建立合同档案管理制度

PAGE建立合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护公司合法权益，提高公司管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中签订的各类合同档案的管理。包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则合同档案由公司统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则按照合同的类别、性质、时间等因素进行分类，便于档案的查找和利用。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止合同档案的泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则充分发挥合同档案的作用，为公司的决策、经营、管理等提供有力支持。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门合同档案的收集、整理、归档等工作。3.负责合同档案的集中保管，建立合同档案数据库，实现档案的信息化管理。4.按照规定的期限保管合同档案，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。5.负责合同档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步归档。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）合同审批部门职责1.负责对合同进行审批，确保合同内容符合法律法规和公司规定。2.在合同审批过程中，形成的相关文件和资料，由审批部门负责收集、整理，并在合同签订后[X]个工作日内移交档案管理部门。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本及附件。2.合同审批文件：如立项审批表、合同审批单、法律意见书等。3.合同履行过程中的相关文件：如补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。4.与合同有关的其他资料：如招投标文件、资质证明、担保文件等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后及时收集相关资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.对于合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等，应在协议签订后[X]个工作日内收集并移交档案管理部门。3.涉及多个部门的合同，由主办部门负责收集整理相关资料，并及时移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类编号按照合同的类别、性质等因素进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等，并为每一类合同编制相应的编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。2.装订成册将合同文本及相关资料按照一定的顺序排列，左侧装订成册，并在每册首页编制目录。目录应详细列出合同名称、编号、签订日期、当事人、合同主要内容等信息。3.编制卷内备考表在每册合同档案的末尾编制卷内备考表，注明该卷档案的整理情况、缺损情况、保管期限等信息。四、合同档案的归档与保管（一）归档流程1.合同承办部门在合同签订后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的合同档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时通知合同承办部门进行补充或更正。3.审核无误后，档案管理部门将合同档案进行归档，并在档案管理系统中录入相关信息，建立合同档案数据库。（二）保管期限合同档案的保管期限根据国家有关法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的合同档案，如金额较小的买卖合同、短期租赁合同等。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要的合同档案，如金额较大的买卖合同、长期租赁合同、技术合同等。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、具有长期法律效力的合同档案，如公司的战略合作协议、重大投资合同等。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照类别、编号、保管期限等顺序排列存放，便于查找和利用。3.定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有破损、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施。4.对电子合同档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的合同名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供查阅服务。3.涉及公司重大权益、商业秘密等重要合同档案的查阅，需经公司分管领导批准。（二）查阅方式1.档案管理部门应提供专门的查阅场所，配备必要的查阅设备，如电脑、打印机等，方便查阅人员查阅合同档案。2.查阅人员应在档案管理部门指定的范围内查阅合同档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理。3.查阅人员应爱护合同档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅的合同名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.涉及公司重大权益、商业秘密等重要合同档案的借阅，需经公司分管领导批准。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借他人或用于非工作目的。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还合同档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。3.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对超过保管期限的合同档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应由档案管理部门、合同承办部门、法务部门等相关人员组成，根据合同档案的内容、性质、历史价值等因素，确定档案是否仍具有保存价值。3.对于仍具有保存价值的合同档案，应重新确定保管期限，并继续进行保管；对于不具有保存价值的合同档案，应编制《合同档案销毁清单》。（二）销毁流程1.《合同档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁合同档案时，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销