安保工作档案管理制度

PAGE安保工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安保工作档案管理，确保安保工作相关资料的完整性、准确性和可追溯性，提高安保工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有安保工作档案的管理，包括但不限于安保人员档案、安保设施设备档案、安保事件档案、安全检查档案等。（三）管理原则1.集中统一原则：安保工作档案由公司安保部门统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映安保工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、安保人员档案管理（一）档案内容1.个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。2.入职信息：入职时间、入职岗位、试用期表现等。3.培训记录：参加安保培训的时间、内容、考核成绩等。4.工作经历：历任安保岗位、工作时间、工作表现等。5.奖惩记录：获得的奖励和受到的处罚情况。6.健康状况：定期体检报告等。7.离职信息：离职时间、离职原因等。（二）档案建立1.新入职安保人员应在入职后[X]个工作日内，由本人填写《安保人员信息登记表》，提交个人相关资料。2.安保部门负责审核新入职人员资料，建立个人档案，并及时更新档案信息。（三）档案保管1.安保人员档案由安保部门指定专人负责保管，存放于专门的档案柜中。2.档案保管人员应定期对档案进行整理和检查，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安保人员档案，需填写《档案查阅申请表》，经安保部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外部单位或个人因工作需要查阅安保人员档案，需持单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应有专人陪同，并严格遵守公司档案管理规定。（五）档案借阅1.安保人员档案原则上不外借，如有特殊情况需要借阅，需填写《档案借阅申请表》，经安保部门负责人和公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、复制等。三、安保设施设备档案管理（一）档案内容1.设施设备基本信息：名称、型号、规格、购置时间、购置价格等。2.技术资料：产品说明书、操作手册、维修手册等。3.安装调试记录：安装时间、安装地点、调试情况等。4.运行维护记录：日常巡检记录、维护保养记录、故障维修记录等。5.更新改造记录：更新改造时间、内容、费用等。6.报废处置记录：报废时间、报废原因、处置方式等。（二）档案建立1.安保设施设备购置后，使用部门应及时将设备相关资料提交给安保部门，由安保部门负责建立设备档案。2.设备档案应包括设备的基本信息、技术资料、安装调试记录等，并在设备投入使用后，及时记录运行维护情况。（三）档案保管1.安保设施设备档案由安保部门指定专人负责保管，存放于专门的档案柜中。2.档案保管人员应定期对档案进行整理和检查，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安保设施设备档案，需填写《档案查阅申请表》，经安保部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外部单位或个人因工作需要查阅安保设施设备档案，需持单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应有专人陪同，并严格遵守公司档案管理规定。（五）档案借阅1.安保设施设备档案原则上不外借，如有特殊情况需要借阅，需填写《档案借阅申请表》，经安保部门负责人和公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、复制等。四、安保事件档案管理（一）档案内容1.事件基本信息：事件发生时间、地点、类型、涉及人员等。2.事件经过：详细描述事件发生的过程、原因、造成后果等。3.处理情况：采取的应急措施、处理结果、责任认定等。4.整改措施：针对事件原因制定的整改措施及落实情况。5.相关文件资料：事件报告、现场照片、视频资料、调查笔录等。（二）档案建立1.安保事件发生后，现场安保人员应立即报告安保部门负责人，并及时收集相关证据资料。2.安保部门负责人应组织人员对事件进行调查，形成事件报告，并填写《安保事件档案登记表》，建立事件档案。3.事件档案应在事件处理完毕后[X]个工作日内整理归档。（三）档案保管1.安保事件档案由安保部门指定专人负责保管，存放于专门的档案柜中。2.档案保管人员应定期对档案进行整理和检查，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安保事件档案，需填写《档案查阅申请表》，经安保部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外部单位或个人因工作需要查阅安保事件档案，需持单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应有专人陪同，并严格遵守公司档案管理规定。（五）档案借阅1.安保事件档案原则上不外借，如有特殊情况需要借阅，需填写《档案借阅申请表》，经安保部门负责人和公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、复制等。五、安全检查档案管理（一）档案内容1.检查计划：年度、季度、月度安全检查计划及实施方案。2.检查记录：每次安全检查的时间、地点、检查人员、检查内容、发现问题等。3.整改记录：针对检查发现问题制定的整改措施、整改责任人、整改期限及整改完成情况。4.复查记录：对整改情况进行复查的时间、人员、复查结果等。（二）档案建立1.安保部门应根据公司安全管理要求，制定年度、季度、月度安全检查计划，并组织实施。2.每次安全检查结束后[X]个工作日内，检查人员应填写《安全检查记录表》，详细记录检查情况。3.对检查发现的问题，应及时下达《安全隐患整改通知书》，明确整改措施、整改责任人及整改期限。整改责任人应按时完成整改，并填写《安全隐患整改记录单》。4.安保部门应组织人员对整改情况进行复查，复查结束后[X]个工作日内，填写《安全检查复查记录表》。5.安全检查档案应按照检查计划顺序，将检查记录、整改记录、复查记录等资料整理归档。（三）档案保管1.安全检查档案由安保部门指定专人负责保管，存放于专门的档案柜中。2.档案保管人员应定期对档案进行整理和检查،确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安全检查档案，需填写《档案查阅申请表》，经安保部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。外部单位或个人因工作需要查阅安全检查档案，需持单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应有专人陪同，并严格遵守公司档案管理规定。（五）档案借阅1.安全检查档案原则上不外借，如有特殊情况需要借阅，需填写《档案借阅申请表》，经安保部门负责人和公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、复制等。六、档案信息化管理（一）建立电子档案库1.安保部门应建立安保工作档案电子档案库，将各类档案资料进行数字化存储。2.电子档案应按照档案类别、时间顺序等进行分类存储，确保档案信息的有序管理。（二）档案录入与维护1.档案管理人员应定期将纸质档案资料录入电子档案库，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子档案库中的档案信息进行定期维护，及时更新档案内容，确保档案信息的准确性和时效性。（三）档案检索与利用1.利用电子档案管理系统，建立便捷的档案检索功能，方便公司内部人员查询和利用档案信息。2.严格控制电子档案的访问权限，根据不同人员的工作职责，设置相应的查阅、借阅权限，确保档案信息安全。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对档案信息进行保密管理。2.对涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。3.严禁在非保密场所谈论、传播档案内容，严禁将档案资料带出公司或转借他人。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施设备。2.定期对档案保管场所进行安全检查，确保档案存储环境安全可靠。3.对档案资料进行备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案信息丢失。八、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限、失去保存价值的档案资料。2.因工作失误、重复归档等原因形成的多余档案资料。3.经鉴定确需销毁的其他档案资料。（二）销毁程序1.安保部门应定期对档案资料进行清理和鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，