监察机关档案管理制度

PAGE监察机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强监察机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在监察工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合监察机关工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监察机关在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于案件档案、文书档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：监察机关档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案应真实反映监察机关工作的全过程和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集监察工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为监察工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置监察机关应设立独立的档案管理部门，配备与档案管理工作相适应的专职档案管理人员。档案管理部门应隶属于监察机关办公室或综合管理部门，接受其业务指导和监督。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本监察机关档案管理制度并组织实施。2.负责监察机关各类档案的收集工作，指导各部门做好文件材料的形成、积累和归档工作。3.对收集到的档案进行整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。4.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全保管。5.开展档案鉴定工作，定期对档案进行价值鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。6.按照规定做好档案的销毁工作，确保销毁档案的过程符合法律法规要求。7.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。8.积极开展档案利用工作，为监察工作提供档案信息服务，依法依规做好档案查阅、借阅等工作。9.负责档案统计工作，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。10.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件档案：包括线索处置、初步核实、立案审查、案件审理等各个环节形成的文件材料，如举报信、初核报告（含线索处置情况报告）、立案决定书、调查笔录、证据材料、案件审理报告、处分决定等。2.文书档案：涵盖监察机关在日常工作中形成的各类公文，如请示、报告、通知、通报、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.声像档案：记录监察工作重要活动、会议、调查取证等场景的照片、录音、录像等资料。4.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、记录等，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。纸张破损、字迹模糊的文件应进行修复或复制。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类。一般可分为案件档案类、文书档案类、声像档案类、电子档案类等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。例如，案件档案类可分为职务违法案件、职务犯罪案件等；文书档案类可分为综合管理、业务工作等类别。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等。2.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行和使用。（三）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制无关人员进入库房。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保档案的账实相符。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，发现问题及时采取措施进行处理。4.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露和损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关领导组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。2.具有重要查考利用价值的档案应长期保存；在一定时期内有查考利用价值的档案可确定为定期保存，期限一般为10年或30年；已失去保存价值的档案可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.对确定为销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。（四）销毁审批销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报监察机关主管领导审批。（五）销毁实施1.销毁档案应在指定的地点进行，由两人以上监销。2.采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围1.监察机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、其他行政机关等因工作需要依法查阅监察机关档案。（二）利用手续1.监察机关内部工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.司法机关、其他行政机关等查阅监察机关档案，应出具单位介绍信和相关法律文书，经监察机关主管领导批准后，由档案管理部门安排专人负责提供查阅服务。（三）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案一般应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.档案管理部门可根据利用需求，为利用者提供档案复印件、摘录等服务。（四）利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅日期、利用者姓名、部门、查阅内容、审批情况、归还日期等信息，确保档案利用过程可追溯。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的监察机关档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案副本，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.数据库建设：建立档案数据库，将档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.检索系统开发：开发档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词检索、按分类检索、按时间检索等，方便快速查找所需档案。4.利用系统建设：搭建档案利用系统，实现档案在线查阅、借阅申请、审批、统计等功能，提高档案利用的便捷性和效率。5.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，采取身份认证、数据加密、访问控制、备份恢复等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.加强对档案信息