开发商档案管理制度

PAGE开发商档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和开发。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作，集中保管公司各类档案，并提供档案查阅、利用等服务。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。5.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案管理人员进行培训和考核。6.负责公司档案的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。（二）各部门各部门负责本部门工作中形成的各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，并指定专人作为兼职档案管理人员，负责本部门档案的日常管理。其主要职责包括：1.按照公司档案管理的要求，负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期向综合管理部移交归档。2.指导和督促本部门员工做好文件材料的收集、整理工作，确保文件材料的齐全、完整。3.协助综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等，行政公文、会议纪要、工作计划、总结等。2.人力资源类：包括员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、福利、保险、劳动合同、离职等相关文件，员工档案、人事档案等。3.财务审计类：包括财务预算、决算、报表、凭证、账簿等，审计报告、审计计划、审计工作底稿等。4.市场营销类：包括市场调研、市场策划、广告宣传、销售合同、客户资料等。5.工程管理类：包括项目立项、可行性研究报告、规划设计、工程预算、工程招标、工程合同、工程施工、工程验收等相关文件，工程图纸、技术资料、质量检验报告等。6.成本控制类：包括成本预算、成本核算、成本分析、成本控制措施等相关文件。7.法务合规类：包括法律事务处理文件、合同审查意见、合规检查报告等，公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。8.企业文化类：包括公司文化建设规划、企业文化活动方案、企业宣传资料、员工手册等。9.信息化管理类：包括信息化建设规划、信息系统开发文档、信息系统运维记录、网络安全管理文件等。10.其他类：不属于以上九类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：按照档案分类的顺序，每类档案赋予一个两位数字代码，如行政管理类为“01”，人力资源类为“02”等。2.年度：采用公元纪年，取四位数字，如“2023”表示2023年度。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，赋予一个四位数字流水号，如“0001”“0002”等。例如，2023年度行政管理类的第一份档案编号为“0120230001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录像等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类文件，如行政公文、会议纪要、工作计划、总结、报告、合同、协议、报表等。3.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司各项工作的记录、统计报表、财务凭证等。5.公司组织的各类活动的文件、资料、照片、录像等。6.员工个人在工作中形成重要文件、成果、荣誉证书等。7.其他与公司工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案管理人员应定期对本部门的文件材料进行收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可利用性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理原则如下：1.遵循文件材料的自然形成规律，按照文件的时间顺序、重要程度等进行排列。2.同一事由的文件材料应集中在一起，按照文件的形成先后顺序排列。3.不同事由的文件材料应分开排列，不得混淆。4.对于具有保存价值的文件材料，应进行分类、编号、编目等整理工作，使其系统化、规范化。（四）整理方法1.纸质文件的整理：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类，每类文件按顺序排列，编上页码，并填写文件目录。文件目录应包括文件编号、文件题名、日期、页数、保管期限等内容。2.电子文件的整理：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子文件夹，并按照文件的形成先后顺序进行命名。电子文件应进行备份，确保文件的安全性和完整性。3.照片、录像等声像档案的整理：照片应按照拍摄时间、地点、内容等进行分类，编写照片说明，并注明拍摄者、拍摄时间等信息。录像应按照录制时间、内容等进行分类，编写录像说明，并注明录制者、录制时间等信息。声像档案应进行数字化处理，存储在电子存储设备中，并建立相应的目录索引。五、档案的归档与保管（一）归档期限各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的各类档案整理完毕，并向综合管理部移交归档。对于一些重要的、时效性较强的档案，应及时归档。（二）归档要求1.各部门移交的档案应符合档案整理的要求，文件材料应齐全、完整，分类准确，编号规范，编目清晰。2.档案移交时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、文件题名、日期、页数、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.综合管理部在接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行检查，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、公司重大事件记录、重要合同协议等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年至50年。如公司年度工作计划、总结、财务报表、一般合同协议等。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下至15年。如公司一般性文件、临时性通知、短期工作计划及总结等。（四）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案应存储在专门的电子存储设备中，并进行备份。电子存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全性和完整性。同时，应建立电子档案目录索引，便于查找和利用。3.声像档案应按照类别、年度等进行分类存放，并建立相应的目录索引。声像档案应进行数字化处理，存储在电子存储设备中，同时保留原始载体，以便长期保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并填写档案查阅申请表，经公司分管领导批准后，到综合管理部查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。3.涉及公司机密的档案，未经公司董事长批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，经批准后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅人姓名、查阅日期、查阅内容、查阅期限等信息。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经综合管理部档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复印或摘录手续。4.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还综合管理部档案管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。（三）利用规定1.公司内部员工利用档案应严格遵守公司的保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。2.公司外部单位或个人利用档案应按照约定的用途使用档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。如需将档案用于公开出版、发表等用途的，应经公司书面同意，并按照国家有关规定办理相关手续。3.档案利用过程中如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告综合管理部，并按照规定进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及兼职档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定内容档案鉴定工作应根据档案的保管期限、价值大小等进行全面审查，确定档案的存毁。鉴定内容包括：1.是否仍具有查考利用价值。2.是否已超过保管期限。3.是否重复或已无保存必要。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案管理人员根据档案清单，对档案进行初步审核，提出存毁意见。3.档案鉴定工作小组召开会议，对档案管理人员提出的存毁意见进行审议，形成鉴定结论。4.对确定销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、文件题名、日期、页数、保管期限等内容，并经档案鉴定工作小组组长签字确认。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.档案销毁时，应填写档案销毁记录，记录应包括档案销毁日期、档案编号、文件题名、销毁方式等内容，并由档案鉴定工作小组组长及监销人签字确认。3.档案销毁记录应与档案销毁清单一并归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、文件题名、日期、页数、保管期限、密级等内容。2.档案查询功能：提供多种查询方式，如按档案编号、文件题名、日期、保管期限等进行查询，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅功能：实现档案借阅申请、审批、登记等流程的信息化管理，提高档案借阅工作效率。