档案管理制度技术中心

PAGE档案管理制度技术中心一、总则（一）目的为加强技术中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在技术研发、生产运营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于技术中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：技术中心档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映技术中心的工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案资料的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密、秘密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善技术中心档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理技术中心各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.对档案的鉴定、销毁等工作进行审核和监督。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。3.对本部门员工进行档案管理相关知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。（三）员工个人职责1.遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料应及时整理、归档，不得据为己有。2.妥善保管本人使用的档案资料，不得擅自转借、复印、销毁档案。3.积极配合档案管理部门的工作，提供有关档案的线索和信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.技术研发档案：包括项目立项报告、可行性研究报告、技术方案、实验数据、研究论文、专利申请文件等。2.产品档案：涵盖产品设计图纸、工艺文件、质量标准、产品说明书、用户手册等。3.生产运营档案：如生产计划、物料清单、生产记录、设备维护记录、生产报表等。4.质量管理档案：包含质量检验报告、质量控制文件、不合格品处理记录等。5.知识产权档案：涉及商标、著作权、商业秘密等相关文件。6.行政管理档案：包括行政文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的方式。例如：2023JY001，其中“2023”表示档案形成年度，“JY”表示技术研发档案类别，“001”为该类别档案的流水号。其他类别档案依次类推，分别用相应的字母代码表示。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的及时归档。2.对于重要会议、重大项目等活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集齐全。3.员工离职时，应将本人保管的档案资料全部移交所在部门兼职档案员。（二）整理规范1.档案应按照分类标准进行整理，同一类别的档案按照时间顺序排列。2.每份档案应保持完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或补充。3.档案材料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.档案应编制页码，标注在每页的右下角。五、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门兼职档案员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.审核无误后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，按照编号规则进行编号，并登记入库。（二）保管期限1.永久保管：涉及技术中心核心机密、重大历史事件、重要知识产权等档案。2.长期保管：一般为10年以上，包括重要的技术研发档案及对技术中心发展有重要影响的其他档案。3.短期保管：一般为110年，如一般性的行政管理档案、生产运营档案等。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.技术中心内部员工因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及机密、秘密的档案，查阅申请人需经技术中心主管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复印。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经技术中心主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.档案查阅者可根据需要复印、摘抄档案内容，但需经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。2.如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，如有损坏或丢失，应承担相应责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待等原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及技术中心主管领导组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、可靠程度等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合技术中心的实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经技术中心主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现技术中心档案的数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，并按照档案分类进行命名和存储。3.数据录入：将档案的目录信息录入档案信息数据库，建立索引关系，方便档案的查询和检索。4.存储管理：将数字化档案存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息系统使用1.档案管理部门应建立档案信息管理系统，员工可通过