煤矿人员档案管理制度

PAGE煤矿人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿人员档案管理，确保人员档案的真实、完整、准确和安全，充分发挥人员档案在煤矿人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿全体员工的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护员工档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工工作变动、考核晋升等情况及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录员工的基本身份信息。2.政治面貌、婚姻状况、联系方式：反映员工的政治情况、婚姻状态及沟通渠道。（二）学历与培训1.学历证书复印件：包括最高学历及各阶段学历证明。2.培训记录：参加煤矿内部培训、外部专业培训等的相关资料，如培训证书、培训总结等。（三）工作经历1.入职时间、离职时间、工作岗位变动记录：详细记录员工在煤矿及其他单位的工作经历。2.工作业绩与奖惩情况：对员工在各岗位上的工作成果及获得的奖励、处罚进行记录。（四）职业资格证书1.煤矿相关工种的职业资格证书：如采煤工、掘进工、瓦斯检查工等证书。2.其他专业资格证书：与工作相关的其他专业资质证明。（五）健康状况1.入职体检报告：记录员工入职时的身体检查情况。2.定期健康检查报告：煤矿组织的定期健康检查结果。（六）劳动合同员工与煤矿签订的劳动合同文本。（七）其他资料1.员工个人总结、述职报告：反映员工工作表现及自我认知。2.特殊贡献材料：如获得的荣誉称号、创新成果等相关证明。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.入职手续办理时：新员工填写《员工档案信息登记表》，提供个人基本信息、学历证书、身份证等相关资料原件及复印件。2.人力资源部门审核：对新员工提交资料进行审核，确保信息真实准确，审核通过后建立个人档案。3.档案资料归档：将审核后的资料按照档案内容分类整理，依次归档。（二）档案资料补充与更新收集1.定期收集：人力资源部门定期（每季度）通知员工补充更新个人档案资料，如学历提升证明、培训结业证书等。2.工作变动收集：员工岗位变动、晋升、降职等情况发生时，相关部门及时将变动文件及考核评价资料提交至人力资源部门，更新员工档案。3.奖惩情况收集：各部门对员工的奖惩决定及时报送人力资源部门，纳入员工档案。四、档案整理与保管（一）档案整理1.分类整理：按照档案内容分类标准，对员工档案进行分类，确保同一类资料集中存放。2.编号管理：为每一份档案建立唯一编号，便于查询和管理。3.装订成册：将分类后的资料依次装订，确保整齐、牢固。（二）档案保管1.专用档案室：设立专门的人员档案档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.专人负责：指定专人负责档案保管工作，严格遵守档案借阅、查阅制度。3.安全检查：定期对档案室进行安全检查，确保档案安全无损坏、无丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门：因工作需要，人力资源部门工作人员可查阅员工档案。2.相关领导：煤矿领导因决策、考核等工作需要，可查阅员工档案，但需经人力资源部门负责人批准。3.其他部门：其他部门因工作涉及员工档案相关信息时，需提交查阅申请，经人力资源部门负责人及分管领导批准后，在人力资源部门指定地点查阅。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批流程：申请表经相关负责人批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.查阅登记：档案管理人员对查阅情况进行详细登记，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。（三）借阅权限1.特殊情况借阅：因特殊原因确需借阅员工档案的，需经煤矿主要领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需重新办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，说明借阅原因、借阅期限等。2.审批：申请表经批准后，借阅人向档案管理人员领取档案，并签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案借阅规定，按时归还档案。3.归还检查：借阅期满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员对归还档案进行检查，确保档案完整无损。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员保密责任：档案管理人员签订保密协议，明确保密义务，对档案内容严格保密。2.查阅借阅保密要求：查阅、借阅档案人员不得泄露档案内容，不得擅自复制、拍照、传播档案信息。3.档案室安全管理：档案室设置门禁系统，限制无关人员进入，确保档案存放环境安全。（二）安全保障1.防火防潮防虫：档案室配备防火、防潮、防虫设备，定期检查维护。2.防盗措施：安装防盗报警装置，加强档案室周边安全防范。3.应急处理预案：制定档案安全应急处理预案，如火灾、水灾等情况下的档案抢救措施。七、档案信息化管理（一）档案信息录入1.建立电子档案库：将员工档案资料进行电子化录入，建立电子档案库，实现档案信息的数字化管理。2.信息录入标准：按照档案内容分类，规范信息录入格式和要求，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）系统功能1.查询功能：通过电子档案系统，方便快捷地查询员工档案信息。2.统计分析功能：对档案信息进行统计分析，如员工学历结构、年龄分布、工作年限等，为人力资源决策提供数据支持。3.权限管理功能：设置不同的系统操作权限，确保档案信息安全。（三）数据备份与维护1.定期备份：定期对电子档案数据进行备份，备份数据存储在安全的存储介质上，并异地存放。2.系统维护：安排专人负责电子档案系统的日常维护，确保系统正常运行，数据准确无误。八、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职或死亡：员工离职且档案保存期限已满或员工死亡后，按照规定进行档案销毁。2.档案资料失效：档案中的部分资料因时间推移或政策变化失去效力，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定申请：由人力资源部门提出档案销毁鉴定申请，说明销毁原因、档案清单等。2.鉴定小组审核：成立档案销毁鉴定小组，对申请销毁的档案进行审核，确定是否符合销毁条件。3.销毁实施：经鉴定小组批准后，指定专人负责档案销毁工作，销毁过程需进行