档案利用制度500

PAGE档案利用制度500一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的管理，充分发挥档案的作用，规范档案利用行为，保障档案的安全与完整，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案利用方面的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案利用活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案利用合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.服务高效原则：以满足公司/组织各项工作需求为出发点，提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案利用范围（一）公司/组织内部工作需要1.为公司/组织决策、管理、运营等提供参考依据，查阅各类文件、合同、报表等档案资料。2.支持各部门日常工作开展，如项目申报、业务流程优化、绩效考核等所需的档案查询。3.满足员工培训、学习、研究等个人发展需求，查阅相关业务档案、技术资料等。（二）外部单位或个人利用1.在法律法规允许的范围内，应政府部门、司法机关等要求，提供相关档案作为证明材料或参考依据。2.因合作、交流等事宜，经公司/组织批准，向合作伙伴、客户等提供必要的档案信息，但需严格履行审批手续，确保档案信息安全。三、档案利用流程（一）内部利用流程1.申请员工因工作需要利用档案，应填写《档案利用申请表》，详细注明利用档案的目的、内容、用途、所需档案名称及数量等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。2.审批经部门负责人审核通过后，申请表流转至档案管理部门。档案管理部门对申请进行进一步审批，重点审查申请事项是否符合档案利用范围及相关规定，申请档案的密级与利用目的是否匹配等。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需报公司/组织分管领导审批。3.查阅审批通过后，档案管理人员根据申请表所列内容，在档案库房中查找相应档案，并将档案调至专门的查阅区域。员工在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损等。如需复印、拍照等，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定的程序和要求进行操作。4.归还查阅完毕后，员工应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员要认真核对归还档案的数量、完整性及整洁度等，确保档案完好无损。档案管理人员在确认档案归还无误后，在《档案利用申请表》上记录归还时间，并将申请表存档。（二）外部利用流程1.申请因外部单位或个人需要利用本公司/组织档案，由相关业务部门提出申请，填写《档案外部利用申请表》，详细说明利用单位或个人的基本情况、利用目的、所需档案内容及用途等。申请部门负责人对申请进行初审，签署意见后提交至公司/组织办公室。2.审批公司/组织办公室对申请进行全面审核，重点审查利用单位或个人的资质、利用目的的合法性、对档案安全的影响等。对于涉及重要档案或可能影响公司/组织利益的外部利用申请，需报公司/组织领导班子集体研究决定是否批准。经审批同意后，办公室向档案管理部门下达《档案提供利用通知书》，明确提供档案的具体范围、方式、期限等要求。3.提供利用档案管理部门根据《档案提供利用通知书》的要求，对所需档案进行整理、审核，确保提供的档案准确无误、符合规定。对于提供给外部单位或个人查阅的档案，档案管理部门应采取必要的安全保密措施，如限定查阅范围、指定专人陪同、要求签署保密协议等。如需复制档案，应按照规定的格式和数量进行，并在复印件上加盖公司/组织印章。4.跟踪与回收在档案提供利用期间，档案管理部门要对利用情况进行跟踪检查，确保利用单位或个人按照规定使用档案，不发生违规行为。利用期限届满后，档案管理部门应及时收回提供利用的档案，并进行清点、核对，确保档案完整归还。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究相关责任。四、档案利用权限（一）不同密级档案利用权限1.绝密级档案：原则上仅限公司/组织高层管理人员因重大决策等特殊需要查阅，且必须经公司/组织最高领导批准，并在严格的保密环境下进行。严禁对外提供。2.机密级档案：公司/组织中层以上管理人员及相关业务部门负责人因工作需要可查阅，但需经公司/组织分管领导审批。对外提供需报公司/组织主要领导批准。3.秘密级档案：公司/组织员工因工作需要可查阅，由所在部门负责人审核，档案管理部门审批。对外提供需经公司/组织办公室审核，分管领导批准。（二）特殊档案利用权限1.涉及知识产权、商业秘密等特殊档案，其利用权限按照公司/组织相关保密规定执行，严格限制知悉范围，防止信息泄露。2.历史档案、珍贵档案等，如需利用，应进行专门登记，并根据档案价值和重要性，确定相应的利用级别和审批程序。五、档案利用安全与保密（一）安全保障措施1.档案查阅场所应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全。2.档案管理人员应定期对档案查阅场所进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。3.在档案利用过程中，如遇突发事件（如火灾、水灾等），档案管理人员应立即采取应急措施，保护档案安全，并及时向上级报告。（二）保密要求1.所有参与档案利用活动的人员，包括档案管理人员、查阅人员等，均需严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理人员在提供档案利用服务时，应根据档案密级和利用目的，合理控制查阅范围，不得擅自扩大知悉人员。3.查阅人员不得将档案带出规定的查阅场所，如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。4.严禁在未采取保密措施的情况下，通过互联网、电子邮件等方式传输档案信息。六、档案利用监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，检查档案利用申请、审批、查阅、归还等环节的执行情况，及时发现并纠正存在的问题。2.公司/组织内部审计部门应定期对档案利用制度的执行情况进行审计监督，重点审查档案利用的合规性、安全性及效益性等，对发现的违规行为提出整改意见，并追究相关责任。（二）外部监督1.接受政府档案行政管理部门、行业监管部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供档案利用情况及相关资料。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，公司/组织应认真研究，及时整改，不断完善档案利用制度和管理工作。七、档案利用违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅、利用档案。2.超出规定范围查阅、利用档案。3.擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.泄露档案内容，造成档案信息安全事故。5.违反档案利用安全保密规定，如将档案带出查阅场所、在非保密环境下传输档案信息等。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，如未按规定填写申请表、查阅后未及时归还档案等，档案管理部门应给予口头警告，并要求当事人立即改正。2.对于一般违规行为，如未经审批查阅档案、超出范围利用档案等，公司/组织将视情节轻重，给予当事人批评教育、通报批评、扣发绩效奖金等处理，并责令其采取措施消除违规行为造成的影响。3.对于严重违规行为，如擅自涂改档案、泄露档案机密等，公司/组织将依法依规追究当事人的责任，包括解除劳