企业文书档案管理制度

PAGE企业文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，提高文书档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：文书档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.及时归档原则：各项文书材料应在规定时间内及时归档，防止文件积压和散失。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。二、文书档案的分类与编号（一）分类公司文书档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。2.业务经营类：涵盖市场调研、销售合同、采购合同、生产计划、质量控制等业务文件。3.财务审计类：包含财务预算、决算、报表，审计报告，税务文件等。4.人力资源类：涉及员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等文件。5.技术研发类：如研发项目计划、技术方案、专利文件等。6.其他类：不属于上述分类的其他重要文件。（二）编号为便于文书档案的查找和管理，对每类档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.一级编号：用大写字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务经营类等。2.二级编号：用两位数字表示该类别下的二级分类，如“A01”表示公司设立文件，“B01”表示销售合同等。3.三级编号：用三位数字表示具体的文件顺序号，如“A01001”表示公司设立时的第一份文件。三、文书档案的形成与收集（一）文件形成1.各部门在工作中应及时形成各类文书材料，确保文件内容真实、准确、完整。文件起草应符合公司公文格式要求，语言规范、逻辑清晰。2.涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，相关部门配合提供资料和意见。（二）文件收集1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保本部门产生的文件及时收集齐全。2.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位函件等，由相关部门负责签收、登记，并及时移交综合管理部。3.文件收集过程中，应认真核对文件的份数、页数、附件等是否齐全，发现问题及时与相关人员沟通解决。四、文书档案的整理与归档（一）整理要求1.对收集到的文书材料进行分类整理，按照档案编号顺序排列。2.每份文件应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。4.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。（二）归档流程1.文件整理完毕后，由整理人员填写《文书档案归档登记表》，详细记录文件的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.将整理好的文件移交综合管理部档案管理人员进行审核。档案管理人员应认真核对文件的准确性和完整性，审核无误后在《文书档案归档登记表》上签字确认。3.审核通过的文件按照档案编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。4.将档案盒存放入档案柜中，按照档案类别顺序排列，便于查找和管理。五、文书档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。（二）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定文书档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管：公司设立、变更、注销等重要文件。股东会、董事会、监事会会议决议等涉及公司重大决策的文件。公司规章制度、重要合同等具有长期查考利用价值的文件。2.长期保管：业务经营类文件中，重要的销售合同、采购合同等，保管期限为20年。财务审计类文件中，年度财务报表、审计报告等，保管期限为15年。人力资源类文件中，员工劳动合同、重要培训记录等，保管期限为15年。3.短期保管：行政管理类文件中，一般性的行政事务文件，保管期限为5年。业务经营类文件中，一般性的业务报表、统计资料等，保管期限为3年。其他临时性文件，保管期限根据实际情况确定，但一般不少于1年。（三）定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每年进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、文书档案的利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《文书档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据申请表进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并在《文书档案借阅登记簿》上登记借阅信息。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员当面清点档案份数、页数等，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容。如因工作需要复印档案，应经综合管理部负责人批准。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到综合管理部档案库房查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将档案带出库房。2.外单位人员查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等信息，经公司分管领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，应经公司分管领导批准，并在综合管理部办理相关手续。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《文书档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（二）销毁1.《文书档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由综合管理部组织实施销毁。销毁档