落实档案管理相关制度

PAGE落实档案管理相关制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。本制度旨在规范公司/组织档案管理工作流程，提高档案管理水平，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。档案管理部应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理相关制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集、整理、归档负责收集公司/组织各部门在工作活动中形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、归档，确保档案的系统性和完整性。3.档案的保管和保护建立档案库房，配备必要的档案保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。定期对档案进行检查、维护，防止档案损坏、丢失。4.档案的检索和利用建立档案检索系统，为公司/组织各部门及员工提供档案查阅服务。根据工作需要，及时准确地提供档案资料，提高档案的利用效率。5.档案的鉴定和销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。7.业务指导和培训对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案涵盖科研项目、工程建设、设备仪器等方面的技术文件、图纸、资料等。3.人事档案包含员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资等档案材料。4.财务档案涉及会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.业务档案根据公司/组织业务特点，收集与业务活动相关的合同、协议、订单、客户资料、市场调研等档案。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集人员应严格按照档案收集范围，认真收集各类档案，不得遗漏重要文件。3.对收集到的档案，应进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。（三）档案整理原则1.遵循档案形成规律按照档案形成的时间顺序、来源、内容等特征进行整理，保持档案之间的有机联系。2.分类科学合理根据档案的性质、内容、载体等因素，制定科学合理的分类方案，便于档案的管理和利用。3.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和借阅，提高档案的管理效率和使用价值。（四）档案整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将每年形成的文书档案，先按保管期限分为永久、长期、短期三类，再按机构（问题）进行分类，最后按顺序编号装订。2.科技档案整理根据科技项目的性质和特点，采用项目分类法进行整理。将每个科技项目的相关文件、图纸、资料等集中在一起，按项目进展阶段或文件形成时间顺序排列，编号装订，并编制项目档案目录。3.人事档案整理按照干部档案管理规定，对人事档案进行分类整理。将员工档案材料分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、其他材料。每类材料再按时间顺序排列，编号装订，并建立人事档案索引。4.财务档案整理按照会计档案管理办法，对财务档案进行整理。将会计凭证按月装订成册，会计账簿按年整理归档，财务报表按年度分类保管，并编制财务档案目录。5.业务档案整理根据业务档案的特点，采用业务流程分类法或客户分类法进行整理。将与业务活动相关的档案材料，按业务流程或客户类别进行分类，编号装订，并建立业务档案索引。四、档案的归档与保管（一）档案归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.人事档案应在员工离职后一个月内完成归档。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门归档。5.业务档案应根据业务活动的实际情况，及时归档，确保档案的时效性。（二）档案归档程序1.各部门档案收集人员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对档案进行再次审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核合格的档案，按照档案分类方案进行分类、编号，编制档案目录，并录入电子档案管理系统登记。4.将档案装入档案盒，填写档案盒封面和脊背信息，上架存放。（三）档案保管要求1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。2.档案存放方式档案应分类存放，排列有序。同一类档案应按照保管期限、年度等顺序依次排列，便于查找和管理。3.档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。4.档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理，并做好检查记录。5.档案维护与修复对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行维护与修复。修复档案应遵循保持原貌、最小干预的原则，确保档案的真实性和完整性。五、档案的检索与利用（一）档案检索工具建设1.编制档案目录档案管理部门应根据档案分类方案，编制各类档案的目录，包括纸质目录和电子目录。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息，便于档案的查找。2.建立电子检索系统利用信息技术，建立电子档案检索系统。通过录入档案目录信息，实现档案的快速检索和查询。电子检索系统应具备多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，提高检索效率。（二）档案利用流程1.利用申请公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案利用申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审批档案管理部门收到利用申请表后，对申请进行审核。对于涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织保密部门审批同意后方可查阅。3.查阅服务档案管理部门根据审批结果，为利用者提供档案查阅服务。利用者应在档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.归还登记利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门对归还的档案进行检查，确认无误后，办理归还登记手续。（三）档案利用限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经公司/组织批准，不得对外提供查阅、复印或摘录。2.档案利用者应遵守档案管理规定，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.利用档案开展研究、编史修志等工作，如需引用档案内容，应注明档案来源，不得歪曲、篡改档案原意。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）档案鉴定标准1.保管期限鉴定根据国家有关规定和公司/组织实际情况，结合档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限。2.存毁价值鉴定对已到保管期限的档案，从档案的内容、形式、载体等方面进行全面分析，判断其是否仍有保存价值。对无保存价值的档案，应予以销毁。（三）档案鉴定程序1.初步筛选档案管理部门按照档案保管期限，对到期档案进行初步筛选，列出拟鉴定档案清单。2.鉴定工作档案鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁价值，并形成鉴定意见。3.审批鉴定意见经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织分管领导审批。4.销毁登记对批准销毁的档案，档案管理部门应进行详细登记，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。（四）档案销毁方式1.纸质档案销毁采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。销毁过程应在档案管理部门指定的地点进行，并有专人监督，确保档案彻底销毁。2.电子档案销毁对电子档案进行物理删除或格式化处理，并进行数据覆盖，确保电子档案信息无法恢复。（五）档案销毁记录档案管理部门应将档案销毁情况记录在案，包括销毁清单、销毁过程记录、审批文件等，并存档备查。七、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.系统功能需求电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、利用、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化、自动化。2.系统选型与实施根据公司/组织实际情况，选择合适的电子档案管理系统，并组织实施。在系统实施过程中，应做好数据迁移、系统测试、用户培训等工作，确保系统顺利上线运行。（二）电子档案收集与整理1.电子档案收集范围与纸质档案收集范围相对应，包括公司/组织各部门形成的各类电子文件、数据、图表等。2.电子档案整理要求按照电子档案管理系统的要求进行整理，确保电子档案的格式规范、命名准确、元数据完整。对电子档案进行分类、编号，建立电子档案目录，并与纸质档案目录相对应。（三）电子档案存储与备份1.存储方式采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全可靠。2.备份策略制定电子档案备份策略，定期对电子档案进行全量备份和增量备份。备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。（四）电子档案安全管理1.用户权限管理设置不同的用户角色和权限级别，对电子档案的访问进行严格控制。只有经过授权的人员才能访问相应的电子档案，确保电子档案信息