档案局签字背书制度

PAGE档案局签字背书制度一、总则（一）目的为加强档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性和可靠性，明确档案管理过程中各环节的责任，特制定本签字背书制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理、使用、流转等相关工作的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.责任明确原则：明确各岗位在档案管理工作中的职责，做到责任到人，避免出现责任推诿现象。3.全程管控原则：对档案从形成、收集、整理、保管、利用到销毁的全过程进行严格管理和监督。4.可追溯原则：通过签字背书记录，实现档案管理各环节的可追溯性，便于查询和问责。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，包括本签字背书制度，并组织实施。2.负责档案的统一收集、整理、分类、编号、装订、上架等基础工作。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.对档案管理工作进行指导、监督和检查，对违规行为提出整改意见。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在档案形成过程中，严格执行相关业务流程和规范，对档案的质量负责。4.配合档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案使用人员职责1.严格遵守档案管理规定，按照审批程序办理档案查询、借阅手续。2.对所使用的档案妥善保管，不得擅自涂改、转借、丢失或损毁。3.使用完毕后，及时归还档案，并确保档案的完整性和保密性。4.在档案使用过程中，如发现问题应及时向档案管理部门报告。三、档案签字背书流程（一）档案形成环节1.文件起草人在文件初稿完成后，需在文件首页注明起草日期、起草人姓名，并签字确认。2.文件经部门负责人审核后，负责人需在文件上签署审核意见、审核日期，并签字确认。审核意见应明确文件是否符合相关业务要求、是否完整准确等。3.涉及多部门会签的文件，各部门负责人依次在文件上签字背书，注明会签意见和日期。通过以上签字背书，明确文件形成过程中各环节的责任，确保文件内容的质量。（二）档案收集环节1.档案形成部门的档案管理人员在收集档案时，应对档案的完整性进行检查，核对文件数量、内容是否齐全等。2.确认无误后，档案管理人员在档案收集清单上签字，注明收集日期、档案名称、数量等信息。3.档案收集清单一式两份，一份由档案形成部门留存备查，一份随档案移交至档案管理部门。（三）档案整理环节1.档案管理部门的整理人员在接收档案后，按照档案分类标准对档案进行整理。2.在整理过程中，如发现档案存在问题，应及时与档案形成部门沟通核实，并记录处理情况。3.整理完成后，整理人员在档案整理记录上签字，注明整理日期、档案类别、整理情况等。（四）档案保管环节1.档案管理人员将整理好的档案上架保管，并建立档案保管台账。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、存放位置等信息。清查盘点结束后，清查人员在清查盘点记录上签字，注明清查日期、档案实际情况等。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应措施，并在档案保管问题记录上详细记录，相关责任人签字确认。（五）档案利用环节1.档案使用人员填写档案查询/借阅申请表，注明查询/借阅目的、档案名称、预计使用期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门负责人审核同意后，在申请表上签字背书。3.档案管理人员根据审批后的申请表，为档案使用人员提供档案，并在档案借阅登记本上记录借阅日期、借阅人姓名、档案名称等信息，借阅人和档案管理人员分别签字确认。4.档案使用人员归还档案时，档案管理人员应检查档案的完整性和保密性，确认无误后在档案借阅登记本上记录归还日期，并由双方签字。四、档案签字背书的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案签字背书制度的执行情况进行自查，检查各环节签字背书记录是否完整、准确，责任是否明确。2.对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况，确保制度执行的有效性。（二）上级监督公司/组织的上级管理部门定期对本公司/组织的档案签字背书制度执行情况进行检查和指导，提出改进意见和建议。（三）违规处理1.对于未按照本制度要求进行签字背书的行为，责令相关责任人限期改正。2.因未签字背书或签字背书不规范导致档案管理出现问题，造成损失的，追究相关责任人的责任，视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。五、档案签字背书的记录与保存（一）记录形式档案签字背书记录应采用纸质和电子两种形式保存。纸质记录应整齐、规范，电子记录应进行备份，确保数据的安全性和可查询性。（二）保存期限档案签字背书记录的保存期限与相应档案的保管期限一致，以便在需要时能够追溯档案管理的全过程。（三）查阅与利用1.因工作需要查阅档案签字背书记录的，应按照档案查阅规定办理审批手续。2.查阅人员不得擅自复制、传播签字背书记录内容，如需引用相关信息，应注明出处。六、附则（一）解释权本制度由本公司/组织档案管理部门