学校文件档案流通制度

PAGE学校文件档案流通制度一、总则（一）目的为加强学校文件档案的管理，确保文件档案在学校内部的正常流通与有效利用，提高学校工作效率，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级以及全体教职员工和学生。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及教育行业相关标准，确保文件档案流通工作合法合规。2.准确性原则：文件档案的流通应保证信息准确无误，避免因信息错误导致工作失误。3.及时性原则：及时处理文件档案的传递与流转，确保各项工作能够按时推进，不延误。4.保密性原则：对于涉及学校机密、师生隐私等重要文件档案，应严格保密，防止信息泄露。二、文件档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括学校行政决策、工作计划、工作总结、规章制度、会议纪要等。2.教学文件类：涵盖教学大纲、课程计划、教案、教材、学生成绩等。3.学生管理文件类：如学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价等。4.财务文件类：包含财务预算、决算、报销凭证、审计报告等。5.后勤管理文件类：涉及校园建设、物资采购、维修记录等。6.科研文件类：包括科研项目申报书、研究成果、学术交流材料等。（二）编号1.采用统一的编号规则，以确保文件档案编号的唯一性和系统性。编号格式为：[年份][类别代码][流水号]。2.年份：用四位数字表示文件档案产生的年份，如“2023”。3.类别代码：根据上述分类，分别赋予不同的类别代码，如行政文件类为“XZ”，教学文件类为“JX”等。4.流水号：按照文件档案产生的先后顺序依次编排，从“001”开始递增。三、文件档案的形成与收集（一）形成1.各部门、各岗位工作人员在工作过程中应及时形成各类文件档案，确保文件内容真实、完整、准确。2.文件的起草应符合学校公文格式要求，语言规范、逻辑清晰。涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，并征求相关部门意见后进行修改完善。（二）收集1.各部门应指定专人负责文件档案的收集工作，定期对本部门产生的文件进行整理、分类，确保无遗漏。2.对于上级部门下发的文件，应及时签收，并按照要求进行登记、传阅和存档。3.在学校各项活动、会议结束后，相关工作人员应及时将活动记录、会议文件等收集整理，移交至档案管理部门。四、文件档案的整理与归档（一）整理1.收集后的文件档案应进行初步整理，去除重复、无效的文件，对文件进行分类排序。2.对于纸张文件，应检查文件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时进行修复或补充。3.电子文件应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质和文件夹中，确保文件存储规范、便于查找。（二）归档1.整理后的文件档案应及时归档，按照编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年份、起止编号等信息。2.档案管理人员应建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查询和管理。3.对于重要的文件档案，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。五、文件档案的流通与借阅（一）流通1.文件档案在学校内部的流通应遵循规定的流程，确保文件能够及时、准确地传递到需要的部门和人员手中。2.学校设立文件收发室，负责文件的统一收发和传递。各部门如需领取文件，应填写文件领取登记表，注明领取文件的名称、编号、用途等信息。3.文件收发室应按照文件的紧急程度和重要性，及时安排文件的传递。对于紧急文件，应优先处理，确保在规定时间内送达相关部门。（二）借阅1.因工作需要借阅文件档案的，应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应按照约定的期限归还文件档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。4.借阅人员应妥善保管借阅的文件档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露文件内容。如因保管不善导致文件档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应责任。六、文件档案的查阅与使用（一）查阅1.学校内部人员因工作需要查阅文件档案的，应到档案管理部门进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程规范有序。2.查阅人员应按照档案管理部门的要求，填写查阅登记表，注明查阅文件的名称、编号、查阅时间等信息。3.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供相应的文件档案，并做好查阅记录。查阅结束后，查阅人员应及时归还文件档案，不得在档案上进行标记或损坏。（二）使用1.文件档案仅供学校内部工作使用，未经学校批准，不得擅自将文件档案提供给校外单位或个人。2.如需引用文件档案中的内容，应注明文件的出处和编号，确保引用准确无误。3.在使用文件档案过程中，如发现文件内容存在疑问或错误，应及时与档案管理部门沟通核实，不得擅自修改或处理。七、文件档案的保密与安全（一）保密1.学校应加强对文件档案的保密管理，明确保密责任，对涉及学校机密、师生隐私等重要文件档案采取严格的保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露文件档案内容。在文件档案的整理、归档、流通、借阅等过程中，应注意保护文件的保密性。3.对于涉及保密内容的文件档案，应在文件上加盖“机密”“秘密”等保密标识，并按照规定的范围进行传阅和使用。（二）安全1.档案管理部门应加强文件档案的安全管理，确保文件档案的实体安全和信息安全。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，定期对库房进行检查和维护，确保库房环境安全。3.电子文件应采取加密存储、定期备份等安全措施，防止电子文件丢失、损坏或被非法篡改。同时，应加强对档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问。八、文件档案的保管期限与销毁（一）保管期限1.根据国家法律法规和学校实际情况，确定文件档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的文件档案主要包括学校的重要历史资料、规章制度、财务审计报告等；长期保管的文件档案一般为10年以上，如教学档案、学生学籍档案等；短期保管的文件档案为10年以下，如一般性的行政文件、临时性的工作记录等。（二）销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的文件档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案管理部门应定期对到期的文件档案进行清理，编制销毁清单，注明文件档案的名称、编号、保管期限等信息。3.销毁清单经学校分管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。销毁过程应进行记录，确保销毁工作彻底、合规。4.严禁私自销毁文件档案，对于涉及重要事项或存在争议的文件档案，应按照规定进行妥善保管，不得擅自处理。九、监督与考核（一）监督1.学校设立文件档案管理监督小组，定期对文件档案的形成、收集、整理、归档、流通、借阅、保密等环节进行监督检查。2.监督小组应制定详细的检查标准和流程，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应积极配合监督小组的工作，如实提供文件档案管理相关资料和信息，不得隐瞒或虚报。（二）考核1.将文件档案管理工作纳入学校各部门和教职员工的绩效考核体系，对文件