泰顺县档案制度管理中心

PAGE泰顺县档案制度管理中心一、总则（一）目的为加强泰顺县档案制度管理中心的规范化建设，提高档案管理工作水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本中心实际情况，制定本工作规范。（二）适用范围本规范适用于泰顺县档案制度管理中心的所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映历史事实，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，保障档案的安全。5.服务性原则：以服务为宗旨，积极开发利用档案资源，为各项工作提供有力支持。二、档案收集（一）收集范围1.文书档案：包括泰顺县档案制度管理中心在工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务档案：根据不同业务部门的工作特点，收集与之相关的业务文件、合同、协议、报表、记录等。3.人事档案：员工的个人简历、入职离职手续、考核评价、培训记录、工资福利等相关材料。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务制度等。5.声像档案：照片、录音、录像等反映本中心工作活动和历史面貌的资料。6.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据、图表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的档案移交至档案制度管理中心。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于重要的档案资料，应进行备份保存，防止数据丢失。（三）收集渠道1.内部渠道：通过各部门定期移交、工作人员主动收集等方式获取档案。2.外部渠道：与相关单位、部门进行沟通协调，收集涉及本中心的外部文件、资料等。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.组织机构分类法：根据本中心的内部组织机构设置进行分类，每个组织机构下的档案单独整理。3.问题分类法：按照档案所反映的问题进行分类，同一问题的档案集中在一起。（三）整理步骤1.装订：对纸张破损、大小不一的文件进行修补和折叠，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。2.编页号：在每份文件的正面右上角和背面左上角编写页号，以便统计和查找。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案的类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。（三）档案保护措施1.对破损、褪色的档案进行修复和复制；对字迹模糊或易褪变的档案，采取复印、扫描等方式进行处理。2.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，保持库房内清洁卫生。3.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备，设置门禁系统，严格限制无关人员进入。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本中心的相关规定提供档案利用服务。2.方便快捷原则：简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则：在确保档案安全保密的前提下，合理提供利用，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本中心内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本中心批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅、调阅档案。（三）利用手续1.本中心内部工作人员查阅、借阅档案，需填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案制度管理中心办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提交单位介绍信、查阅或借阅档案的申请函，经本中心分管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政机关查阅、调阅档案，应出具相关法律文书，经本中心负责人批准后，按照规定办理查阅、调阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案制度管理中心指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。2.历史联系原则：考虑档案与历史事件、工作活动的联系，分析其在历史研究和实际工作中的作用。3.发展变化原则：根据社会发展和工作需要的变化，适时调整档案鉴定标准。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案制度管理中心负责人、各业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责制定档案鉴定计划、组织实施鉴定工作、审定鉴定结果等。（三）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.鉴定方法：采用直接鉴定法，逐件逐页地审查档案，确定其价值和保管期限。（四）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.鉴定小组对拟鉴定档案进行审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.对确定为销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经本中心负责人批准后，进行销毁处理，并做好销毁记录。七、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确属重复、多余、不完整或无利用价值的档案。3.因保管不善等原因造成破损、变质且无法修复的档案。（二）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经本中心负责人审核签字后，报上级主管部门备案。3.选择具有资质的档案销毁服务机构，按照规定的方式和要求对档案进行销毁。销毁过程应进