档案室现场规范管理制度

PAGE档案室现场规范管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案室的现场管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映本公司/组织各项活动的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集本公司/组织在各个业务活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便公司/组织内部人员查阅和使用档案。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务活动类：涵盖公司/组织在生产、经营、科研、销售等业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、技术资料、项目文档等。3.人事管理类：包含员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利资料等。4.财务管理类：如会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。5.其他类：涉及公司/组织的荣誉证书、资质证明、法律文件、宣传资料等其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保数据的完整性和可读性。（三）收集流程1.各部门在业务活动结束后，应及时将形成的档案材料进行整理，并移交至档案室。移交时需填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.档案室工作人员对接收的档案进行初步审核，如发现档案材料不完整或不符合要求，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.审核通过后，档案室工作人员将档案进行登记，并按照分类标准进行整理上架。三、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类，同一年度的档案集中排列。2.组织机构分类法：根据公司/组织内部的组织机构进行分类，每个组织机构下的档案单独排列。3.问题分类法：按照档案所反映的问题进行分类，如行政管理、业务活动、人事管理等。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。3.纸质档案应进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。4.电子档案应按照一定的命名规则进行命名，并建立相应的电子目录，确保电子档案的有序存储。（三）整理流程1.档案室工作人员按照分类标准对档案进行分类，确定档案的类别和排列顺序。2.对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.将整理好的档案上架存放，并在档案架上标注档案类别和编号范围。四、档案保管（一）保管环境1.档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为保管场所。2.档案室的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案室应配备必要的消防器材、防虫药品、除湿设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映公司/组织历史和重大决策的文件材料；长期保管的档案一般为10年以上，短期保管的档案为10年以下。3.档案室应定期对档案的保管期限进行鉴定，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.清查结束后，应编制《档案清查报告》，对档案清查的情况进行总结和分析，并提出改进措施。五、档案借阅（一）借阅范围1.本公司/组织内部人员因工作需要，可借阅与其工作相关的档案。2.外单位因特殊原因需要查阅本公司/组织档案的，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。（二）借阅要求1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途及归还日期等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室负责人审批。3.档案室工作人员根据审批结果，为借阅人提供相应的档案，并办理借阅登记手续，登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅时间、档案名称及数量等。4.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、涂改、复印、拍照或损毁档案。如需复印或拍照档案，应另行办理申请手续，并经档案室负责人批准。5.借阅人应在规定的归还日期内将档案归还档案室，如因特殊原因需要延期归还，应提前办理续借手续。（三）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表交档案室负责人审批。3.档案室工作人员根据审批结果，办理借阅登记手续，提供档案给借阅人。4.借阅人归还档案时，档案室工作人员进行核对，确认无误后办理归还手续。六、档案利用（一）利用方式1.本公司/组织内部人员可根据工作需要，在档案室查阅、复印或摘录档案资料。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，经批准后可在档案室进行查阅，如需复印或摘录，应按照规定办理相关手续。3.对于重要档案的利用，应进行登记备案，记录利用时间、利用人、利用目的及利用内容等信息。（二）利用要求1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案中涉及的商业秘密、个人隐私等敏感信息。2.利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或折叠。3.如需对档案进行数字化处理或用于其他特殊用途，应经档案室负责人批准，并按照相关规定进行操作。（三）利用流程1.利用人填写《档案利用申请表》，注明利用档案的名称、数量、用途及利用方式等信息。2.将申请表交所在部门负责人签字同意后，交档案室负责人审批。3.档案室工作人员根据审批结果，为利用人提供相应的档案，并告知利用要求和注意事项。4.利用人在档案室查阅、复印或摘录档案资料，利用结束后，将档案归还档案室工作人员。5.档案室工作人员对利用情况进行记录，并将申请表存档。七、档案保密（一）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等敏感内容的档案。2.尚未公开的重要决策、规划、合同等文件材料。3.其他需要保密的档案信息。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，对保密档案进行单独存放，并采取加密存储、限制访问等措施。2.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在工作中接触保密档案时，应采取必要的防护措施，防止信息泄露。3.对涉及保密档案的借阅、利用等环节，应严格按照规定的程序进行审批和登记，确保保密档案的安全。4.加强对档案室的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入档案室。（三）保密教育1.定期对档案室工作人员进行保密教育，提高其保密意识和业务水平。2.对涉及保密档案的利用人员，在利用前应进行保密培训，明确保密责任和义务。3.加强对全体员工的保密宣传教育，营造保密工作的良好氛围。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定流程1.档案室工作人员对已到保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对档案清单进行审核，根据鉴定原则，对每一份档案进行逐一鉴定，确定其是否具有继续保存价值。3.鉴定小组形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，注明档案的名称、数量、保管期限、鉴定结果及处理意见等信息。4.将《档案鉴定意见书》报公司/组织领导