要。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、乡镇街道主要领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.逐步推进档案信息资源共享，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。（三）信息化系统管理1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息化系统的日常维护和管理。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，防止数据丢失、泄露等情况发生。3.制定档案信息化系统操作规范，确保系统运行稳定、安全。（四）电子档案