公司合同管理保密制度

公司合同管理保密制度一、公司合同管理保密制度

（一）总则

公司合同管理保密制度旨在规范公司合同文件的保密工作，确保公司商业秘密、技术秘密以及其他敏感信息的安全，防止信息泄露对公司造成损害。本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、临时员工、实习生以及外部合作伙伴。公司所有员工应当严格遵守本制度，履行保密义务，维护公司利益。

（二）保密信息的界定

1.公司商业秘密包括但不限于客户信息、供应商信息、产品技术参数、研发数据、经营策略、财务数据等。

2.公司技术秘密包括但不限于专利技术、非专利技术、技术诀窍、设计图纸、工艺流程等。

3.公司其他敏感信息包括但不限于内部会议记录、员工个人信息、公司内部文件、电子邮件、即时通讯记录等。

4.上述信息无论以何种形式存在，包括纸质文件、电子文件、口头传达等，均属于保密信息范畴。

（三）保密责任

1.公司所有员工在接触、知悉、使用保密信息时，应当明确其保密性质，并采取必要的保密措施。

2.员工在签署合同、处理业务过程中，应当严格保守保密信息，不得以任何形式泄露给无关人员。

3.员工离职时，应当交还所有包含保密信息的文件、资料，并签署保密协议，继续履行保密义务。

4.公司对违反保密制度的行为，将依法依规进行处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

（四）保密措施

1.公司应当建立保密文件管理制度，对保密文件进行编号、登记、存档，并指定专人负责。

2.保密文件应当存放于安全地点，禁止无关人员随意取用。公司应当采取物理隔离、技术防护等措施，确保保密文件安全。

3.公司网络系统应当设置访问权限，对敏感信息进行加密存储，防止信息泄露。

4.员工在处理保密信息时，应当使用公司提供的计算机、网络设备，禁止使用个人设备进行操作。

5.公司应当定期对员工进行保密培训，提高员工的保密意识和技能。

（五）保密协议

1.公司与员工、合作伙伴签订合同时，应当明确保密条款，约定双方的保密责任和义务。

2.员工在入职时，应当签署保密协议，承诺保守公司秘密。离职时，应当签署保密解除协议，明确保密期限和责任。

3.合作伙伴在合作过程中，应当遵守公司保密制度，不得泄露公司秘密。公司应当对合作伙伴进行保密培训，确保其履行保密义务。

（六）保密监督

1.公司设立保密委员会，负责监督保密制度的执行，处理保密事务。

2.保密委员会定期对公司保密工作进行检查，发现隐患及时整改。

3.员工发现保密信息泄露或存在泄露风险时，应当立即向保密委员会报告，公司应当及时采取措施，防止信息泄露。

（七）附则

1.本制度由公司法律事务部负责解释，自发布之日起施行。

2.公司根据实际情况，对本制度进行修订和完善。

二、公司合同管理保密制度的具体执行细则

（一）合同文件的保密管理

1.合同文件的创建与审批

公司所有合同文件在创建初期即应明确其保密性质。业务部门在起草合同时，需对合同内容进行初步评估，判断其中是否包含保密信息。评估结果需在合同草案中注明，并随合同一同提交审批。审批部门在审核合同时，需重点关注合同中的保密条款是否完善，是否覆盖了所有需要保密的内容。对于涉及公司核心商业秘密或技术秘密的合同，审批流程应更加严格，必要时需提交保密委员会进行专项审查。

2.合同文件的印制与分发

合同文件在印制前，应由专人进行编号登记，并存放于保密文件柜中。印制过程中，需严格控制印制数量，禁止超范围印制。合同文件分发时，应填写《合同文件分发登记表》，详细记录接收人、接收时间、文件份数等信息。接收人需签字确认，确保合同文件流向清晰可查。对于涉及保密信息的合同，分发范围应严格限制在需要知悉的员工范围内，并要求接收人签署保密协议。

3.合同文件的存储与保管

合同文件在存储时，应按照编号顺序进行排列，并标注密级。纸质合同文件应存放于带锁的文件柜中，并指定专人保管。电子合同文件应存储在加密的文件夹中，并设置访问权限。公司应定期对合同文件进行盘点，确保文件完整无损。对于不再需要的合同文件，应按照公司档案管理制度进行销毁，销毁过程需有人监督，并记录销毁时间、销毁人等信息。

（二）合同履行过程中的保密管理

1.会议保密

公司在签订合同或讨论合同事宜时，通常需要召开会议。会议召开前，应确定参会人员，并告知会议的保密性质。会议过程中，应指定专人记录，并严格控制录音、录像行为。会议结束后，应将会议记录进行整理，并按照保密文件进行管理。对于涉及敏感信息的会议，应选择安全的环境进行，并采取必要的防护措施，如禁止使用无线网络、关闭不必要的应用程序等。

2.沟通保密

员工在合同履行过程中，需要与客户、供应商等进行沟通。沟通时，应注意保护保密信息，避免在不安全的环境下谈论敏感内容。电话沟通时，应避免在不保密的场所进行，如需记录谈话内容，应征得对方同意。电子邮件、即时通讯等电子沟通方式，应使用公司提供的加密工具，并避免在公共网络中进行操作。对于涉及保密信息的沟通，应使用公司内部通讯系统，并设置必要的权限控制。

3.业务协作保密

公司在与其他企业进行业务协作时，通常会涉及合同履行。协作过程中，应明确双方的保密责任，并签订保密协议。公司应要求合作伙伴严格遵守保密制度，并对合作伙伴进行保密培训。在协作过程中，应严格控制保密信息的访问范围，并定期对合作伙伴的保密情况进行检查。对于涉及核心保密信息的协作，公司应采取更加严格的措施，如设置临时访问权限、进行远程监控等。

（三）保密信息的保护措施

1.物理隔离

公司对涉及核心保密信息的合同文件，应采取物理隔离措施，如存放于独立的房间、使用带锁的文件柜等。访问保密文件的人员需经过授权，并登记访问时间。公司应定期检查物理隔离措施的有效性，确保保密信息不被无关人员接触。

2.技术防护

公司应采用技术手段保护保密信息，如对电子合同文件进行加密存储、设置访问权限、使用防火墙和入侵检测系统等。公司应定期对技术防护措施进行更新，以应对新的安全威胁。对于涉及高度敏感信息的合同，应采用更高级别的加密技术，并限制访问方式，如需双人验证、动态口令等。

3.员工培训

公司应定期对员工进行保密培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容应包括保密制度、保密案例分析、保密技术手段等。培训结束后，应进行考核，确保员工掌握保密知识。对于新入职员工，应在入职初期进行保密培训，并签署保密协议。公司应将保密培训纳入员工绩效考核体系，确保培训效果。

（四）保密事件的应急处理

1.保密事件识别

公司员工在日常工作过程中，如发现保密信息泄露或存在泄露风险，应立即识别为保密事件。识别保密事件的标准包括但不限于：保密文件丢失、保密信息被非法获取、保密系统被攻击等。员工在识别保密事件后，应立即向部门负责人报告，并采取初步措施防止事件扩大。

2.保密事件报告

部门负责人在接到保密事件报告后，应立即向保密委员会报告，并详细说明事件情况。保密委员会应迅速评估事件的严重程度，并决定是否启动应急处理程序。报告内容应包括事件发生时间、地点、涉及人员、可能的影响等信息。公司应建立保密事件报告机制，确保事件信息能够及时、准确地传递到相关部门。

3.保密事件处理

保密委员会在接到保密事件报告后，应立即启动应急处理程序。处理措施包括但不限于：隔离受影响的系统、恢复数据、调查事件原因、追究责任人等。公司应制定保密事件处理流程，明确各部门的职责和任务。处理过程中，应保护现场，收集证据，并做好记录。事件处理完成后，应进行总结评估，并改进保密制度，防止类似事件再次发生。

（五）保密协议的签订与管理

1.保密协议的签订

公司与员工、合作伙伴签订合同时，应明确保密条款，并签订保密协议。保密协议应包括以下内容：保密信息的范围、保密责任、保密期限、违约责任等。签订保密协议时，应确保双方理解协议内容，并签字确认。对于涉及核心保密信息的合同，应签订更加严格的保密协议，并明确违约责任。

2.保密协议的管理

公司应建立保密协议管理制度，对签订的保密协议进行登记、存档。保密协议应按照密级进行管理，并指定专人负责。公司应定期对保密协议进行审查，确保协议内容符合公司实际情况。对于不再有效的保密协议，应及时进行解除，并记录解除时间、解除原因等信息。

3.保密协议的履行

公司应监督保密协议的履行，确保员工和合作伙伴遵守协议内容。对于违反保密协议的行为，公司应依法依规进行处罚，包括但不限于警告、罚款、解除合同等。公司应将保密协议的履行情况纳入员工绩效考核体系，确保协议得到有效执行。

三、公司合同管理保密制度的监督与改进

（一）保密委员会的职责与运作

1.组织架构与人员组成

公司设立保密委员会，作为公司合同管理保密工作的最高监督机构。保密委员会由公司高层管理人员、法务部门负责人、信息安全部门负责人以及各业务部门代表组成。委员会负责人由公司总经理担任，负责全面领导保密工作。委员会成员应具备丰富的管理经验和保密意识，能够独立履行监督职责。保密委员会下设办公室，负责日常事务管理，并指定专人负责信息收集、文件管理、培训组织等工作。

2.工作机制与流程

保密委员会定期召开会议，通常每月召开一次，根据工作需要可召开临时会议。会议内容包括审查保密制度执行情况、处理保密事件、研究保密工作重点等。会议应形成会议纪要，详细记录会议内容、决议事项等。保密委员会办公室负责收集各部门的保密工作报告，并整理成册，提交委员会审查。委员会根据报告内容，制定改进措施，并监督落实。对于重大保密事件，委员会应立即召开会议，研究处理方案。

3.资源保障与支持

公司应为保密委员会提供必要的资源保障，包括办公场所、设备、经费等。保密委员会办公室应配备专业的保密工作人员，负责日常保密事务。公司应定期对保密委员会成员进行培训，提高其保密意识和监督能力。同时，公司应建立保密工作激励机制，对在保密工作中表现突出的部门和个人进行表彰奖励，以调动员工的积极性。

（二）内部审计与监督机制

1.审计范围与内容

公司内部审计部门负责对公司合同管理保密制度执行情况进行审计。审计范围包括所有部门、所有员工以及所有合同文件。审计内容主要包括保密制度的制定与执行、保密责任的履行、保密措施的落实、保密事件的处理等。内部审计部门应制定年度审计计划，明确审计目标、审计内容、审计方法等。审计过程中，应收集相关证据，进行现场核查，并与管理层和员工进行访谈。

2.审计程序与方法

内部审计部门在开展审计前，应向被审计部门发出审计通知书，说明审计目的、审计时间、审计范围等。审计过程中，应遵循客观、公正、独立的原则，不得接受被审计部门的礼品、礼金等。审计结束后，应形成审计报告，详细记录审计过程、发现的问题、改进建议等。审计报告应提交公司管理层，并抄送保密委员会。被审计部门应在收到审计报告后，制定整改计划，并按时完成整改。

3.审计结果与处理

内部审计部门应对审计结果进行跟踪，确保被审计部门落实整改措施。对于整改不力的部门，应进行通报批评，并追究相关责任人的责任。公司应建立审计结果公告制度，将审计结果在一定范围内进行公告，以提高员工的保密意识。对于审计中发现的重大问题，应提交保密委员会进行研究，并采取更加严格的保密措施。

（三）保密制度的持续改进

1.定期评估与修订

公司应定期对合同管理保密制度进行评估，通常每年进行一次评估。评估内容包括制度的完整性、可操作性、有效性等。评估过程中，应收集各部门、各员工的反馈意见，并进行综合分析。评估结束后，应形成评估报告，并提出修订建议。公司应根据评估报告，对保密制度进行修订，以适应公司发展和外部环境的变化。

2.知识管理与经验分享

公司应建立保密知识管理体系，将保密制度、保密案例、保密技术等资料进行整理，并存储于公司内部网络。员工可以通过内部网络查阅保密资料，学习保密知识。公司应定期组织保密经验分享会，邀请在保密工作中表现突出的员工进行经验分享，以提高全体员工的保密意识和能力。保密委员会办公室应负责知识管理和经验分享的组织工作，确保知识管理的有效性和持续性。

3.外部交流与学习

公司应积极参加外部保密交流活动，如保密会议、保密展览等，了解行业最新保密动态和技术。公司可以与其他企业进行保密合作，共同研究保密问题，提高保密水平。保密委员会可以组织员工参加外部保密培训，学习先进的保密理念和技术。公司应将外部学习成果应用于内部保密工作，不断提高保密工作的科学性和有效性。通过持续改进，公司合同管理保密制度将更加完善，能够更好地保护公司利益。

四、公司合同管理保密制度的违规处理与责任追究

（一）违规行为的识别与报告

1.违规行为的表现形式

公司员工在合同管理过程中，如出现违反保密制度的行为，应被视为违规行为。常见的违规行为包括但不限于：泄露公司商业秘密、技术秘密或其他敏感信息；未经授权复制、传播合同文件；将保密信息用于个人目的；未按规定妥善保管合同文件；离职后未按规定交还保密文件或继续泄露公司秘密等。这些行为可能对公司造成不同程度的损害，因此需要予以严格的识别和制止。

2.违规行为的识别机制

公司应建立违规行为识别机制，通过多种途径发现违规行为。首先，公司可以通过内部审计、专项检查等方式，对合同管理保密制度的执行情况进行监督检查，发现违规行为。其次，公司可以设立举报电话、举报邮箱等渠道，鼓励员工举报违规行为。对于举报人，公司应予以保密，并给予适当的奖励。此外，公司还可以与合作伙伴签订保密协议，要求合作伙伴配合公司进行保密监督，发现违规行为及时报告。

3.违规行为的报告流程

员工发现违规行为后，应立即向部门负责人报告。部门负责人在接到报告后，应进行初步调查，确认是否存在违规行为。如果确认存在违规行为，部门负责人应立即向保密委员会报告，并采取必要的措施防止事件扩大。保密委员会在接到报告后，应迅速评估事件的严重程度，并决定是否启动应急处理程序。报告过程中，应详细记录事件发生时间、地点、涉及人员、可能的影响等信息，确保信息传递的准确性和及时性。

（二）违规行为的调查与认定

1.调查组的组成与职责

公司在接到违规行为报告后，应成立调查组，负责对违规行为进行调查。调查组通常由保密委员会成员、法务部门人员、人力资源部门人员以及相关部门代表组成。调查组负责人由保密委员会负责人担任，负责全面领导调查工作。调查组应根据事件情况，制定调查方案，明确调查目标、调查方法、调查步骤等。调查过程中，应收集相关证据，包括文件、记录、电子数据等，并做好记录。

2.调查方法与手段

调查组在调查过程中，可以采用多种方法，包括但不限于：访谈、函询、现场勘查、数据分析等。访谈是指调查组与相关人员进行的谈话，了解事件情况。函询是指调查组向相关人员发出的书面询问，要求其提供相关信息。现场勘查是指调查组对事件发生现场进行的检查，收集相关证据。数据分析是指调查组对相关数据进行统计和分析，发现违规行为。调查过程中，应遵循客观、公正、独立的原则，不得接受被调查人的礼品、礼金等，确保调查结果的客观性和公正性。

3.违规行为的认定

调查组在收集到相关证据后，应进行综合分析，认定是否存在违规行为。认定过程中，应依据公司保密制度，结合事件具体情况，判断违规行为的性质和严重程度。认定结果应形成调查报告，详细记录调查过程、调查发现、认定结论等。调查报告应提交公司管理层，并抄送保密委员会。对于认定存在违规行为的，应依法依规进行处理；对于认定不存在违规行为的，应说明原因，并做好解释工作。

（三）违规行为的处理与处罚

1.处罚的种类与适用

公司对违规行为，将依法依规进行处罚。处罚种类包括但不限于：警告、罚款、降级、撤职、解除劳动合同等。处罚的适用，应依据违规行为的性质和严重程度，以及相关法律法规和公司制度。对于轻微违规行为，可以给予警告或罚款；对于严重违规行为，可以给予降级、撤职或解除劳动合同。公司应制定处罚标准，明确不同违规行为的处罚力度，确保处罚的公平性和合理性。

2.处罚的程序与执行

公司在决定对违规行为进行处罚前，应与被处罚人进行沟通，了解其意见，并给予其解释的机会。被处罚人有权进行申辩，公司应认真听取其申辩意见，并作出处理决定。处罚决定应形成书面文件，并送达被处罚人。被处罚人应在收到处罚决定后，按时缴纳罚款。对于解除劳动合同的，应按照劳动合同法的规定，进行公示，并给予被处罚人经济补偿。

3.处罚的监督与救济

公司应建立处罚监督机制，确保处罚的公正性和合理性。被处罚人如对处罚决定不服，可以向上级主管部门或劳动仲裁机构申请复议或仲裁。公司应积极配合上级主管部门或劳动仲裁机构的工作，并提供相关证据。对于因处罚不当导致的争议，公司应积极进行调解，以化解矛盾，维护公司利益。

（四）责任追究的适用范围

1.责任追究的对象

公司对违规行为，将追究相关责任人的责任。责任追究的对象包括但不限于：直接责任人、部门负责人、公司管理层等。直接责任人是指直接实施违规行为的人员；部门负责人是指对违规行为负有管理责任的人员；公司管理层是指对保密工作负有领导责任的人员。责任追究的范围，应根据违规行为的性质和严重程度，以及相关法律法规和公司制度，进行综合判断。

2.责任追究的方式

公司对责任追究，可以采用多种方式，包括但不限于：批评教育、经济处罚、行政处分、解除劳动合同等。批评教育是指对责任人进行批评，并要求其进行整改；经济处罚是指对责任人进行罚款；行政处分是指对责任人进行降级、撤职等；解除劳动合同是指对责任人解除劳动合同。责任追究的方式，应依据责任人的责任大小，以及相关法律法规和公司制度，进行综合判断。

3.责任追究的程序

公司在决定对责任人进行追究前，应进行调查，收集相关证据，并形成调查报告。调查报告应提交公司管理层，并抄送保密委员会。公司管理层在接到调查报告后，应进行审核，并决定是否对责任人进行追究。责任追究的决定应形成书面文件，并送达责任人。责任人有权进行申辩，公司应认真听取其申辩意见，并作出处理决定。责任追究的程序，应遵循公正、公平、公开的原则，确保责任追究的合法性和合理性。

五、公司合同管理保密制度的培训与宣传

（一）保密意识的培养与提升

1.培训对象的覆盖与分层

公司应将合同管理保密制度的培训纳入员工入职和在职培训体系，确保所有员工都能接受到必要的保密教育。对于新入职员工，应在入职初期进行强制性的保密培训，使其了解公司保密制度的基本要求和个人应尽的保密义务。对于在职员工，应根据其岗位性质和接触保密信息的程度，进行分层分类培训，重点加强对核心保密信息接触人员的培训，确保其具备足够的保密知识和技能。此外，公司还应定期组织全员保密知识更新培训，以应对不断变化的保密环境和要求。

2.培训内容的设计与更新

保密培训内容应结合公司实际和员工岗位需求，设计针对性强的培训课程。培训内容应包括公司保密制度概述、保密信息范围界定、保密责任与义务、保密措施与方法、保密案例分析、法律法规解读等。培训过程中，应注重理论与实践相结合，通过案例分析、角色扮演、互动讨论等方式，提高培训效果。同时，公司应根据外部保密环境的变化和内部保密工作的需要，及时更新培训内容，确保培训内容的时效性和实用性。

3.培训方式的选择与创新

公司应采用多样化的培训方式，以提高员工的参与度和学习效果。传统的培训方式如课堂讲授、文件学习等，仍然是重要的培训手段。同时，公司还可以利用现代信息技术，开展在线培训、远程培训等，方便员工随时随地学习保密知识。此外，公司还可以组织保密知识竞赛、保密技能比武等活动，以寓教于乐的方式，提高员工的保密意识和技能。通过不断创新培训方式，可以使保密培训更加生动有趣，更能吸引员工的注意力，提高培训效果。

（二）保密文化的营造与推广

1.宣传教育的多样性与持续性

公司应通过多种渠道和方式，持续开展保密宣传教育，营造浓厚的保密文化氛围。公司可以在内部网站、宣传栏、电子屏等场所，张贴保密宣传标语、展示保密知识，提高员工的保密意识。公司还可以定期编发保密简报、制作保密宣传视频等，向员工普及保密知识。此外，公司还可以利用公司年会、部门会议等时机，开展保密主题的演讲、讨论等活动，增强员工的保密意识。通过多样化的宣传教育，可以使保密知识更加深入人心，提高员工的保密意识。

2.榜样力量的引导与激励

公司应树立保密工作典型，发挥榜样力量的引导作用。对于在保密工作中表现突出的部门和个人，公司应给予表彰奖励，并在内部进行宣传，树立榜样。通过宣传榜样的先进事迹，可以激励更多员工学习先进，争当先进，形成良好的保密工作氛围。公司还可以组织保密工作经验交流会，邀请保密工作先进个人分享经验，互相学习，共同提高。通过榜样力量的引导，可以使员工更加自觉地遵守保密制度，提高保密工作的整体水平。

3.保密氛围的营造与维护

公司应通过多种措施，营造良好的保密氛围。公司可以在办公区域设置保密提示牌、张贴保密标语等，时刻提醒员工注意保密。公司还可以定期组织保密知识竞赛、保密技能比武等活动，提高员工的保密意识和技能。此外，公司还可以建立保密工作激励机制，对在保密工作中表现突出的员工给予奖励，对违反保密制度的员工进行处罚，以维护保密制度的严肃性。通过多种措施，可以营造良好的保密氛围，使保密意识深入人心，成为员工的自觉行动。

（三）保密资源的投入与管理

1.培训经费的保障与使用

公司应将保密培训经费纳入年度预算，确保保密培训工作的顺利开展。公司应根据培训需求和培训规模，合理编制培训预算，并严格按照预算使用培训经费。培训经费应主要用于培训资料的制作、培训讲师的聘请、培训场地的租赁、培训设备的购置等。公司应建立培训经费管理制度，对培训经费的使用进行监督，确保培训经费的合理使用。同时，公司还应积极探索多元化的培训经费筹措渠道，如与企业外部机构合作开展培训等，以缓解培训经费压力。

2.培训资料的建设与维护

公司应建立保密培训资料库，收集整理各类保密培训资料，包括培训教材、案例分析、视频资料等。培训资料库应定期进行更新，以反映最新的保密环境和要求。公司还可以鼓励员工参与培训资料的编写和制作，以提高培训资料的质量和实用性。培训资料的建设和维护，应注重资料的系统性、科学性和实用性，确保培训资料能够满足不同层次、不同岗位员工的培训需求。

3.培训效果的评估与改进

公司应建立保密培训效果评估机制，对培训效果