农委档案管理制度

PAGE农委档案管理制度一、总则（一）目的为加强农委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，为农委各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农委机关各部门、直属单位以及下属乡镇农业相关机构在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：农委档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映农委各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存农委在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置农委设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善农委档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案整理工作，确保档案的规范化和标准化。3.对档案进行科学保管，做好档案库房的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等，确保档案的安全与完整。4.开展档案鉴定工作，定期对档案进行价值评估，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出鉴定意见，经批准后进行相应处理。5.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查找和利用。6.负责档案的统计工作，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时向上级主管部门和领导报送档案统计报表。7.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和共享利用。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高农委全体工作人员的档案意识和档案管理水平。9.为农委各项工作提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作，对利用效果进行跟踪反馈。10.参与农委重大活动、重要项目等文件材料的收集、整理和归档工作，确保相关档案资料的齐全完整。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与农委工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.农委制定的各类政策文件、规章制度、规划计划、工作总结、报告等。3.农委召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.农委在农业生产、农村建设、农民培训等业务工作中形成的文件材料，如项目申报书、实施方案、验收报告、技术资料、统计报表等。5.农委与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.农委干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。7.农委财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案。8.农委组织开展的各类农业科研、技术推广、教育培训等活动的文件材料。9.农委在对外宣传、交流活动中形成的宣传资料、图片、音像等档案。10.其他与农委工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的文件材料应按照档案管理的要求进行分类整理，便于后续的归档工作。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些重大项目、重要活动等形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门将收集整理好的文件材料定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件材料进行核对、检查，确保文件材料的质量符合要求。3.按照档案分类方案对文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案目录。4.将整理好的档案装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、年度、保管期限等信息。5.将档案上架存放，建立档案存放位置索引，便于查找和管理。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的文件集中在一起。2.机构分类法：按照农委内部的组织机构进行分类，将各部门形成的文件分别归类。3.问题分类法：按照文件反映的问题进行分类，如农业政策、农业生产、农村建设等类别。4.保管期限分类法：根据档案的价值和保管期限，将档案分为永久、长期、短期三类。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.机构代码按照农委内部各部门的代码编制，如“01”表示办公室，“02”表示农业科等。4.保管期限代码：“Y”表示永久，“C”表示长期（10年以上），“D”表示短期（10年以下）。5.流水号按照档案整理的顺序依次编号，从“001”开始。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、页数、责任者等项目。2.题名应准确反映档案的主要内容，简洁明了。3.责任者应填写文件的制发单位或个人。4.页数应填写档案的实际页数。5.档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案和电子档案同时保管的方式，确保档案的安全和完整。2.纸质档案应按照档案分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。4.建立电子档案管理制度，对电子档案的存储、传输、利用等进行规范管理，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映农委主要职能活动和历史面貌的，对农委工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是在相当长时期内对农委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对农委工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、保管期限、存放位置等信息，检查档案是否有损坏、丢失等情况。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，如对损坏的档案进行修复，对丢失的档案进行查找和补充等，并做好清查记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。2.对反映农委主要职能活动、重大决策、重要事件、农业科研成果等具有重要历史价值和现实意义的档案，应予以重点保存。3.对已过保管期限，且确无保存价值的档案，可考虑进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.将档案鉴定审批表提交档案鉴定工作小组进行审核。3.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定结论。4.对拟销毁的档案，经农委主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人和农委主管领导签字确认后，作为档案销毁的依据。3.采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，将档案销毁清册永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.农委内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅农委相关档案。3.涉及法律法规规定的档案查阅利用情况，如司法机关因办案需要查阅档案等。（二）利用方式1.查阅：农委内部工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。2.借阅：因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案编号、题名、查阅或借阅期限等信息。（四）利用反馈档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的需求和热点问题，及时调整档案管理工作。同时，对档案利用效果进行跟踪反馈，收集利用者对档案利用工作的意见和建议，不断提高档案利用服务水平。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，减少人工操作，降低档案管理成本。3.加强档案信息的安全保护，确保电子档案的安全可靠。（二）电子档案管理系统建设1.选用符合档案管理要求的电子档案管理软件，确保软件功能满足档案管理的各项业务需求。2.对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作，建立电子档案数据库，实现电子档案的规范化管理。3.将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本，与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案的一致性。4.建立电子档案的备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（三）电子档案安全管理1.加强电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限