局机关档案上墙规章制度

PAGE局机关档案上墙规章制度一、总则（一）目的为加强局机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在局机关各项工作中的作用，特制定本规章制度。制定依据：本规章制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》以及相关行业标准制定，确保局机关档案管理工作合法合规。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等过程中的行为规范。任何涉及局机关档案管理工作的人员，均应严格遵守本制度。（三）基本原则1.集中统一管理原则局机关档案实行集中统一管理，由局办公室档案管理部门归口负责，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映局机关各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理和保存局机关在工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门局办公室设立档案管理部门，负责全局档案管理工作的组织、协调和指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定局机关档案管理制度并组织实施。2.负责对局机关各部门形成的档案进行集中统一收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案管理的效率和利用水平。4.定期对局机关档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。5.组织开展档案利用工作，为局机关各项工作提供档案查阅、借阅等服务。6.对局机关各部门档案管理工作进行监督检查，指导和帮助各部门做好档案管理工作。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时归档和规范管理。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等初步整理工作。2.定期将本部门整理好的档案移交局办公室档案管理部门，并办理交接手续。3.协助局办公室档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案保管场所的安全和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围局机关各部门应收集以下各类档案：1.文书档案上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报等。局机关形成的各类文件，如请示、报告、批复、函、会议纪要、工作计划、工作总结等。局机关与其他单位签订的合同、协议、意向书等。2.业务档案各类业务工作中形成的文件材料，如项目申报材料、审批文件、业务报表、调查研究报告等。业务工作中的重要会议记录、纪要、决议等。3.人事档案干部职工的履历表、登记表、任免文件、考核材料、工资变动材料等。干部职工的学历、学位、专业技术职务资格、党团关系等材料。4.财务档案财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等。固定资产购置、处置等相关文件材料。5.声像档案局机关重要活动、会议、调研等的照片、录音、录像资料。反映局机关工作成果、形象的各类宣传片、纪录片等。6.电子档案以电子形式形成的各类文件、数据、图表等，如电子公文、电子邮件、数据库文件等。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，符合档案整理要求。3.对于重要文件材料，应同时收集电子文档，并确保电子文档与纸质文档内容一致。4.各部门应定期将收集的文件材料移交局办公室档案管理部门，移交时间为每年[X]月底前。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制分类方案。对每份文件进行编号，编号应遵循唯一性原则，便于查找和管理。按照文件的形成时间顺序进行排列，编写页码。填写文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等信息。装订文件，应去除金属物，采用左侧装订方式，确保文件整齐牢固。2.业务档案根据业务工作特点和档案管理要求，制定具体的分类方案。按照业务流程和时间顺序对文件材料进行整理，同一业务项目的文件应集中排列。对业务档案进行编号、编目、装订等工作，确保档案的系统性和规范性。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、其他材料。对每份材料进行编号，填写档案目录，按照档案管理要求进行装订。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。对会计凭证进行编号、装订，会计账簿应保持完整，财务报告应加盖公章。填写财务档案目录，注明档案名称、年度、保管期限等信息。5.声像档案对照片、录音、录像资料进行分类整理，按照形成时间、内容等进行编号。填写声像档案目录，包括题名、拍摄（录制）时间、地点、人物、内容摘要等信息。对声像档案进行数字化处理，存储在专用的存储设备中，并建立相应的索引目录。6.电子档案按照电子文件管理要求，对电子档案进行分类、编号、命名等工作。建立电子档案元数据，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。定期对电子档案进行备份，存储在不同的存储介质中，并异地存放。四、档案的保管（一）保管场所1.局办公室档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案的安全和整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或维修。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年）。永久保管的档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的档案，[X]年保管期限的主要包括：本机关一般业务文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。[X]年保管期限的主要包括：本机关一般事务性文件材料；下级机关报送的短期工作规划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。2.业务档案、人事档案、财务档案等应根据其性质和特点，按照相关规定确定保管期限。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.档案应按照分类方案进行存放，标识清晰，便于查找和利用。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人、档案管理部门负责人及相关业务部门人员组成。鉴定工作小组负责对局机关档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和局机关档案管理实际情况，对档案进行全面审查。2.审查档案的内容是否重要、是否具有查考利用价值、是否涉及保密事项等。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以鉴定销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁价值。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、文号、责任者等信息。4.销毁清册经局办公室负责人审核批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。3.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用范围1.局机关工作人员因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅局机关档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行利用。（二）利用手续1.局机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、年度范围、利用目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅局机关档案，应提前向局办公室提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等信息，经局办公室负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并办理查阅登记手续。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。3.档案查阅、借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。