防疫室档案管理制度

PAGE防疫室档案管理制度一、总则（一）目的为加强防疫室档案管理，确保防疫工作中各类文件、资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司防疫室涉及的所有档案管理工作，包括但不限于防疫计划、应急预案、人员信息、物资采购记录、消毒记录、检测报告、疫情防控措施执行情况等相关文件和资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：防疫室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映防疫工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保档案信息安全，防止档案泄露。4.便于利用原则：档案整理规范，分类清晰，便于快速查询和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的防疫室档案管理小组，负责防疫室档案的日常管理工作。小组成员包括档案管理员[姓名1]、[姓名2]等，明确各成员职责分工。（二）档案管理员职责1.档案收集：负责收集防疫工作中产生的各类文件、资料，确保档案的及时、完整收集。2.档案整理：按照分类标准对收集的档案进行整理、编目，确保档案有序存放。3.档案保管：负责档案的安全保管，定期检查档案存储环境，确保档案不受损坏、丢失。4.档案借阅：办理档案借阅手续，登记借阅信息，跟踪档案归还情况。5.档案统计：定期对档案进行统计分析，为防疫工作提供数据支持。6.档案安全保密：严格遵守档案安全保密制度，防止档案信息泄露。（三）防疫工作部门职责1.文件生成：各防疫工作部门负责及时、准确地生成各类防疫文件、资料，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.档案自查：定期对本部门产生的档案进行自查，确保档案质量。3.配合档案管理：积极配合档案管理部门的工作，提供必要的协助和支持。三、档案分类与编号（一）档案分类1.防疫计划类：包括年度防疫计划、季度防疫计划、专项防疫计划等。2.应急预案类：如疫情防控应急预案、突发公共卫生事件应急预案等。3.人员信息类：涵盖防疫工作人员基本信息、健康状况、培训记录等。4.物资管理类：物资采购清单、库存记录、物资发放记录等。5.消毒记录类：每日消毒记录台账、消毒用品使用记录等。6.检测报告类：核酸检测报告、抗体检测报告等。7.防控措施执行类：如人员出入登记、体温检测记录、场所通风记录等。8.其他类：与防疫工作相关的其他文件资料。（二）编号规则采用“年份+类别代码+流水号”的编号方式。例如，2023年防疫计划类的第一份文件编号为2023FJ001，其中“2023”表示年份，“FJ”表示防疫计划类，“001”为流水号。具体类别代码如下：1.防疫计划类：FJ2.应急预案类：YJ3.人员信息类：RY4.物资管理类：WZ5.消毒记录类：XD6.检测报告类：JC7.防控措施执行类：KC8.其他类：QT四、档案收集与整理（一）收集要求1.各防疫工作部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）整理流程1.分类：档案管理员按照档案分类标准对收集的文件资料进行分类。2.编目：为每份档案编制目录，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.装订：对于纸质文件，应进行整齐装订，确保牢固、美观。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。五、档案保管（一）保管场所设立专门的防疫室档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管方式与期限1.保管方式：档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式保管。纸质档案应分类存放于档案盒中，电子档案应存储于专用服务器或存储设备中，并定期进行备份。2.保管期限：根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。具体保管期限如下：防疫计划类：长期应急预案类：长期人员信息类：中期物资管理类：中期消毒记录类：短期检测报告类：长期防控措施执行类：短期其他类：根据实际情况确定保管期限（三）档案检查与维护1.档案管理员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性（是否有缺失、损坏等）、准确性（编号、目录等信息是否准确）、存储环境（温湿度、防虫等情况）等。2.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案有损坏，应及时修复；存储环境不符合要求，应及时调整温湿度、投放防虫药品等。3.定期对电子档案进行维护，检查存储设备的运行情况，确保电子档案的可读取性和安全性。六、档案借阅与利用（一）借阅权限1.本公司内部人员因工作需要借阅防疫室档案，需填写《防疫室档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可借阅。2.涉及防疫工作机密的档案，需经防疫室负责人审批同意后方可借阅。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《防疫室档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人或防疫室负责人审批签字。3.借阅登记：档案管理员根据审批后的申请表进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。4.档案发放：档案管理员按照申请表内容发放档案，并向借阅人当面核对档案数量和完整性。5.归还：借阅人应在预计归还日期前归还档案，档案管理员核对档案无误后，在借阅登记册上注明归还日期，并将档案归位。（三）利用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。2.如需复印档案，需经档案管理员同意，并在复印件上注明“仅供[具体用途]使用，复印件[份数]”字样。3.利用档案过程中，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应及时向档案管理员报告，并承担相应责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对防疫室档案信息进行保密管理。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对涉及防疫工作机密的档案，应进行加密存储和管理，限制查阅权限。4.在档案借阅、利用过程中，严格控制知悉范围，确保档案信息不被泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房安全。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，防止火灾、水灾、盗窃等突发事件对档案造成损害。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立防疫室档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统功能1.档案录入：将纸质档案和电子档案信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。2.检索查询：通过关键词、编号、日期等多种方式进行档案检索查询，快速定位所需档案。3.借阅管理：在系统中办理档案借阅手续，记录借阅信息，跟踪档案归还情况。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为防疫工作提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，对档案信息进行加密存储，确保档案信息安全。（三）数据备份与恢复1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据存储于异地存储设备或云端。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、防疫工作相关部门负责人及专业人员组成。2.鉴定小组按照档案保管期限和实际利用价值，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于确定已无保存价值的档案，填写《防疫室档案销毁申请表》，经防疫室负责人审批同意后，进行销毁处理。（三）销毁方式1.对于纸质档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.对于电子档案，采用数据擦除、格式化等方式