中型水库档案管理制度

PAGE中型水库档案管理制度一、总则（一）目的为加强中型水库档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水库管理、运行、维护及工程建设等方面的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本中型水库实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本中型水库管理单位及参与水库相关工作的各部门、各岗位人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本中型水库的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映水库各项工作的实际情况，确保档案内容完整，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本中型水库档案管理制度。负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。指导和监督各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。定期对档案进行检查和评估，确保档案管理工作的质量。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并配合档案管理部门做好档案管理相关工作。严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料应按照规定及时归档。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.水库管理单位及各部门在日常工作中应按照国家法律法规、行业标准以及本单位的工作要求，认真做好各类文件材料的形成工作。文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。2.在水库工程建设、运行管理、维护维修、防汛抗旱等各项工作中，应同步形成相关的文件材料，包括项目规划、设计文件、施工图纸、技术方案、工作报告、监测数据、会议记录、合同协议等。（二）文件材料的收集范围1.工程建设类项目前期文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件，包括初步设计、施工图设计等。招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告等。施工过程中的文件，如施工组织设计、施工日志、工程变更记录、质量检验报告等。竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量鉴定书等。2.运行管理类调度运行：水库调度方案、调度指令、水位记录、流量监测数据等。工程检查：大坝、溢洪道、输水设施等的定期检查报告、安全鉴定报告、隐患排查记录等。维修养护：维修养护计划、维修记录、养护费用支出凭证等。水质监测：水质检测报告、水源保护措施文件等。安全管理：安全生产规章制度、安全事故报告及处理文件等。3.行政管理类单位文件，如年度工作计划、总结、规章制度、会议纪要等。人事档案，包括员工招聘、培训、考核、奖惩、任免等文件材料。财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。合同协议，包括与上级主管部门、其他单位签订的各类合同、协议等。对外宣传材料、来访接待记录等。（三）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保在文件形成过程中不出现遗漏。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。4.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储，防止数据丢失。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.工程建设档案按照项目建设阶段分为项目前期、设计、施工、竣工验收等类别。在每个阶段下，再根据文件材料的具体内容进行细分，如施工阶段可分为土建工程、机电设备安装工程文件等。2.运行管理档案按照业务类型分为调度运行、工程检查、维修养护、水质监测、安全管理等类别。每个类别下，根据不同的工作内容和时间顺序进一步细分，如调度运行类可按年度、季度、月度等时间维度进行整理。3.行政管理档案按照文件性质分为单位文件、人事档案、财务档案、合同协议等类别。其中，单位文件可按年度、文号顺序排列；人事档案按照员工类别和个人档案顺序整理；财务档案按照会计年度和档案类别整理；合同协议按照签订时间和合同类型整理。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。2.工程建设档案编号：采用“项目代码阶段代码类别代码顺序号”的格式。例如，某水库工程建设项目代码为“SK01”，施工阶段代码为“SG”，土建工程文件类别代码为“TJ”，该类第5份文件编号为“SK01SGTJ005”。3.运行管理档案编号：采用“年份业务类型代码类别代码顺序号”的格式。如2023年调度运行类第3份水位记录文件编号为“2023DDSW003”。4.行政管理档案编号：单位文件编号采用“年份文号”格式；人事档案编号为“员工编号”；财务档案编号为“会计年度档案类别代码顺序号”；合同协议编号为“签订年份合同类型代码顺序号”,如2022年签订的第2份设备采购合同编号为“2022CG002”。（四）装订与编目1.纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，保持整齐牢固。2.电子档案应按照分类和编号规则进行命名和存储，建立电子档案目录，目录内容应包括档案编号、题名、日期、来源等信息，便于检索。3.编制纸质档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在4（）%60%之间。3.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应坚固耐用、排列整齐。2.对不同类型和保管期限的档案应进行分区存放，便于管理和查找。（三）档案存储1.纸质档案应按照分类和编号顺序依次上架存放，确保排列有序。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储。备份存储应采用异地存储的方式，以防止数据丢失。3.对重要的电子档案应进行加密存储，设置访问权限，并定期进行数据完整性检查。（四）档案保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及水库工程建设、运行管理等方面的重要文件，如工程竣工验收报告、重大安全事故处理文件、水库调度运行的长期规划等。长期保管的档案：一般为10年以上（含10年），如工程建设过程中的一般性技术文件、运行管理中的常规检查报告等。短期保管的档案：一般为110年，如临时性的工作文件、一般性的会议记录等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本单位的实际情况进行，确保档案的保存价值得到充分体现。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。3.对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经单位负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录之一。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.严格遵守档案保密规定，根据档案的密级和利用范围，对利用者进行必要的审查和登记。（二）利用范围1.本中型水库管理单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.因工程建设、运行管理等需要，与本单位有业务往来的其他单位查阅相关档案。4.司法机关因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写档案查阅申请表，经本单位档案管理部门负责人审核同意，并报单位分管领导批准后，方可查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位主要领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。4.档案利用者应在规定的时间内归还所查阅的档案，如因特殊情况需要延期使用，应办理延期手续。（四）档案复制1.档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制的内容、用途等，经档案管理部门负责人审核同意，并报单位分管领导批准后，方可复制。2.档案复制应采用复印、扫描等方式进行，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.复制的档案应按照档案管理的要求进行整理和保管，其保管期限与原件相同。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的中型水库档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，提升档案信息的共享程度和利用价值。（二）数字化处理1.对库存档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于300dpi，并采用合适的图像格式进行存储。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，确保图像清晰、完整，去除图像中的噪声干扰、黑边白边等问题。3.建立电子档案数据库，将数字化处理后的档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与维护：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案数据的及时更新和准确完整。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的访问和操作进行严格控制，确保档案信息的安全保密。4.利用统计：对档案的利用情况进行统计分析，如查阅次数分析、利用部门分析等，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复：定期对电子档案数据库进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（四）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对信息化管理系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。4.加强对档案信息化管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。七、监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理部门负责对各部门的档案工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。3.单位内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案管理制度的执行情况、档案的完整性和安全性等。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定。2.档案的整理质量，检查档案分类是否合理、编号是否规范、编目是否准确等。3.档案的保管状况，查看档案库房设施设备是否完好、档案存储是否安全有序等。4.档案的利用情况，检查档案利用手续是否齐全、利用记录是否完整等。5.档案信息化管理情况，包括数字化处理进度、信息化管理系统运行情况、数据安全等。（三）问题整改