民非企档案管理制度范本

PAGE民非企档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强本民办非企业单位（以下简称“民非企”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本民非企各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作由综合管理部门统一负责，对各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则。确保档案内容真实反映本民非企的工作实际情况。3.完整性原则。全面收集和整理与本民非企工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则。建立科学合理的档案管理体系，提高档案的检索效率和利用价值，方便员工查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本民非企档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定本民非企各类档案，编制档案检索工具，建立档案数据库，提高档案管理的信息化水平。3.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，根据工作需要，及时为各部门和员工提供档案信息支持。4.负责对本民非企各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。5.负责档案的安全保管工作，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全完整，并按照规定时间将档案移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.严格遵守本民非企档案管理制度，对本部门产生的档案进行规范整理和妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括本民非企的章程、登记证书、组织机构代码证、税务登记证、年度检查报告、变更登记材料、会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表、财务审计报告、人事档案等。2.业务活动类档案：包括项目申报材料、项目合同、项目实施计划、项目验收报告、业务往来信函、客户资料、业务成果、培训资料、学术交流材料等。3.财务资产类档案：包括财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告、资产清查报告、固定资产台账、无形资产登记等。4.党群工作类档案：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。5.其他类档案：包括本民非企获得的荣誉证书、奖励文件、捐赠协议、合作协议、法律事务文件等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。3.对收集到的档案应进行初步整理，按照文件材料的形成时间、内容性质等进行分类，剔除重复、无用的文件材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理类、业务活动类、财务资产类、党群工作类、其他类等五大类，每大类下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如2023XM001，表示2023年业务活动类第1份档案。3.装订：对纸张较小或零散的文件材料应进行粘贴或装订，使其整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：本民非企章程、登记证书、组织机构代码证、税务登记证等重要文件材料。年度检查报告、变更登记材料、注销登记材料等重要档案。财务审计报告、财务预算、决算报告等重要财务档案。涉及本民非企重大权益、重要资产处置、重大诉讼等方面的文件材料。本民非企获得的省部级以上荣誉证书、奖励文件等。2.定期保管30年的档案：行政管理类中的一般性文件材料，如工作计划、总结、统计报表等。业务活动类中的一般性项目申报材料、业务往来信函等。党群工作类中的一般性文件材料。3.定期保管10年的档案：行政管理类中的临时性文件材料，如会议通知、一般性工作安排等。业务活动类中的一般性培训资料、学术交流材料等。（二）保管方式1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，按照保管期限、类别等进行排列，便于查找和管理。3.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。4.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的正常运行。（三）档案的数字化1.为提高档案管理的效率和利用价值，逐步推进档案的数字化工作。对重要档案和利用率较高的档案应优先进行数字化处理。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案同步整理、同步保管，并建立相应的索引和目录。3.加强对数字化档案的管理，确保数字化档案的安全存储和有效利用。建立数字化档案的访问权限管理制度，严格控制对数字化档案的访问。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本民非企员工因工作需要查阅档案的，可直接到综合管理部门办理查阅手续。查阅一般性档案应经部门负责人批准，查阅重要档案应经本民非企负责人批准。2.外单位因工作需要查阅本民非企档案时，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间等，经本民非企负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案应经上级主管部门批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经本民非企负责人批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案编号（或题名）、查阅目的、查阅时间等内容，并签字确认。2.综合管理部门档案管理人员根据查阅人填写的申请表，对查阅档案的权限进行审核，符合查阅条件的，予以批准。3.档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人按照规定查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。4.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.本民非企员工因工作需要借阅档案的，可直接到综合管理部门办理借阅手续。借阅一般性档案应经部门负责人批准，借阅重要档案应经本民非企负责人批准。2.外单位因工作需要借阅本民非企档案时，应持单位介绍信，注明借阅目的、范围和时间等，经本民非企负责人批准后，方可借阅。借阅重要档案应经上级主管部门批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经本民非企负责人批准，不得借阅。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案编号（或题名）、借阅目的、借阅时间等内容，并签字确认。2.综合管理部门档案管理人员根据借阅人填写的申请表，对借阅档案的权限进行审核，符合借阅条件的，予以批准。3.档案管理人员根据借阅申请表，为借阅人提供相应的档案，并办理借阅登记手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案编号、题名、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等内容。4.借阅人应在规定的借阅时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理人员应及时催还。5.借阅人归还档案时应保持档案的完整和整洁，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人和档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对本民非企档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容性质、保管期限等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的存毁价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及本民非企的重要权益、法律纠纷等。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行鉴定，确保档案的安全。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经本民非企负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。2.档案统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。统计报表应定期报送本民非企负责人和上级主管部门。（二）移交工作1.本民非企因机构