疫情档案资料管理制度

PAGE疫情档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织在疫情期间档案资料的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范疫情期间各类档案资料的收集、整理、归档、保管和查阅等工作流程，为公司/组织应对疫情及后续相关工作提供有力的信息支持和决策依据。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在疫情期间所形成的各类档案资料，包括但不限于疫情防控工作方案、应急预案、会议记录、文件通知、人员信息、物资采购与发放记录、疫情监测数据、防控措施执行情况记录等相关资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司/组织在疫情期间的各项工作实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集疫情期间各个环节产生的档案资料，保证档案资料的完整性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案资料的记录和整理应准确无误，数据统计、文字表述等应符合规范要求。4.及时性原则：及时对疫情期间形成的档案资料进行收集、整理和归档，确保档案资料的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司/组织机密、个人隐私以及疫情防控敏感信息的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.疫情防控工作方案与应急预案：包括公司/组织制定的疫情防控总体方案、各类专项应急预案，以及对方案和预案的修订记录。2.文件与通知：政府部门发布的关于疫情防控的政策文件、公司/组织内部传达的疫情防控相关通知、工作要求等。3.会议记录：疫情期间召开的各类疫情防控工作会议、协调会议、专题会议等的记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。4.人员信息：公司/组织员工的健康状况信息（如每日体温检测记录）、行程轨迹信息、核酸检测结果等，以及与疫情防控相关的外来人员信息。5.物资采购与发放记录：疫情防控物资（如口罩、防护服、消毒液、测温仪等）的采购合同、发票凭证、出入库记录、发放明细等。6.疫情监测数据：公司/组织内部的疫情监测报表、统计数据，如每日新增发热人员情况、疑似病例情况、确诊病例情况等。7.防控措施执行情况记录：各项疫情防控措施的执行情况记录，如办公区域消毒记录、人员出入管理记录、防控宣传活动记录等。8.其他相关资料：与疫情防控工作相关的照片、视频、音频资料，以及其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责疫情期间档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或销毁。对于电子文件，应确保其原始格式和内容的完整性，并进行备份存储。3.收集过程中，如发现档案资料存在缺失或不完整的情况，应及时与相关部门或人员沟通补充。（三）整理方法1.分类整理：按照档案资料的类别进行分类，如疫情防控工作方案类、文件通知类、会议记录类、人员信息类、物资管理类、疫情监测类、防控措施执行类等。2.编号标识：对每一类档案资料进行编号标识，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，确保唯一性且便于记忆。例如，可以采用年份+类别代码+流水号的方式进行编号。3.装订成册：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保护档案资料的完整性，避免损坏页面。对于一些零散的文件或资料，可以采用活页夹或档案盒进行整理存放。4.电子文件整理：电子文件应按照分类建立文件夹结构，文件夹命名应清晰准确反映文件内容。电子文件的命名应遵循统一规范，包含文件主题、日期、作者等关键信息，以便于快速检索和识别。同时，应定期对电子文件进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，以防止数据丢失。三、档案资料的归档（一）归档时间1.各类疫情档案资料应在形成后及时归档，原则上不得超过一个月。对于紧急重要的档案资料，应在事件处理完毕后的一周内完成归档。2.每月末应对当月形成的疫情档案资料进行集中归档，确保档案资料的连续性和完整性。（二）归档流程1.部门初审：各部门收集整理好的档案资料，应由部门负责人进行初审，确保资料的真实性、完整性和准确性。初审合格后，填写档案资料归档清单，注明资料名称、编号、数量、形成时间等信息，并签字确认。2.档案管理部门审核：档案管理部门收到各部门提交的档案资料归档清单后，对档案资料进行审核。审核内容包括资料的分类是否正确、编号是否规范、装订是否整齐等。如发现问题，应及时反馈给提交部门进行整改。3.归档入库：审核通过的档案资料，按照编号顺序放入相应的档案柜或存储设备中进行归档保存。对于电子档案，应存储在专门的服务器或存储介质上，并建立相应的索引目录，以便于查询和管理。（三）归档存储要求1.档案库房：应设立专门的档案库房用于存放疫情档案资料，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全存储。2.存储设备：纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。电子档案应存储在服务器或存储介质上，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.标识与索引：在档案柜和存储设备上应标明档案资料的类别、编号范围等信息，便于快速定位和查找。同时，应建立详细的档案索引目录，包括纸质档案索引和电子档案索引，索引内容应涵盖档案资料的名称、编号、日期、保管期限等关键信息，方便用户查询和利用。四、档案资料的保管（一）保管期限1.短期保管：对于一些时效性较强、仅在疫情期间具有参考价值的档案资料，如每日疫情监测报表、临时通知等，保管期限为一年。2.中期保管：涉及疫情防控工作阶段性总结、物资采购与发放情况统计等档案资料，保管期限为三年。3.长期保管：疫情防控工作方案、应急预案、重要会议记录、人员信息等具有重要历史价值和长期参考价值的档案资料，保管期限为十年以上。（二）保管措施1.定期检查：档案管理部门应定期对疫情档案资料进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案资料的完整性、存储环境、保管状况等。如发现档案资料有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.温湿度控制：档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。温湿度变化应记录在案，以便及时掌握库房环境状况。3.防虫防霉：在档案库房内放置防虫防霉药品，定期进行检查和更换，防止档案资料受到虫害和霉菌的侵害。同时，应保持库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.防火防盗：档案库房应配备防火、防盗设施，如火灾报警系统、灭火器、防盗门、防盗窗等。加强对库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，确保档案资料的安全。（三）档案资料的修复与处置1.修复原则：对于受损的档案资料，应遵循保持原貌、最小干预的原则进行修复。修复过程中应使用合适的材料和技术，确保修复后的档案资料能够正常使用和保存。2.修复方法：对于纸质档案资料的破损、褪色等问题，可采用修补、裱糊、复印等方法进行修复。对于电子档案资料的数据丢失或损坏，应及时进行数据恢复或修复，确保数据的完整性。3.处置程序：对于超过保管期限或已失去保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行处置。处置前应进行鉴定评估，经批准后可采取销毁、出售、捐赠等方式进行处理。销毁档案资料时，应填写销毁清单，并由专人负责监销，确保档案资料彻底销毁，防止信息泄露。五、档案资料查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅疫情档案资料的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或个人提供疫情档案资料查阅的，应经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全和保密。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人审批。申请表应详细说明查阅的原因、所需档案资料的名称和范围等信息。2.审批：部门负责人对查阅申请表进行审核，根据查阅目的和工作需要，决定是否批准查阅申请。如批准，应在申请表上签字并注明批准意见。3.查阅：查阅人员持经批准的查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并安排专人协助查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，确保资料完整无损。（三）利用方式1.提供复印件：对于需要查阅的档案资料，如因工作需要不能提供原件的，档案管理部门可根据查阅人员的需求提供复印件。复印件应加盖档案管理部门印章，并注明“与原件核对无误”字样。2.数据共享：对于电子档案资料，在确保安全保密的前提下，可通过公司/组织内部网络进行数据共享。档案管理部门应建立数据共享平台，设置不同的权限级别，确保数据的合理使用和安全管理。3.专题研究：根据公司/组织的工作需要，档案管理部门可组织相关人员对疫情档案资料进行专题研究，为公司/组织的决策提供参考依据。专题研究成果应形成报告，并归档保存。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.人员管理：档案管理部门工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对工作人员的保密教育和培训，提高保密意识和技能。2.环境管理：档案库房应设置专门的保密区域，对档案资料进行分类存放，严格限制无关人员进入。档案管理部门的办公区域应采取必要的保密措施，如设置门禁系统、安装监控设备等。3.信息安全：对于涉及公司/组织机密、个人隐私以及疫情防控敏感信息的档案资料，应采取加密存储、加密传输等技术手段进行保护。在档案资料的查阅、利用过程中，应严格控制信息的传播范围，防止信息泄露。（二）安全管理1.安全制度：建立健全档案资料安全管理制度，明确安全责任，加强对档案资料收集、整理、归档、保管、查阅等各个环节的安全管理。2.应急处置：制定档案资料安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃、信息泄露等突发事件，明