广告档案制度之我见

PAGE广告档案制度之我见一、总则（一）目的为加强公司广告业务管理，规范广告档案的收集、整理、保管和利用，确保广告档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥广告档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的广告业务活动所形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对广告档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则广告档案应如实反映广告业务活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集广告业务活动中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、客户隐私等内容的广告档案进行保密管理。二、广告档案的分类与编号（一）分类1.广告策划类档案包括广告策划书、市场调研报告、目标受众分析、广告策略制定等相关资料。2.广告设计类档案涵盖广告创意设计方案、设计草图、效果图、色彩样本、排版样稿等。3.广告制作类档案包含广告制作合同、制作流程记录、拍摄脚本、拍摄素材、后期制作文件等。4.广告投放类档案涉及广告投放计划、投放合同、媒体选择分析、投放效果监测报告等。5.广告客户类档案有客户基本信息、合作协议、沟通记录、反馈意见等。6.广告活动类档案如广告发布会、促销活动策划与执行资料、活动现场照片、视频等。（二）编号1.采用分类编号法，按照上述分类类别，分别给予不同的编号段。例如：广告策划类档案编号为：CG001[具体年份][流水号]广告设计类档案编号为：SJ001[具体年份][流水号]广告制作类档案编号为：ZZ001[具体年份][流水号]广告投放类档案编号为：TF001[具体年份][流水号]广告客户类档案编号为：KH001[具体年份][流水号]广告活动类档案编号为：HD001[具体年份][流水号]2.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，确保每个档案编号的唯一性。三、广告档案的收集与整理（一）收集1.各部门在广告业务活动开展过程中，应指定专人负责及时收集相关文件、资料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对于广告业务活动中产生的电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行保存，并定期备份至公司指定的存储介质。3.涉及多个部门协同完成的广告项目，由项目负责人负责协调各部门之间的档案收集工作，确保档案资料的完整性。（二）整理1.收集到的广告档案资料应按照分类要求进行分类整理，同一类别的档案按照时间顺序排列。2.对每份档案资料进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.编写档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。四、广告档案的保管（一）保管期限1.广告策划类、设计类、制作类档案保管期限为[X]年。2.广告投放类、客户类、活动类档案保管期限为[X]年。3.涉及公司重大决策、重要业务合作等具有长期保存价值的广告档案，经公司档案管理机构审核批准后，可适当延长保管期限。（二）保管地点1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对广告档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对纸质档案应进行分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案索引目录，确保电子档案的可读性和可利用性。4.对于超过保管期限的广告档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。五、广告档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅广告档案。2.经公司领导批准，外部单位因合作、调研等原因，可查阅、借阅公司广告档案，但必须遵守公司的保密规定。（二）利用程序1.公司内部人员查阅、借阅广告档案，应填写《广告档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的档案名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字批准后，交档案管理机构办理查阅/借阅手续。2.外部单位查阅、借阅广告档案，应提交正式的查阅/借阅申请函，注明查阅/借阅的目的、范围、时间等信息，经公司领导批准后，由档案管理机构安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。3.查阅、借阅人员应在档案管理机构指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《广告档案查阅/借阅登记表》上签字确认。六、广告档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理机构定期对保管期限届满的广告档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门代表等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据广告档案的内容、性质、用途等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值和潜在价值，确定档案的存毁。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的广告档案，应编制《广告档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、数量等信息。2.《广告档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理机构组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，并有两人以上在场监销。3.销毁后的档案应在《广告档案销毁清单》上注明销毁方式、时间、监销人等信息，并将《广告档案销毁清单》存档备查。七、广告档案的保密管理（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、客户隐私等内容的广告档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。3.在查阅、借阅广告档案时，档案管理机构应与查阅、借阅人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。（二）违规处理1.对违反广告档案保密规