福利管理职责分工管理规定

福利管理职责分工管理规定第一章总则1.1目的为将福利成本控制在年度薪酬总额14%以内、员工满意度≥85分、劳动争议败诉率=0，特制定本分工规定，作为《员工手册》第八章“福利管理”的唯一执行依据。1.2适用范围适用于××科技股份有限公司（下称“公司”）中国大陆境内所有劳动合同制、劳务派遣制、实习生、退休返聘人员。境外机构参照当地法律另行发文。1.3法规依据《劳动法》《社会保险法》《住房公积金管理条例》《个人所得税法》《工会法》《女职工劳动保护特别规定》《企业职工带薪年休假实施办法》《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》（财企〔2009〕242号）及公司《薪酬管理办法》《财务报销制度》《采购管理制度》《信息安全等级保护条例》。第二章组织与职责2.1福利管理委员会（下称“福委会”）2.1.1组成主任：人力资源副总裁（HRVP）常设委员：HRBP总监、财务总监、法务总监、工会主席、行政总监、EHS总监、审计经理临时委员：年度预算≥100万元的项目，须邀请需求部门一把手列席。2.1.2决策机制（1）季度例会：每季度首月15日前召开，法定假期顺延；（2）临时动议：3名及以上委员书面联名可召集；（3）表决规则：到会委员≥2/3方可表决，赞成票≥1/2方可通过；涉及预算调增>10%或新增福利品类，须赞成票≥2/3；（4）会议纪要：48小时内发布，抄送董事会审计委员会。2.1.3职责A.审批年度福利战略、预算及KPI；B.审批福利供应商准入、退出及重大违约处理；C.审批福利制度修订；D.对福利舞弊案件作出最终处理决定。2.2人力资源中心（HR）2.2.1福利策略部（COE）（1）建立福利全景图，每年3月更新；（2）设计商业保险、体检、EAP、父母津贴、年金、股权激励等方案；（3）建立福利成本测算模型，误差率≤±3%；（4）输出《年度福利白皮书》，8月31日前发布。2.2.2薪酬福利运营组（SSC）（1）维护HRIS福利模块，字段完整率100%；（2）每月5日前完成社保、公积金增减员及缴费；（3）每月10日前完成商业保险新保、续保、理赔；（4）每月15日前完成福利成本分摊表，推送财务系统。2.2.3HRBP部（1）调研部门个性化福利需求，NPS≥50；（2）辅导部门经理进行福利沟通，覆盖率100%；（3）处理员工福利申诉，闭环率100%，时效≤5个工作日。2.3财务中心（1）建立福利会计科目：6602-01-01社会保险费、6602-01-02住房公积金、6602-02商业保险费、6602-03非货币性福利、6602-04工会经费、6602-05职工教育经费；（2）审核福利费发票，三流一致（合同、发票、付款）方可入账；（3）每月20日前出具《福利费用监控表》，超预算5%触发预警；（4）年度审计时提供福利费明细账，配合税审调整。2.4法务中心（1）审查福利制度合规性，出具《法律意见书》；（2）起草、审阅福利供应商合同，关键条款：数据安全、保密、SLA、违约责任、退出交接；（3）处理福利相关仲裁、诉讼，胜诉率目标≥90%。2.5行政中心（1）负责食堂、宿舍、班车、母婴室、健身房等实物福利运营；（2）建立供应商月度考核表，考核维度：安全、质量、服务、价格，80分以下启动退出；（3）每半年组织一次员工满意度测评，得分<80分即启动整改。2.6工会（1）依法监督福利费使用，每季度公示一次；（2）组织节日慰问、困难职工帮扶、文体活动；（3）收集员工福利提案，年度采纳率≥20%。2.7信息安全部（1）福利系统须通过三级等保测评；（2）员工敏感信息（健康、婚姻、子女）采用AES-256加密，密钥托管在HSM；（3）每年进行一次渗透测试，高危漏洞24小时内修复。2.8审计部（1）每年9月开展福利专项审计，覆盖金额≥福利总支出70%；（2）对违规报销、虚增人数、重复理赔等行为出具《整改通知书》；（3）追踪整改完成率100%，未完成移交纪委。第三章福利分类与标准3.1法定福利（1）社会保险：养老、医疗、失业、工伤、生育，按国家及地方基数上下限缴纳；（2）住房公积金：缴存比例12%，公司个人各半，基数与社保一致；（3）带薪年休假：工龄1-10年5天，10-20年10天，≥20年15天，可递延1年，逾期清零；（4）高温补贴：6-9月发放，室外作业≥300元/月，室内≥200元/月；（5）女职工三期：产假158天、陪产假15天、哺乳假每天1小时至婴儿1周岁。3.2统一补充福利（1）商业保险：A.团体意外险：身故/伤残保额=月基本工资×36；B.补充医疗：门急诊2万/年、住院10万/年、子女50%报销；C.重疾险：30种重疾，保额20万，等待期90天；D.定期寿险：保额=月基本工资×24；（2）年度体检：A.标准套餐：35岁以下男性A套、女性B套；35岁以上C套；B.升级套餐：经理级以上可加选胃镜、肠镜、CT，额度1500元；C.家属优惠：配偶享受公司协议价8折；（3）EAP：7×24小时心理热线，年度面对面咨询≤6次/人；（4）节日福利：A.春节：600元购物卡+年货礼包；B.端午、中秋：300元礼品；C.儿童节：子女≤14岁发放200元读书卡；D.重阳节：父母≥60岁发放300元敬老卡；（5）生日福利：400元电子券，当月失效；（6）团建基金：每人每年600元，部门统一使用，须提前30天在OA提交方案，附安全预案。3.3差异化激励福利（1）年金：司龄≥3年且绩效B+以上，公司缴费=上年度月均工资×4%，归属阶梯：满3年归属30%，之后每年递增10%，满10年归属100%；（2）股权激励：由薪酬委员会另行制定，不在本文展开；（3）父母津贴：双亲≥60岁且不在本地，每月800元，随工资发放，需提供户口本复印件；（4）育儿补贴：二胎1000元/月、三胎2000元/月，发放至子女满3岁；（5）长期服务奖：5年、10年、15年、20年分别发放5000、10000、20000、30000元纪念金币及带薪假1、3、5、10天。3.4实物与服务福利（1）食堂：补贴比例：早餐公司承担70%、午餐60%、晚餐50%，个人部分通过工牌结算；（2）宿舍：4人间免费，2人间200元/月，单人间500元/月，水电均摊；（3）班车：覆盖半径30公里，早高峰发车间隔≤15分钟，准点率≥95%；（4）健身房：3000㎡，器械≥100台，每周开课≥20节，月度出勤≥10次奖励100元礼品券；（5）母婴室：每层楼≥1间，配备冰箱、消毒柜、空气净化器，满意度≥90分。第四章预算管理4.1预算口径福利费=法定+统一补充+差异化+实物与服务+工会经费+职工教育经费，不含股权激励。4.2预算流程（1）每年9月15日前，COE根据次年人力规划、CPI预测、政策变化，输出《福利预算初稿》；（2）9月30日前，财务中心汇总公司整体预算，进行三次推演（保守、基准、激进），提交福委会；（3）10月15日前，福委会审批确定基准预算，并预留5%机动金；（4）11月1日前，HR系统锁定预算，无审批无法追加；（5）每月5日，SSC发布《福利预算执行月报》，超支5%触发黄色预警，10%触发红色预警并暂停新增项目。4.3预算调整（1）部门级：额度≤5万元，由HRBP总监、财务总监双签；（2）公司级：额度>5万元，须福委会主任召集临时会议，2/3赞成方可调增；（3）调减：任何部门均可随时申请调减，无需审批，节余50%可结转至下年。第五章供应商管理5.1准入（1）资质：营业执照、人力资源服务许可证、保险兼业代理许可证、食品经营许可证（食堂）、道路运输许可证（班车）；（2）财务：最近三年无亏损，资产负债率≤70%；（3）技术：系统须支持API对接，RTT≤200ms；（4）合规：近三年内无重大行政处罚、无环保黑名单；（5）ESG：碳排放、员工多样性、慈善捐赠得分≥60。5.2评选（1）技术标：权重30%，含方案完整性、系统演示、数据安全；（2）商务标：权重40%，含报价、付款条件、增值服务等；（3）现场考察：权重30%，含客户案例、现场运营、员工访谈；（4）评分≥80分方可进入《合格供应商库》。5.3合同关键条款（1）SLA：A.保险理赔：资料齐全后10个工作日内到账，每延迟1日按0.1%赔付；B.班车准点率<95%，每降低1%扣减当月服务费1%；C.食堂满意度<80分，限期30天整改，否则终止合同；（2）数据安全：违反一次罚款10万元，并承担全部法律责任；（3）退出：提前90天书面通知，交接期须保证服务不中断，否则扣除20%履约保证金。5.4考核与退出（1）月度考核：行政中心组织，得分<80分启动整改；（2）季度考核：连续两次<80分，暂停新业务1个季度；（3）年度考核：得分<75分，无条件退出，3年内禁止参与投标。第六章操作流程6.1社保公积金（1）入职：SSC在员工入职第1个工作日完成系统增员，第3个工作日完成缴费申报；（2）转移：员工提供原参保凭证，SSC在5个工作日内完成转入；（3）停缴：离职当日系统减员，次月停止缴费；（4）补缴：因公司原因漏缴，须书面告知员工并在发现当月完成补缴及滞纳金；（5）对账：每月25日前，SSC与社保局、公积金中心下载账单，差异>0.01元须出具说明。6.2商业保险（1）新保：入职30天内完成投保，保单号邮件推送员工；（2）理赔：A.员工出险24小时内拨打保险公司热线并邮件抄送SSC；B.SSC在1个工作日内协助收集资料；C.保险公司在资料齐全后10个工作日完成打款；D.SSC每月追踪结案率，<95%即启动供应商约谈；（3）续保：每年11月启动，12月15日前完成续保合同签订；（4）退保：离职次日零时退保，保费按日折算退回公司。6.3体检（1）方案设计：COE每年4月发布需求RFP，5月完成招标；（2）预约：SSC在6月第1周开放系统预约，员工可自选机构+时间；（3）补检：未在当年完成体检，次年3月31日前补检，逾期视为放弃；（4）复查：异常指标须复查，费用由公司承担；（5）报告：体检机构出具团体报告，COE据此调整健康福利策略。6.4节日福利（1）选型：行政中心提前60天完成选品，SKU≤3种，价格带±5%；（2）发放：A.电子券：通过“福利PLUS”小程序推送，有效期30天；B.实物：由供应商快递到家，签收率≥98%；（3）个税：按“工资薪金所得”合并计税，由SSC次月申报；（4）反馈：员工在小程序打分，满意度<85分即启动供应商整改。6.5年金（1）准入：司龄≥3年且上年度绩效B+及以上，名单每年1月由HRBP提供；（2）缴费：每月随工资周期，公司缴费部分计入“其他应付款-企业年金”；（3）归属：系统按司龄自动计算归属比例，离职结算时多退少补；（4）投资：由受托人提供3个投资组合（稳健、平衡、积极），员工可自选，可季度调整一次；（5）领取：符合国家法定条件（退休、身故、出境定居）方可领取，个税按《关于企业年金个人所得税政策的通知》执行。6.6父母津贴（1）申请：员工在SSC系统上传父母身份证、户口本、关系证明；（2）审核：HRBP+法务双审，3个工作日完成；（3）发放：随工资按月发放，持续至父母身故或员工离职；（4）年检：每年3月员工确认一次，未确认暂停发放；（5）停发：父母身故次日停止，员工需在5个工作日内主动申报，否则追回多付金额并记过。6.7长期服务奖（1）统计：每年12月15日，系统自动计算司龄；（2）公示：内部OA公示5个工作日，员工可申诉；（3）发放：12月31日前完成金币定制、年假系统录入；（4）税金：金币按“工资薪金”计税，由SSC代扣；（5）补发：因系统漏算，员工可在次年6月30日前申请补发，逾期不再受理。第七章信息系统与数据7.1系统架构（1）核心：Workday人力云+自研福利引擎；（2）对接：社保平台、公积金中心、保险公司、银行、税务、体检机构、商城；（3）权限：基于RBAC，最小颗粒度到字段级；（4）日志：保留≥10年，不可篡改。7.2数据标准（1）员工ID：与OA、AD、邮箱一致，终身唯一；（2）福利项目编码：6位，首位字母F+2位年份+3位流水；（3）币种：人民币为默认，境外福利按美元计算；（4）时间：统一UTC+8，精确到秒。7.3报表体系（1）月度：福利费用表、预算执行表、供应商考核表；（2）季度：福利ROI分析、员工满意度、离职率相关性；（3）年度：福利白皮书、审计报告、福委会纪要汇编。第八章风控与合规8.1风险矩阵（1）高风险：社保公积金漏缴、数据泄露、供应商跑路、税务稽查；（2）中风险：满意度低、预算超支、理赔纠纷；（3）低风险：节日礼品延迟、班车晚点。8.2控制措施（1）制度：双人审批、月度对账、年度审计；（2）系统：自动校验、阈值预警、区块链存证；（3）培训：每年2次福利合规培训，覆盖率100%，考试≥90分；（4）应急：A.社保系统故障：启动线下窗口申报，2小时内完成；B.供应商跑路：启用备用供应商，24小时内