民政档案管理制度建设

PAGE民政档案管理制度建设一、总则（一）目的民政档案是民政工作的重要组成部分，是记录民政事业发展历程、反映民政工作成果、服务社会公众的重要依据。为加强民政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织（以下简称“本单位”）民政档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则民政档案由本单位档案管理部门集中统一管理，各部门应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案管理人员应严格按照档案形成的规律和特点，及时、准确地收集各类民政档案，保证档案内容的真实、完整，不得擅自篡改、销毁档案。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为民政工作决策、业务办理、社会服务等提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门本单位设立档案管理部门，负责民政档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位民政档案管理制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管本单位各类民政档案，建立健全档案管理台账。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。5.对本单位各部门档案管理工作进行监督检查，指导档案的收集、整理、保管和利用等工作。6.依法依规提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。7.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责各部门负责本部门民政档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交档案。具体职责如下：1.明确本部门档案管理责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和归档工作。2.按照档案管理要求，对本部门形成的各类文件材料进行分类、整理，确保档案的齐全、完整。3.及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集（一）收集范围1.民政业务文件材料包括各类民政政策法规、规范性文件、工作方案、通知、报告、请示、批复等。2.会议材料本单位组织召开的各类民政工作会议的通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。3.统计报表民政业务相关的统计报表、数据资料等。4.调查研究材料民政工作调研形成的调研报告、考察报告、专题研究材料等。5.项目档案民政项目申报、实施、验收等过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、项目计划、合同协议、项目总结、验收报告等文件材料。6.人事档案与民政工作相关的人员任免、考核、培训、奖惩等人事文件材料。7.声像档案反映民政工作活动的照片、录音、录像等声像资料。8.电子档案各类民政业务系统生成的电子文件、数据信息等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成的时间顺序和内在联系，及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、损毁档案材料。对于破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。3.电子文件的收集应确保其真实性、完整性和可读性。电子文件应按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份。4.声像档案的收集应保证内容真实、图像清晰、声音完整，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。（三）收集时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成收集整理工作，并移交档案管理部门。2.重大活动、重要项目等档案，应在活动结束或项目完成后及时收集整理，移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准民政档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。1.年度按照文件材料形成的年度进行划分。2.机构（问题）按照本单位内部机构设置或民政业务问题进行分类。如办公室、社会救助科、社会事务科等机构形成的文件材料分别归类；或按照社会救助、社会福利、基层政权建设等民政业务问题进行分类。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。（三）整理方法1.文书档案整理对收集到的文书文件材料进行分类，按照分类标准确定其年度、机构（问题）和保管期限。对每份文件材料进行编号，编写页号，以固定文件的排列顺序。填写文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号、保管期限等内容。装订文件，去除文件上的金属物，采用三孔一线或缝纫机装订的方式，确保文件整齐、牢固。编制档号，档号由全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限代码、件号组成，如：[全宗号][年度][机构（问题）代码][保管期限代码][件号]。2.科技档案整理按照项目档案的形成规律，对项目文件材料进行分类整理，一般包括项目前期文件、项目实施文件、项目竣工验收文件等。建立项目档案卷内目录，详细记录每份文件材料的题名、日期、页号等信息。对项目档案进行编目，编制项目档案总目录，包括项目名称、项目编号、项目起止时间、保管期限等内容。绘制项目档案保管期限表，明确项目档案中各类文件材料的保管期限。3.会计档案整理按照会计档案的种类和形成时间，对会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类整理。会计凭证应按月装订成册，每册厚度一般不超过2厘米，并在封面上注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容。会计账簿应按年度整理，加具封面，标明账簿名称、年度、册数等信息。财务报告应按年度整理，装订成册，加盖单位公章，并注明报告名称、年度、期数等内容。编制会计档案目录，包括档案名称、年度、保管期限等内容。4.声像档案整理对声像档案进行分类，可按照内容主题、时间顺序等进行分类。为每份声像档案编写题名，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并附上文字说明。将声像档案进行数字化处理，存储在专门的存储设备中，并建立声像档案目录，记录档案编号、题名、日期、存储位置等信息。5.电子档案整理对电子文件进行分类，按照与纸质档案相同的分类标准进行划分。建立电子文件命名规则，确保文件名能够准确反映文件的内容和性质。对电子文件进行元数据著录，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于检索和利用。按照电子文件的存储格式和存储方式，将电子文件存储在服务器或存储介质上，并定期进行备份。（四）整理要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、目录清晰，便于查找和利用。2.档案整理过程中应保持文件材料的原始面貌，不得擅自更改文件内容或损毁文件。3.对于破损、褪色的文件材料，应在整理前进行修复或复制，确保档案的质量。4.整理完成的档案应及时移交档案管理部门进行保管。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管将整理好的纸质档案按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，存放整齐。定期对纸质档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。建立纸质档案借阅登记制度，详细记录借阅时间、借阅人、借阅内容等信息，确保档案的安全。2.电子档案保管采用磁盘阵列、磁带库等存储设备对电子档案进行存储，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。建立电子档案访问控制机制，设置不同的用户权限，确保电子档案的安全。定期对电子档案进行检测和维护，检查电子文件的可读性、完整性等，及时处理出现的问题。3.声像档案保管将声像档案的原始载体存放在专门的存储柜中，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。对声像档案进行定期检查，查看载体是否有损坏、老化等情况，如有问题及时进行修复或复制。对于重要的声像档案，应进行数字化备份，存储在电子存储设备中，并与原始载体同时保管。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。3.鉴定方法对保管期限已满的档案进行逐卷逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对于重要的、具有历史研究价值或仍有利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。编制档案鉴定报告，详细记录鉴定工作的过程、鉴定结果等信息，经单位领导批准后执行。4.销毁程序对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定工作小组审核签字。报经单位领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁档案时，应确保档案信息彻底消除，不得泄露档案内容。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁完毕后，将销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅民政档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅本单位民政档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅本单位民政档案。（二）利用方式1.查阅本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。上级主管部门、相关单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。司法机关、社会组织等查阅档案，需持相关法律文书或证明材料，经档案管理部门负责人审核同意后，按照规定办理查阅手续。2.借阅本单位内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体期限]天，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，检查档案完好情况，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管档案，不得