档案局机关单位制度汇编

PAGE档案局机关单位制度汇编一、总则（一）目的为加强档案局机关单位的规范化管理，提高工作效率，确保档案工作的科学性、准确性和完整性，依据国家相关法律法规及档案行业标准，结合本局实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于档案局机关单位全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案工作合法合规。2.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高档案管理水平。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。4.服务至上原则：以服务为宗旨，充分发挥档案的作用，为机关工作和社会各界提供优质高效的档案服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.本局在履行职能活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等材料，包括但不限于：上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。本局召开的重要会议的文件、记录、纪要等。本局开展业务工作形成的文件、档案、资料，如档案接收、整理、鉴定、保管、利用等工作记录。本局工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作笔记、调研报告、学术论文等。本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。本局参与的重大项目、活动形成的相关材料。2.本局工作人员在工作中收到的与工作相关的外部文件、资料、信件等，应及时移交档案部门统一管理。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.文件材料应按照规定的分类标准进行分类整理，便于后续的归档和管理。3.对于重要的文件材料，应及时进行备份，防止丢失或损坏。4.档案部门应定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和指导，确保收集工作的顺利进行。（三）收集程序1.各部门在文件材料形成后，应及时进行整理和分类，填写文件材料移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案部门。移交清单应包括文件材料的名称、文号、日期、数量等详细信息。2.档案部门收到移交清单后，应及时对文件材料进行核对和签收，并在移交清单上签字确认。3.档案部门应按照规定的归档时间，将收集到的文件材料进行归档整理，确保档案的及时入库。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率和质量。（二）分类标准1.年度分类法：将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.机构分类法：按照本局内部机构设置，将档案分为不同的类别。3.问题分类法：根据文件材料的内容，将档案分为不同的问题类别，如综合类、业务类、人事类等。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订。2.编页号：对装订后的文件材料进行编页号，页号应编写在有文字正面的右上角，背面的左上角。3.编制卷内目录：卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，填写应准确、清晰。4.装订备考表：备考表应放在卷末，内容包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号等信息。（四）整理要求1.整理工作应在规定的时间内完成，确保档案的及时归档。2.整理人员应熟悉档案整理的方法和标准，保证整理质量。整理过程中应认真仔细，避免出现错漏。3.整理后的档案应符合规范化、标准化的要求，便于保管和利用。四、档案鉴定制度（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限表为依据，准确判定档案的价值。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。3.确保鉴定结果的客观性、公正性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局领导、档案部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案价值鉴定：根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案是否具有保存价值，确定其保管期限。2.保管期限调整：对已确定保管期限的档案，根据实际情况进行保管期限的调整。3.档案销毁鉴定：对失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案的内容，逐件判断其价值。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、历史作用、现实利用需求等因素，对档案价值进行全面分析。（五）鉴定程序1.档案部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案鉴定审批表进行审核，召开鉴定会议，对档案进行逐一审查，形成鉴定意见。3.鉴定意见经档案局领导审批后，作为档案保管、销毁等工作的依据。（六）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，一式两份，一份由档案部门留存，一份交局领导审批。2.档案销毁清册应包括档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，销毁时应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，确保档案信息的准确性。五、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序，将档案装入档案盒，存放在档案柜或档案架上。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，便于管理和查找。（四）库房管理1.档案库房应配备专人负责管理，管理人员应熟悉档案保管知识，严格遵守库房管理制度。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。3.严格控制库房人员出入，非库房管理人员未经批准不得进入库房。进入库房人员应遵守库房管理制度，不得在库房内吸烟、用火、存放易燃、易爆物品等。4.定期对库房设施设备进行检查和维护，确保设施设备正常运行。如发现设施设备故障，应及时报修，确保档案安全。六、档案利用制度（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和档案利用规定，提供档案利用服务。2.服务至上原则：以满足利用者需求为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在提供档案利用服务过程中，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本局档案，须经本局相关部门批准，并办理必要的手续。3.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅、借阅本局档案，须按照国家有关规定办理相关手续。（三）利用程序1.本局工作人员利用档案：填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案部门。档案部门根据申请表提供档案，并做好利用登记。利用登记应包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量等信息。2.外单位利用档案：外单位填写档案利用申请表，注明利用单位名称、利用目的、内容、范围等信息，并加盖单位公章。申请表经本局相关部门审核同意后，报档案局领导审批。档案部门凭审批后的申请表提供档案，并做好利用登记手续（登记内容同本局工作人员利用档案登记）。利用结束后，档案部门应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。3.公民、法人和其他组织利用档案：公民、法人和其他组织填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息，并提供有效身份证件。申请表经档案局相关部门审核同意后，报档案局领导审批。档案部门凭审批后的申请表提供档案，并做好利用登记手续（登记内容同本局工作人员利用档案登记）。利用结束后，档案部门应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案部门指定的场所查阅档案，档案部门应提供必要的查阅条件。查阅过程中，利用者不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、加注等。2.借阅：本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，交档案部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位和公民、法人及其他组织借阅档案，借阅期限和续借手续按照国家有关规定和本局相关要求执行。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。如档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。七、档案统计制度（一）统计内容及要求1.档案数量统计：定期对本局各类档案的数量进行统计，包括档案的种类、数量、年度分布等情况。统计应准确、及时，确保数据的真实性和完整性。2.档案利用情况统计：对档案的查阅、借阅次数、利用者类别、利用目的等情况进行统计。统计数据应详细、全面，为档案利用分析和决策提供依据。3.档案整理、鉴定、销毁情况统计：对档案整理、鉴定、销毁的数量、时间、原因等进行统计，反映档案管理工作的动态情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案数量及利用情况等进行详细记录。2.利用档案管理系统，定期导出相关数据进行统计分析。3.定期对统计数据进行汇总、分析，形成统计报表和分析报告。（三）统计报表及报送1.每月[具体日期]前，档案部门应将上月档案数量统计报表报送局领导及相关部门。2.每季度末[具体日期]前，档案部门应将本季度档案利用情况统计报表报送局领导及相关部门。3.每年[具体日期]前，档案部门应将本年度档案整理、鉴定、销毁情况统计报表及分析报告报送局领导及相关部门。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划1.根据档案局机关单位档案管理工作的实际需求，制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.信息化建设规划应与本局整体信息化建设规划相衔接，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。（二）档案管理系统建设与应用1.选用符合档案管理业务需求和技术标准的档案管理系统，确保系统功能完善、操作简便、安全可靠。2.做好档案管理系统的初始化工作，包括档案数据录入、分类设置、权限管理等，确保系统数据准确、完整。3.加强档案管理系统的日常维护和管理，定期对系统进行备份，防止数据丢失。及时处理系统运行中出现的问题，确保系统正常运行。4.利用档案管理系统实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等业务流程的信息化管理，提高工作效率和管理水平。（三）电子档案管理1.电子档案的收集：明确电子档案的收集范围、标准和程序，确保电子档案的齐全、完整。2.电子档案的整理：按照电子档案的特点和管理要求，对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作。3.电子档案的存储：采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行备份存储，确保电子档案数据的安全性和完整性。4.电子档案的利用：利用档案管理系统提供电子档案的在线查阅、借阅等服务，方便利用者获取电子档案信息。同时，加强电子档案利用过程中的安全管理，防止电子档案信息泄露。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确