检车站档案资料管理制度

PAGE检车站档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强检车站档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在检车站运营管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本检车站实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本检车站全体员工在档案资料的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则检车站档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映检车站的工作实际情况，数据准确、内容真实。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则优化档案资料管理流程，提高档案资料的检索和利用效率，方便员工查阅和使用。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善检车站档案资料管理制度，并组织实施。2.集中统一管理检车站各类档案资料，包括纸质档案和电子档案。3.对档案资料进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案资料的规范化管理。4.建立健全档案资料的检索体系，方便员工查阅和利用档案资料。5.负责档案资料的安全保管，定期对档案资料进行检查、盘点，确保档案资料的安全。6.按照国家有关规定，做好档案资料的鉴定、销毁工作。7.开展档案资料管理的培训和宣传工作，提高员工的档案资料管理意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案资料管理人员，负责本部门档案资料的日常管理工作。3.配合档案管理部门做好档案资料的查阅、利用等工作。4.严格遵守档案资料管理制度，确保本部门档案资料的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案资料的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、保管、借阅等。3.严格遵守档案资料管理制度，确保档案资料的安全和保密。4.根据档案资料的利用情况，及时对档案资料进行整理和更新。5.积极参加档案管理培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政管理类包括上级文件、本单位文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类包括车辆检测标准、检测流程、检测报告、设备档案、计量器具档案、质量控制档案等。3.技术资料类包括检测技术规范、操作规程、技术图纸、技术文件等。4.客户资料类包括客户档案、业务委托书、检测合同等。5.其他类包括声像档案、荣誉证书、资质证书等。（二）档案资料编号1.档案资料编号采用“年度+类别代码+顺序号”的方式进行编制。2.年度：用四位数字表示档案资料形成的年份。3.类别代码：根据档案资料分类，用两位字母表示相应的类别。具体如下：行政管理类：XZ业务管理类：YW技术资料类：JS客户资料类：KH其他类：QT4.顺序号：用三位数字表示同一类别档案资料的顺序。例如：2023年形成的行政管理类第5份文件，编号为2023XZ005。四、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案资料管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质档案资料内容一致。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案资料分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.同一类档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案资料应进行编号、编目，填写档案资料目录清单，注明档案资料的名称、编号、日期、来源等信息。4.档案资料应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，确保整齐、牢固。五、档案资料的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.档案资料应按照类别、年度、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案资料，应采用装订成册、盒装或袋装的方式进行保管；对于电子档案资料，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并分类存储在不同的位置。3.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。2.配备必要的消防器材，定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。3.做好档案资料的防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案资料进行检查和盘点，发现问题及时处理。4.对档案资料的电子存储介质应定期进行备份，并异地存放，防止数据丢失。六、档案资料的利用（一）利用范围1.本检车站员工因工作需要可查阅、借阅档案资料。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案资料的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.员工查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据《档案资料查阅申请表》，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、归还日期等。3.员工借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。4.档案管理人员应按照《档案资料借阅申请表》的要求，提供相应的档案资料，并办理借阅手续。借阅手续包括填写借阅登记台账、收取借阅押金（如有需要）等。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应办理延期手续。6.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案资料的利用应符合国家有关法律法规和本检车站的规定，不得用于非法目的。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案资料进行鉴定，确保档案资料的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和实施。（三）鉴定内容1.档案资料的完整性、准确性和系统性。2.档案资料的保存价值，包括对检车站工作的查考利用价值、历史研究价值等。3.档案资料的保管期限，根据档案资料的性质和保存价值，确定保管期限为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案资料，应填写《档案资料销毁申请表》，注明档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人和检车站负责人签字同意后，方可销毁。2.档