武术部档案资料收集制度

PAGE武术部档案资料收集制度一、总则（一）目的为了加强武术部档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案资料在武术部教学、训练、比赛及管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武术部全体成员，包括教练、运动员、管理人员以及参与武术部相关活动的其他人员。（三）档案资料定义武术部档案资料是指在武术部各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于教学计划、训练方案、比赛成绩、运动员档案、教练教案、活动记录、荣誉证书等。二、档案资料收集职责分工（一）武术部办公室1.负责制定档案资料收集的总体计划和工作流程，明确各阶段的工作任务和时间节点。2.对各部门提交的档案资料进行初步审核，确保资料的完整性和规范性。3.集中保管武术部的重要档案资料，建立档案资料目录索引，方便查询和使用。4.定期对档案资料进行整理、归档和数字化处理，提高档案管理的效率和质量。（二）教练组1.负责收集与教学训练相关的档案资料，包括教学大纲、训练计划、教案、运动员训练记录等。2.对运动员的训练表现、技术进步等情况进行详细记录，并及时整理归档。3.协助办公室做好运动员档案的建立和更新工作，提供准确的运动员信息。（三）运动员管理组1.负责收集运动员的个人档案资料，包括基本信息、参赛经历、获奖情况、健康状况等。2.及时更新运动员的档案信息，确保档案资料的时效性和准确性。3.配合教练组收集运动员在比赛中的相关资料，如比赛成绩表、比赛视频等。（四）赛事活动组1.负责收集武术部组织或参与的各类比赛、表演、交流活动等相关资料，包括活动策划方案、活动通知、活动总结、比赛秩序册、成绩册等。2.对活动过程中的照片、视频、音频等资料进行收集和整理，丰富活动档案内容。3.负责与外部赛事组织方、合作伙伴等进行沟通协调，收集与武术部相关的合作协议、赛事文件等资料。三、档案资料收集范围（一）教学训练类1.武术教学大纲、教学计划、课程安排。2.教练教案，包括教学目标、教学内容、教学方法、教学步骤等。3.运动员训练计划、训练日志、训练总结。4.运动员技术档案，记录运动员的技术动作、技能水平发展情况。5.教学训练相关的教材、讲义、参考资料。（二）运动员管理类1.运动员基本信息表，包括姓名、性别、出生日期、籍贯、联系方式等。2.运动员注册登记表、参赛资格证明文件。3.运动员获奖证书、荣誉称号证书复印件。4.运动员伤病情况记录、康复治疗资料。5.运动员思想动态、学习情况等方面的记录。（三）赛事活动类1.武术比赛、表演、交流活动的策划方案、活动通知、活动总结。2.比赛秩序册、成绩册、获奖名单。3.活动现场照片、视频、音频资料。4.与赛事活动相关的合作协议、赞助合同、邀请函等文件。5.赛事活动中产生的其他重要文件和资料。（四）师资队伍建设类1.教练个人简历、资质证书、培训经历。2.教练教学成果、科研成果记录。3.教练参加学术交流活动、培训课程的相关资料。4.武术部师资队伍建设规划、年度师资培训计划。（五）行政管理类1.武术部规章制度、工作计划、工作总结。2.会议纪要、工作简报、通知公告。3.部门文件收发记录、文件传阅单。4.固定资产清单、设备采购合同、维修记录。5.对外联络函件、来访接待记录。四、档案资料收集要求（一）及时性1.各项工作完成后，相关责任人应及时将产生的档案资料收集整理，按照规定的时间节点提交给武术部办公室。2.对于时效性较强的档案资料，如比赛成绩、活动总结等，必须在规定时间内完成收集和归档，确保档案资料的真实性和准确性。（二）完整性1.收集的档案资料应全面反映武术部各项工作的开展情况，包括工作过程中的各个环节和相关细节。2.对于重要的文件、资料，应收集原件或复印件，并确保资料的完整性，不得随意删减或遗漏。3.相关的附件、图表、说明等应一并收集，与主文件配套保存。（三）准确性1.档案资料中的信息应真实、准确，数据应经过核实无误。2.文字表述应清晰、规范，避免出现错别字、语病等问题。3.涉及的人名、地名、时间、事件等应准确无误，确保档案资料的可信度。（四）规范性1.档案资料应按照统一的格式和标准进行整理，如纸张规格、字体字号、排版格式等。2.对于电子文档，应按照规定的文件名命名方式进行命名，便于识别和管理。3.资料的签字、盖章等手续应齐全，符合相关法律法规和行业标准的要求。五、档案资料收集流程（一）资料形成1.各部门和个人在开展武术部相关工作过程中，应注意及时收集和整理产生的各类档案资料，确保资料的原始性和完整性。2.对于需要多人协作完成的工作，应明确资料收集的责任人，避免出现资料遗漏或推诿现象。（二）部门初审1.各部门收集到档案资料后，应安排专人进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。2.对不符合要求的资料，应及时返回相关责任人进行补充或修改，确保资料质量。（三）提交办公室1.经部门初审合格的档案资料，由部门负责人签字后，按照规定的时间和方式提交给武术部办公室。2.提交资料时，应填写档案资料交接清单，注明资料名称、数量、提交时间等信息，双方签字确认。（四）办公室审核与整理1.武术部办公室收到各部门提交的档案资料后，进行再次审核，对不符合要求的资料及时反馈给相关部门进行整改。2.办公室按照档案资料的分类标准进行整理，对资料进行编号、编目，建立档案资料目录索引。（五）归档存储1.审核整理后的档案资料按照档案管理的要求进行归档存储，纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并做好备份。2.建立档案资料存储位置索引，方便快速查找和调阅档案资料。六、档案资料的保管与利用（一）保管期限1.武术部档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括武术部的重要规章制度、历史沿革、重大活动记录、荣誉证书等；长期保管的档案资料一般为10年以上，如教学训练计划、运动员长期档案等；短期保管的档案资料为110年，如一般性的活动通知、工作简报等。（二）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全。2.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取补救措施。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失，并做好数据安全防护工作，防止数据泄露。（三）利用规定1.武术部成员因工作需要查阅档案资料时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，到武术部办公室办理查阅手续。2.查阅档案资料时，应在办公室指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出办公室。如需复印或摘录档案资料，应经办公室负责人批准，并按照规定的程序进行操作。3.档案资料一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，必须经武术部负责人批准，并办理外借手续，限期归还。归还时应认真检查档案资料的完整性和安全性。七、档案资料的保密与销毁（一）保密规定1.武术部档案资料涉及到武术部的教学训练成果、运动员个人信息、赛事活动安排等重要信息，必须严格保密。2.接触档案资料的人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案资料的内容，不得将档案资料用于非工作目的。3.在档案资料的收集、整理、保管、利用等过程中，应采取必要的保密措施，如设置密码、限制访问权限等。（二）销毁程序1.对于保管期限已满且无保存价值的档案资料，由武术部办公室提出销毁意见，填写档案资料销毁申请表，报武术部负责人审批。2.经批准销毁的档案资料，应指定专人进行销毁，并做好销