档案管理工作规章制度

PAGE档案管理工作规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁弄虚作假、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在生产经营、行政管理、技术研发等活动中形成的各类档案，确保档案资料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门作为档案管理部门，负责公司档案管理工作的具体实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存储环境安全可靠。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，为公司各项工作提供档案支持。7.加强与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的沟通协调，及时报送档案工作信息。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理员各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展档案管理相关工作。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理，确保文件材料齐全完整。2.按照公司档案分类方案，对本部门档案进行分类整理，编制档案目录。3.将整理好的档案及时移交公司档案管理部门，并办理交接手续。4.负责本部门档案的日常保管和利用工作，做好档案的借阅登记和归还工作。（三）档案管理工作领导小组公司成立档案管理工作领导小组，由公司领导担任组长，各部门负责人为成员。其主要职责包括：1.研究决定公司档案管理工作的重大事项，制定档案管理工作发展规划和年度工作计划。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。3.对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作各项规章制度的贯彻执行。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类，每大类下再根据档案内容和性质进行细分。具体分类如下：1.文书档案上级文件：党和国家机关、上级主管部门下发的各类文件。公司文件：公司制发的各类文件，包括决定、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。部门文件：各部门形成的文件材料。会议文件：公司各类会议形成的文件、记录、纪要等。其他文件：不属于以上分类的其他文书材料。科技档案科研项目档案：公司承担的科研项目全过程形成的文件材料，包括项目立项、研究、试验、验收等各个阶段的资料。产品档案：公司产品设计、开发、生产、销售等过程中形成的文件材料，如产品图纸、技术标准、工艺文件、质量检验报告等。设备档案：公司各类设备的购置、安装、调试、运行、维护、报废等过程中形成的文件材料，包括设备说明书、操作规程、维修记录等。基本建设档案：公司基本建设项目从项目规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工决算报告等。会计档案会计凭证：公司财务部门在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭证和记账凭证。会计账簿：公司财务部门按照会计科目开设的，由具有一定格式、相互联系的账页所组成，用来序时、分类地全面记录公司经济业务的簿籍。财务报告：公司财务部门定期编制的，反映公司某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。其他会计资料：公司财务部门在会计核算过程中形成的其他具有保存价值的资料，如银行对账单、税务申报表、财务审计报告等。人事档案员工履历档案：记录员工个人基本情况、教育经历、工作经历等信息的档案材料。员工考核档案：员工年度考核、绩效考核等形成的档案材料。员工培训档案：员工参加各类培训的记录、证书等档案材料。员工奖惩档案：员工获得的奖励、处罚等相关档案材料。劳动合同档案：公司与员工签订的劳动合同及相关协议等档案材料。其他人事档案：不属于以上分类的其他人事档案材料。业务档案市场营销档案：公司市场营销活动中形成的文件材料，如市场调研报告、销售合同、客户资料等。生产管理档案：公司生产过程中形成的文件材料，如生产计划、生产调度记录、质量控制文件等。质量管理档案：公司质量管理体系运行过程中形成的文件材料，如质量手册、程序文件、质量检验报告等。物资管理档案：公司物资采购、库存管理、物资调配等过程中形成的文件材料，如采购合同、物资入库单、出库单等。其他业务档案：不属于以上分类的其他业务档案材料。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案赋予唯一的编号。档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示各类档案，如“WS”表示文书档案，“KJ”表示科技档案，“KJ”表示会计档案，“RS”表示人事档案，“YW”表示业务档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第一份文书档案编号为“2023WS001”，2023年形成的第一份科技档案编号为“2023KJ001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门档案管理员负责本部门档案的收集工作，应按照档案形成的规律和特点，及时、全面地收集各类文件材料。2.公司员工在工作中形成的文件材料，应及时交本部门档案管理员进行整理，不得据为己有或擅自销毁。3.对于外来文件，如上级主管部门下发的文件、合作单位提供的文件等，由相关部门负责接收，并及时移交档案管理部门进行登记和整理。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利开展。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.文书档案整理按照《归档文件整理规则》的要求进行，采用年度保管期限机构（问题）分类法，对归档文件进行装订、分类、编号、编目、装盒等操作。3.科技档案整理按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定进行，根据科技档案的种类和特点，分别采用项目分类法、型号分类法、专业分类法等进行分类整理，并编制卷内目录、备考表、案卷封面等。4.会计档案整理按照《会计档案管理办法》的要求进行，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别整理成册，并编制会计档案目录。5.人事档案整理按照《干部人事档案工作条例》的规定进行，对员工履历、考核、培训、奖惩、劳动合同等档案材料进行分类整理，建立员工人事档案。6.业务档案整理按照公司业务特点和档案管理要求进行，对市场营销、生产管理、质量管理、物资管理等业务活动中形成的文件材料进行分类整理，确保档案资料的完整和有序。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案存储环境安全可靠。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，满足档案保管的需要。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案上架排列1.档案上架应按照档案编号顺序进行排列，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）分类顺序上架排列，同一保管期限的档案按照机构（问题）顺序排列。3.科技档案应按照项目、型号、专业等分类顺序上架排列，同一项目或型号的档案按照文件形成的先后顺序排列。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别顺序上架排列，同一类别的档案按照时间顺序排列。5.人事档案应按照员工姓名拼音顺序上架排列，同一员工的档案按照履历、考核、培训、奖惩、劳动合同等类别顺序排列。6.业务档案应按照业务类别顺序上架排列，同一业务类别的档案按照文件形成的先后顺序排列。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，各类档案保管期限如下：1.文书档案永久保管：公司制发的重要文件、会议纪要、年度总结、财务审计报告等。30年保管：一般性文件、通知、报告等。10年保管：临时性文件、便函等。2.科技档案永久保管：科研项目成果报告、产品定型文件、设备改造图纸等。30年保管：科研项目阶段性报告、产品设计初稿、设备维修记录等。10年保管：一般性技术文件、工艺卡片等。3.会计档案永久保管：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。30年保管：会计凭证、会计账簿等。10年保管：月度、季度财务报告等。4.人事档案永久保管：员工履历、考核、奖惩等重要档案材料。30年保管：员工培训记录、劳动合同等档案材料。10年保管：一般性人事文件等。5.业务档案永久保管：重大业务活动记录、重要客户资料等。30年保管：一般性业务合同、业务报表等。10年保管：临时性业务文件等。（四）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，并提出改进措施和建议。六、档案的利用（一）档案借阅1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号及借阅目的，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在档案借阅登记薄上登记。3.借阅档案一般不得带出档案库房，确因工作需要带出的，须经档案管理部门负责人批准，并限期归还。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅人员应按时归还档案，如需续借，应在到期前办理续借手续。（二）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门查阅，档案管理部门应提供必要的查阅条件和服务。2.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记薄上登记，注明查阅档案的名称、编号、查阅时间及查阅人员姓名等信息。3.查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自将档案带出查阅室，不得在查阅室内吸烟、饮食、喧哗等，保持查阅室安静整洁。4.查阅人员如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）档案出具证明1.公司员工因工作需要，要求档案管理部门出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明出具证明的内容、用途及相关事项，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理出具证明手续。2.档案管理部门对《档案证明申请表》进行审核，根据档案内容如实出具证明，并在档案证明上加盖档案管理部门印章。3.档案证明应一式两份，一份交申请人，一份存档备查。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，相关部门档案管理员及业务骨干为成员。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应