档案查借阅制度管理办法

PAGE档案查借阅制度管理办法一、总则（一）目的为了加强公司档案的查借阅管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工对公司档案的查借阅活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全与保密，防止档案的丢失、损坏、泄露。3.提高档案的利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.人事档案：员工入职、离职、晋升、调动等相关资料，员工简历、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：合同协议、项目文档、市场调研报告等。5.其他档案：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.行政档案：以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：XZ202305001，表示2023年5月的第1份行政档案。2.人事档案：以“RS”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：RS202305002，表示2023年5月的第2份人事档案。3.财务档案：以“CW”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：CW202305003，表示2023年5月的第3份财务档案。4.业务档案：以“YW”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：YW202305004，表示2023年5月的第4份业务档案。5.其他档案：以“QT”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：QT202305005，表示2023年5月的第5份其他档案。三、档案的保管（一）保管部门公司设立专门的档案室，负责档案的集中保管。档案室应配备必要的设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。（二）保管要求1.档案应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.定期对档案进行整理和清点，确保档案的完整性和准确性。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，防止档案受损。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护。四、档案的查借阅流程（一）申请1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查借阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容、时间等信息。2.《档案查借阅申请表》应由申请人所在部门负责人签字审批，重要档案需经公司分管领导签字审批。（二）登记档案室管理人员收到《档案查借阅申请表》后，应进行登记，记录申请人姓名、部门、申请时间、查阅档案名称、查阅期限等信息。（三）查阅1.经审批同意后，档案室管理人员按照申请表的要求，提供相应的档案，并在档案室指定的区域内供申请人查阅。2.申请人查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案应加盖档案室印章，并与原件核对无误。（四）借阅1.因工作需要借阅档案的人员，除按照申请流程进行审批外，还应与档案室管理人员签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，按时归还档案，不得擅自转借他人，不得泄露档案内容等。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案室管理人员申请，并经审批同意。3.借阅档案时，档案室管理人员应将档案当面交给借阅人，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管档案，不得遗失、损坏、泄露。（五）归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应将档案当面交给档案室管理人员，并办理归还登记手续。档案室管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现档案有损坏、遗失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。五、档案的保密管理（一）保密措施1.档案室应建立健全保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案内容告知无关人员。（二）保密责任1.查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因工作需要必须引用档案内容时，应经档案室管理人员同意，并注明出处。2.如发现档案有泄露情况，应及时报告公司相关部门，并采取措施防止损失扩大。对泄露档案的责任人员，公司将依法追究其责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由公司档案管理部门牵头，组织相关部门人员参加。2.鉴定档案时，应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值。对保存价值不大的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》应由公司档案管理部门负责人签字审批，重要档案需经公司分管领导签字审批。3.经审批同意后，档案管理人员应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁档案后，应在《档案销毁清册》上记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。《档案销毁清册》应长期保存。七、监督与检查（一）监督部门公司设立档案管理监督小组，负责对档案查借阅制度的执行情况进行监督检查。监督小组由公司档案管理部门、审计部门、纪检部门等相关人员组成。（二）检查内容1.档案的保管情况，包括档案的存放是否整齐、安全设施是否完好等。2.档案的查借阅情况，包括查借阅手续是否齐全、查阅期限是否符合规定等。3.档案的保密情况，包括保密制度是否落实、档案管理人员是否遵守保密规定等。4.档案的鉴定与销毁情况，包括鉴定程序是否规范、销毁手续是否齐全等。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对档案管理工作进行检查，一般每季度检查一次。2.不定期检查：根据工作需要，监督小组可随时对档案管理工作进行不定期检查。3.专项检查：针对档案管理工作中的突出问题或重要事项，监督小组可组织专项检查。（四）问题处理1.对检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并要求相关部门限期整改。2.对违反档案查借阅制度的行为，公司将按照有关