（2025年版）行政管理电子档案管理质量体系要素指南

（2025年版）行政管理电子档案管理质量体系要素指南目的行政管理电子档案管理质量体系要素指南旨在为行政管理领域的电子档案管理提供全面、系统且可操作的指导，确保电子档案管理工作符合高质量标准，提高电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，促进电子档案在行政管理中的有效利用，推动行政管理工作的规范化、科学化和信息化发展。前置条件人员要求专业知识与技能：参与电子档案管理的人员应具备基本的计算机操作技能，熟悉电子档案管理相关的法律法规和行业标准，了解行政管理业务流程。档案管理人员应经过专业培训，掌握电子档案的收集、整理、存储、利用等方面的专业知识。责任意识：所有涉及电子档案管理的人员都应具备高度的责任意识，认识到电子档案管理工作的重要性，严格遵守电子档案管理的各项规章制度。硬件设施服务器：配备性能稳定、处理能力强的服务器，以满足电子档案存储和管理的需求。服务器应具备冗余电源、磁盘阵列等容错机制，确保数据的安全性和可靠性。存储设备：采用大容量、高可靠性的存储设备，如磁带库、磁盘阵列等，为电子档案提供长期、安全的存储环境。存储设备应具备数据备份和恢复功能，定期进行数据备份。网络设备：建立高速、稳定的网络环境，确保电子档案的传输和共享顺畅。网络设备应具备防火墙、入侵检测等安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。软件系统电子档案管理系统：选用功能完善、操作简便的电子档案管理系统，该系统应具备电子档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能，支持多种格式的电子文件存储和管理。操作系统和办公软件：安装正版的操作系统和办公软件，确保电子档案的创建、编辑和处理符合规范要求。操作系统和办公软件应及时进行更新和维护，以保证系统的安全性和稳定性。管理制度建立健全电子档案管理制度：制定电子档案管理的各项规章制度，明确电子档案管理的流程、职责和权限，确保电子档案管理工作有章可循。制定应急预案：针对可能出现的自然灾害、设备故障、网络攻击等突发事件，制定完善的应急预案，确保在紧急情况下能够迅速恢复电子档案的正常管理和利用。详细步骤电子档案收集确定收集范围：根据行政管理工作的需要，确定电子档案的收集范围，包括各类公文、合同、会议纪要、统计报表等。收集范围应涵盖行政管理工作的各个方面，确保电子档案的完整性。制定收集计划：根据电子档案的形成规律和特点，制定详细的收集计划，明确收集的时间、方式和责任人。收集计划应具有可操作性，确保电子档案能够及时、准确地收集到电子档案管理系统中。收集方法在线收集：通过电子政务平台、办公自动化系统等途径，实现电子档案的在线收集。在线收集应确保数据的准确性和完整性，对收集到的电子档案进行初步的审核和校验。离线收集：对于一些无法通过在线方式收集的电子档案，如纸质文件扫描件、移动存储设备中的电子文件等，可以采用离线收集的方式。离线收集的电子档案应进行严格的病毒检测和格式转换，确保其符合电子档案管理系统的要求。审核与校验：对收集到的电子档案进行审核和校验，检查电子档案的内容是否完整、格式是否规范、元数据是否准确等。审核和校验过程中发现的问题应及时反馈给相关人员进行整改，确保电子档案的质量。电子档案整理分类：根据电子档案的内容和性质，对其进行科学分类。分类方法应符合行政管理工作的实际需求，便于电子档案的管理和利用。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。编号：为每个电子档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和规律性，便于电子档案的检索和统计。编号方法应在电子档案管理制度中明确规定，并严格执行。编目：对电子档案进行编目，编制电子档案目录。电子档案目录应包括电子档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等基本信息，以及电子档案的存储位置、格式等技术信息。编目工作应确保信息的准确性和完整性，为电子档案的检索和利用提供便利。存储：将整理好的电子档案存储到电子档案管理系统中，按照分类和编号的规则进行存储。存储过程中应确保电子档案的安全性和可靠性，对存储设备进行定期的维护和检查。电子档案存储存储格式：选择通用、开放的存储格式，如PDF/A、XML等，确保电子档案的长期可读性和可利用性。对于一些特殊格式的电子档案，应进行格式转换或保存相应的软件环境。存储架构：建立合理的存储架构，采用分级存储的方式，将不同重要程度和使用频率的电子档案存储在不同的存储设备上。对于重要的电子档案，应采用异地备份的方式，确保数据的安全性和可靠性。存储环境：为电子档案提供适宜的存储环境，控制存储环境的温度、湿度、光照等因素，防止电子档案受到物理损坏和数据丢失。存储设备应放置在防火、防潮、防盗的专用机房内，并配备必要的消防和安全设备。电子档案检索与利用检索功能：电子档案管理系统应具备强大的检索功能，支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等。检索结果应准确、快速地显示在屏幕上，方便用户查看和下载。利用权限管理：建立严格的利用权限管理机制，根据用户的角色和职责，为其分配不同的利用权限。利用权限应包括查看、下载、打印等操作权限，确保电子档案的安全性和保密性。利用记录与统计：对电子档案的利用情况进行记录和统计，包括利用时间、利用人、利用内容等信息。利用记录和统计结果可以为电子档案的管理和利用提供决策依据，同时也可以对用户的利用行为进行监督和管理。电子档案安全管理访问控制：采用身份认证、授权管理等技术手段，对电子档案管理系统的访问进行严格控制。只有经过授权的用户才能访问电子档案管理系统，并根据其权限进行相应的操作。数据加密：对重要的电子档案进行加密处理，采用对称加密和非对称加密相结合的方式，确保电子档案在传输和存储过程中的安全性。加密密钥应妥善保管，定期进行更新。备份与恢复：定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的存储设备和地理位置上，以防止数据丢失和灾难恢复。同时，应制定完善的恢复方案，确保在需要时能够迅速恢复电子档案的正常使用。安全审计：建立安全审计机制，对电子档案管理系统的操作和访问行为进行实时监控和审计。安全审计记录应保存一定的时间，以便在出现安全问题时进行追溯和调查。电子档案质量监控与评估建立质量监控指标体系：根据电子档案管理的目标和要求，建立科学合理的质量监控指标体系，包括电子档案的完整性、准确性、可用性、安全性等方面的指标。定期检查与评估：定期对电子档案管理工作进行检查和评估，采用自查、互查、抽查等方式，对电子档案的收集、整理、存储、利用等环节进行全面检查。检查和评估结果应及时反馈给相关人员，对存在的问题进行整改。持续改进：根据质量监控和评估结果，及时发现电子档案管理工作中存在的问题和不足，采取相应的改进措施。持续改进电子档案管理工作，不断提高电子档案管理的质量和水平。常见问题与排错提示电子档案收集阶段问题：电子档案收集不完整，部分重要文件未收集到。排错提示：检查收集范围是否明确，收集计划是否合理。与相关部门和人员进行沟通，确保所有重要文件都能及时收集到。问题：收集到的电子档案格式不规范，无法正常导入电子档案管理系统。排错提示：对收集到的电子档案进行格式转换，将其转换为电子档案管理系统支持的格式。在收集过程中，要求相关人员按照规定的格式提交电子档案。电子档案整理阶段问题：电子档案分类不准确，导致检索和利用困难。排错提示：重新学习和掌握分类方法，对电子档案进行重新分类。建立分类审核机制，对分类结果进行审核和检查。问题：电子档案编号重复，影响电子档案的管理和利用。排错提示：检查编号规则是否合理，对重复编号的电子档案进行重新编号。在编号过程中，采用自动化编号系统，避免人为错误。电子档案存储阶段问题：存储设备出现故障，导致电子档案丢失或损坏。排错提示：立即启用备份数据进行恢复，对故障存储设备进行维修或更换。定期对存储设备进行检查和维护，确保其正常运行。问题：电子档案存储格式不兼容，无法在新的软件环境中打开。排错提示：采用格式转换工具，将电子档案转换为通用、开放的存储格式。在存储电子档案时，尽量选择通用的存储格式。电子档案检索与利用阶段问题：检索结果不准确，无法找到所需的电子档案。排错提示：检查检索关键词是否准确，调整检索方式。对电子档案的编目信息进行检查和完善，确保其准确性和完整性。问题：用户无法访问电子档案管理系统，提示权限不足。排错提示：检查用户的权限设置是否正确，为用户分配相应的访问权限。对权限管理系统进行检查和维护，确保其正常运行。电子档案安全管理阶段问