借贷业务档案管理制度

PAGE借贷业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司借贷业务档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司借贷业务提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有借贷业务档案的管理，包括但不限于借款合同、担保合同、评估报告、审批文件、贷后管理资料等。（三）管理原则1.集中统一原则：借贷业务档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映借贷业务的全过程，不得篡改、伪造。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善借贷业务档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司借贷业务档案，建立档案数据库。3.对档案进行分类、编号、编目等管理工作，确保档案的有序存放。4.负责档案的安全保密工作，制定安全保密措施，防止档案泄露。5.按照规定提供档案查询、借阅服务，做好档案利用记录。6.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）业务部门职责1.负责本部门借贷业务档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助。3.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、完整、准确。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、统计等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时报告并处理。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极为档案利用者提供服务，做好档案查询、借阅等工作记录。三、档案收集与整理（一）档案收集1.业务部门在借贷业务办理过程中，应及时收集相关文件资料，确保档案的完整性。收集的文件资料包括但不限于：借款申请书、借款人身份证明、营业执照、财务报表等。借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等。评估报告、审计报告、法律意见书等。审批文件、会议纪要、决策记录等。贷后管理资料，如还款记录、催收记录、检查报告等。2.业务部门应在业务办结后[X]个工作日内，将收集齐全的档案资料移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门收到业务部门移交的档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括：核对档案资料的完整性和准确性，对缺失或不完整的资料及时通知业务部门补充。按照档案分类标准，对档案进行分类。借贷业务档案可分为借款档案、担保档案、贷后管理档案等。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年份+业务类型+流水号的方式。编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.整理后的档案应按照分类顺序依次存放，便于查找和管理。四、档案保管（一）保管期限1.借贷业务档案的保管期限根据业务性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一些临时性、一次性的借贷业务。中期保管期限为[X]年，适用于一般性的借贷业务。长期保管期限为[X]年以上（含[X]年），适用于重大借贷业务、涉及诉讼的业务等。2.具体保管期限可参照国家有关法律法规和行业标准执行。（二）保管方式1.档案管理部门应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。3.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、灭火器等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完好无损。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.做好档案的防虫、防霉工作，定期对档案进行消毒处理。4.加强档案库房的安全管理，严禁无关人员进入库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源。五、档案利用（一）查询1.公司内部人员因工作需要查询借贷业务档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查询申请表后，应进行审核。审核通过后，为查询人员提供档案查询服务，并做好查询记录。查询记录应包括查询时间、查询人员、查询内容等信息。3.档案查询应在档案管理部门指定的场所进行，查询人员不得擅自将档案带出查询场所。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅借贷业务档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到借阅申请表后，应进行审核。审核通过后，为借阅人员办理档案借阅手续，并收取一定数额的押金。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏档案。借阅期满后，应及时归还档案。档案管理部门在收到归还的档案后，应检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时通知借阅人员处理。（三）档案利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的借贷业务档案，应严格按照国家有关法律法规和公司保密制度进行管理，限制查阅和使用范围。2.未经公司批准，任何单位和个人不得擅自对外提供或公布公司借贷业务档案信息。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的借贷业务档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织业务部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。鉴定意见应包括档案是否继续保存、销毁或延长保管期限等内容。3.经鉴定小组鉴定后，认为需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。（二）档案销毁1.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。审批通过后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保档案彻底销毁。3.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。档案销毁清单应与档案管理台账一并保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的借贷业务档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强档案的安全保密管理，确保档案信息的安全性和完整性。（二）信息化管理措施1.对借贷业务档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案。扫描后的电子档案应进行格式转换、图像处理等处理，确保电子档案的质量。2.建立档案信息化管理系统，将扫描后的电子档案录入系统，并进行分类、编号、编目等管理。系统应具备档案检索、查询、借阅、统计等功能，方便档案利用者使用。3.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，对不同用户的操作权限进行严格控制。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。4.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据异地存放。备份数据应采用磁带、光盘等存储介质，确保数据的可恢复性。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司内部审计部门负责对借贷业务档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对自身档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、安全性等。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括系统的稳定性、安全性、功能完整性等。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书