制造企业档案管理制度

PAGE制造企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强制造企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产、经营、管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本制造企业各部门及所属单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理企业在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便企业各部门及人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责企业档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和企业档案管理制度。2.制定和完善企业档案管理的各项规章制度和业务流程。3.负责企业各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立和维护企业档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.提供档案查阅、借阅服务，指导和监督各部门的档案管理工作。7.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案整理归档，并移交档案管理部门统一保管。3.负责本部门档案的日常查阅和利用工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。4.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类制造企业档案可分为以下几大类：1.行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，企业规章制度，人事档案，行政事务文件等。2.生产管理类：涵盖生产计划、生产调度、质量管理、设备管理、安全生产等方面的文件。3.技术研发类：包含产品研发、工艺设计、技术改造、专利管理等技术文件。4.市场营销类：涉及市场调研、销售合同、客户信息、广告宣传等档案。5.财务管理类：包括财务预算、会计凭证、财务报表、审计报告等文件。6.物资采购类：物资采购计划、采购合同、供应商档案、物资验收等档案。7.基本建设类：企业基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等文件。8.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值의档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号方法如下：1.一级编号：采用大写英文字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表生产管理类等。2.二级编号：根据档案的具体内容和性质，采用数字或字母组合进行细分编号。例如，行政管理类中的人事档案编号为“A1”，行政事务文件编号为“A2”等。3.三级编号：按照档案形成的时间顺序或其他逻辑顺序，对每一份档案进行流水编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料。收集范围包括但不限于：1.纸质文件：如文件、报告、通知、合同、协议、报表等。2.电子文件：包括电子邮件、电子文档、数据库文件等。3.声像资料：照片、录音、录像等。4.实物档案：如荣誉证书、奖杯、奖章等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行有效的备份。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、事件等相关信息。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.编号：对每份档案进行编号，确保编号的唯一性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上注明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像资料应按照类别和时间顺序整理存放，并建立相应的索引目录。4.实物档案应妥善保管，陈列或存放于专门的场所，并做好登记和标识。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保存期限为10年以上（含10年）的档案，列为长期保管。3.短期保管：保存期限为110年的档案，列为短期保管。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。清查工作每年至少进行一次，清查结果应形成报告，对发现的问题及时进行处理。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.企业内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因特殊情况需要查阅企业档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经企业主管领导审批后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性。（二）档案复制1.企业内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。2.外单位人员需要复制企业档案的，应持单位介绍信，填写《档案复制申请表》，经企业主管领导审批后，方可复制。复制档案应按照规定收取一定的费用。3.档案管理部门应严格控制档案复制数量，确保档案原件的安全。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）档案统计档案管理部门应建立档案利用统计制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行统计分析。统计报表应定期报送企业领导和相关部门，为企业决策提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映企业的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值和现实利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报企业主管领导审批。2.档案管理部门按照审批意见，对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的企业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析：对档案的利用情况、保管情况等进行统计分析，生成各类统计报表。（三）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.将数字化后的档案信息录入档案信息化管理系统，建立电子档案数据库。（四）数据安全与备份1.建立数据安全管理