档案损坏考核制度

PAGE档案损坏考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案损坏，特制定本考核制度。通过明确档案损坏的责任认定、考核标准及处理措施，规范公司全体员工在档案管理过程中的行为，保障公司档案工作的顺利开展，为公司各项业务活动提供可靠的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位涉及档案管理工作的所有人员，包括但不限于档案管理人员、文件起草人员、文件审核人员、文件借阅人员等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则强调档案损坏的预防措施，通过加强培训、完善制度、规范流程等手段，降低档案损坏的风险。3.责任明确原则明确各环节人员在档案管理中的职责，对因工作失误或故意行为导致档案损坏的，追究相应责任。4.客观公正原则考核过程和结果应客观公正，依据事实和相关规定进行评定，确保考核结果真实可靠。二、档案损坏的定义及分类（一）档案损坏的定义档案损坏是指由于各种原因导致档案载体（如纸张、光盘、磁带等）出现物理损伤、内容缺失、信息失真等情况，影响档案的正常使用和保存价值。（二）档案损坏的分类1.实体损坏纸张破损：包括纸张撕裂、孔洞、霉变、褪色等。载体损坏：如光盘划伤、磁带变形、硬盘损坏等，导致存储在其上的档案信息无法读取。2.内容损坏字迹模糊：因书写材料质量问题、保管环境不佳等原因，导致档案字迹难以辨认。数据丢失：电子档案因病毒感染、软件故障、误删除等原因，造成部分或全部数据丢失。信息篡改：未经授权对档案内容进行修改、涂抹、伪造等，使档案信息失去真实性。三、档案损坏责任认定（一）档案形成部门责任1.文件起草人员应确保文件内容准确、完整，书写规范、清晰，选用合适的纸张和书写材料。若因起草时字迹潦草、内容错误、格式混乱等原因，导致后续档案整理、保存过程中出现问题，起草人员承担主要责任。2.文件审核人员应对起草文件进行严格审核，检查内容准确性、格式规范性等。如因审核不严，未发现并纠正文件存在的问题，导致档案损坏，审核人员承担相应责任。3.部门在档案收集、整理过程中，应按照档案管理要求进行分类、编号、装订等操作。若因整理不规范，如装订顺序错误、编号混乱、分类不当等，造成档案损坏，该部门相关整理人员承担责任。（二）档案管理部门责任1.档案管理人员负责档案的日常保管、维护工作，应按照规定的保管条件和方法，妥善存放档案。如因保管环境不符合要求（如温湿度不适宜、防虫防潮措施不到位等）、保管设备故障（如档案柜损坏、空调故障等），导致档案损坏，档案管理人员承担直接责任。2.档案管理人员对档案的借阅、归还进行登记和监督，确保借阅过程中档案的安全。若因借阅登记不完整、监督不力，导致档案丢失、损坏或逾期未还，档案管理人员承担相应责任。3.在档案数字化过程中，技术操作人员应严格按照操作规程进行扫描加工、数据录入、存储备份等工作。如因技术失误、设备故障等原因，造成数字化档案出现质量问题或数据丢失，技术操作人员承担责任。（三）档案使用部门责任1.档案借阅人员应爱护所借阅的档案，按照规定的借阅期限归还，不得擅自转借、涂改、污损档案。若因借阅人员违规操作，导致档案损坏，借阅人员承担责任。2.使用部门在利用档案开展业务活动过程中，如需对档案进行复印或摘录等操作，应确保操作过程规范，不影响档案原件。如因复印摘录过程中操作不当，造成档案原件损坏，使用部门相关人员承担责任。（四）外部协作单位责任1.与公司有业务往来的外部协作单位，如档案整理外包公司、档案数字化服务提供商等，应按照合同约定和公司档案管理要求开展工作。若因外部协作单位工作失误、违约行为等，导致公司档案损坏，由外部协作单位承担相应责任。2.因不可抗力（如自然灾害、战争等）或意外事件导致档案损坏的，根据实际情况，结合各方在事件中的应对措施和责任，合理认定责任。四、档案损坏考核标准（一）轻微损坏1.档案出现轻微的实体损坏，如纸张边缘轻度磨损、字迹轻微褪色等，不影响档案主要内容的阅读和使用。2.根据损坏情况，对责任部门或责任人进行口头警告，并记录在案。如在一个考核周期内（一般为一年）累计出现轻微损坏档案达[X]次，给予书面警告。（二）一般损坏1.档案出现明显的实体损坏，如纸张破损面积较大、部分字迹难以辨认，或内容损坏影响档案正常使用，但经过修复或采取补救措施后仍可继续保存和利用。2.对责任部门或责任人给予通报批评，并处以[X]元罚款。如在一个考核周期内累计出现一般损坏档案达[X]次，扣发当月绩效奖金的[X]%。（三）严重损坏1.档案出现严重的实体损坏，如档案载体完全损坏，导致档案信息无法恢复；或内容损坏严重，无法通过任何手段进行修复，使档案失去重要价值。2.对责任部门或责任人进行严肃处理，视情节轻重给予降职、撤职等处分，并处以[X]元以上[X]元以下罚款。如因严重损坏档案给公司造成重大经济损失或不良影响的，依法追究相关人员的法律责任。五、考核流程（一）发现与报告1.档案管理人员在日常检查或整理档案过程中，发现档案有损坏情况，应立即进行详细记录，包括档案名称、编号、损坏部位、损坏程度等，并填写《档案损坏情况报告表》。2.其他部门或人员在工作中发现档案损坏，应及时通知档案管理部门，并协助提供相关情况。（二）调查与认定1.档案管理部门接到档案损坏报告后，应立即组织调查，了解档案形成。六、档案损坏的预防措施（一）加强培训1.定期组织档案管理相关知识培训，提高全体员工对档案重要性的认识，增强档案保护意识。培训内容包括档案法律法规、档案管理基本知识、档案损坏案例分析等。2.针对不同岗位人员，开展专项培训，如文件起草人员的书写规范培训、档案管理人员的保管技能培训、档案使用人员的借阅流程培训等，确保各岗位人员熟悉档案管理要求和操作规范。（二）完善制度1.建立健全档案收集、整理、保管、借阅、利用等各环节的管理制度，明确操作流程