书画协会档案管理制度

PAGE书画协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强书画协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于书画协会各部门及全体会员在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：书画协会档案由协会办公室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映协会的工作活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理协会工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及协会机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以协会会长为组长，副会长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审议档案管理工作规划、制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室协会办公室作为档案管理的具体执行部门，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。3.建立档案库房，配备必要的档案保管设备，做好档案的安全保管工作。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案利用工作，为协会各项工作提供档案信息支持。（三）各部门各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理，并定期移交办公室集中管理。同时，指定专人负责档案管理工作，配合办公室做好档案管理的相关工作。三、档案的分类与编号（一）分类书画协会档案分为以下几类：1.行政管理类：包括协会章程、会员大会会议记录、理事会会议记录、协会工作计划与总结、协会发文与收文、协会印章管理、协会财务档案等。2.业务活动类：包括书画展览策划方案、展览作品清单、展览宣传资料、书画创作活动记录、会员书画作品等。3.会员管理类：包括会员入会申请表、会员信息变更记录、会员奖励与处罚记录等。4.对外交流类：包括协会与其他书画组织的交流活动记录、合作协议、来访接待记录等。5.资产设备类：包括协会固定资产清单、设备采购合同、设备维护记录等。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式进行编制。例如：2023XM001，表示2023年度行政管理类第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，并移交办公室。2.对于重要活动、会议等形成的档案，相关部门应指定专人负责收集，确保档案的完整性。3.办公室定期对各部门移交的档案进行检查，发现问题及时通知相关部门补充完善。（二）整理1.办公室按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，确保档案的有序存放。3.对档案材料进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。五、档案的保管（一）档案库房建设1.协会应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案编号顺序将档案存放在档案密集架上，确保档案的有序存放。2.对不同类别的档案进行分区存放，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.书画协会档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括协会章程、会员大会会议记录、理事会会议记录等重要文件。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括协会工作计划与总结、协会发文与收文等。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括一般性的业务活动记录、会员信息变更记录等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度情况及时采取调节措施。3.定期对档案保管设备进行维护保养，确保设备正常运行。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.办公室定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由协会领导、办公室人员及相关业务人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）销毁1.经鉴定小组批准后，对已失去保存价值的档案进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁过程的安全、彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用范围1.协会会员因工作需要可查阅本人相关档案。2.协会工作人员因工作需要可查阅与工作相关的档案。3.因开展书画研究、展览等活动需要，经协会领导批准，可查阅相关档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报办公室审批。3.办公室根据审批意见，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案库房内进行，如需借出档案，应经协会领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案，不得在档案上圈划、批注。八、档案的信息化管理（一）建立档案信息管理系统协会应建立档案信息管理系统，将档案的基本信息、目录清单、电子文档等录入系统，实现档案的信息化管理。（二）电子档案管理1.对重要的纸质档案应进行数字化扫描，形成电子档案，与纸质档案同步管理。