私募股权基金财务管理制度

私募股权基金财务管理制度一、总则（一）制定目的与依据为规范[基金全称]（以下简称“本基金”）的财务行为，加强财务管理和风险控制，保障基金财产的安全、完整和有效运作，维护基金份额持有人（以下简称“投资人”）的合法权益，根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等相关法律法规、监管规定以及本基金《基金合同》、《合伙协议》（或类似法律文件，以下统称“基金合同”）的约定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本基金在存续期间的所有财务活动，包括但不限于资金募集、资金投放、资金管理、成本费用控制、收益分配、会计核算、财务报告、审计监督等。本制度对基金管理人、基金托管人以及基金投资决策委员会、风险控制委员会等相关机构和人员均具有约束力。（三）基本原则1.合法合规性原则：严格遵守国家有关法律法规、监管规定及基金合同的约定，确保财务活动的合法性与合规性。2.独立性原则：基金财产独立于基金管理人、基金托管人的固有财产，基金管理人、基金托管人不得将基金财产归入其固有财产。3.审慎性原则：财务管理工作应保持审慎态度，有效识别、评估和控制财务风险，确保基金财产的安全。4.成本效益原则：在保证财务管理质量的前提下，力求以合理的成本实现有效的财务管理目标。5.权责对等原则：明确各相关部门和人员在财务管理中的职责与权限，确保权责清晰、相互制约。6.保密原则：对基金的财务信息及相关数据严格保密，未经授权不得向任何第三方泄露，法律法规另有规定或基金合同另有约定的除外。二、财务管理机构与职责（一）基金管理人财务部门基金管理人的财务部门是本基金财务管理的具体执行机构，在基金管理人的领导下开展工作，主要职责包括：1.贯彻执行国家有关财务会计法律法规和本制度；2.负责基金的日常会计核算、财务报表编制与报送；3.参与基金投资项目的财务尽职调查，对项目的财务可行性进行分析；4.负责基金资金的调度、支付与监控，确保资金按规定用途使用；5.负责基金费用的核算与管理，严格控制费用支出；6.定期进行财务分析，向基金管理人管理层、投资决策委员会（若有）等提供财务信息和决策支持；7.配合基金托管人的工作，及时提供其所需的财务资料；8.负责基金财务档案的整理、保管与归档；9.参与制定和完善基金的财务管理制度及相关流程。（二）投资决策委员会与风险控制委员会1.投资决策委员会：负责对基金的重大投资决策进行审议和批准，其中涉及的重大资金投放、估值调整等财务相关事项是其决策的重要内容。2.风险控制委员会：负责对基金运作过程中的各类风险进行评估和监控，包括财务风险，对重大财务风险事项提出预警和应对建议。（三）基金托管人基金托管人根据法律法规、基金合同及托管协议的约定，履行以下与基金财务相关的职责：1.安全保管基金财产；2.按照规定开设和管理基金的资金账户、证券账户等；3.对基金管理人的资金划付指令进行复核，确保符合法律法规、基金合同及相关约定；4.对基金财务报表、基金份额净值、基金收益分配方案等进行复核；5.监督基金管理人的投资运作及财务行为，发现异常情况及时向监管机构报告并通知基金管理人。三、资金管理（一）资金筹集与核算1.基金管理人应按照基金合同的约定，负责基金的募集工作。募集资金应存入专门的募集账户，并按照规定及时划转至托管账户。2.财务部门应对募集资金进行明细核算，记录投资人的出资额、出资方式、出资时间等信息，确保与基金合同及认购协议一致。3.募集期间发生的相关费用，应按照基金合同约定的方式和标准核算，区分基金承担和管理人承担的部分。4.对于募集失败的情况，应按照法律法规及基金合同的约定及时退还已募集资金并加计银行同期存款利息。（二）资金投放与支付管理1.投资款支付：基金对外进行股权投资或其他投资时，投资款的支付必须严格按照基金合同约定及投资决策委员会（或类似决策机构）的有效决议执行。支付指令的发出、审核、确认及执行流程应清晰、规范。2.费用支付：基金运作过程中发生的各项费用，如管理费、托管费、律师费、审计费、差旅费等，应依据基金合同约定或有效合同/协议、合法凭证，经适当审批后支付。3.支付审批权限：建立严格的资金支付审批制度，明确不同金额、不同类型支出的审批权限和审批流程。重大资金支出应履行更为严格的审批程序。4.支付凭证管理：所有资金支付均需取得合法、合规、完整的原始凭证，并作为会计核算的依据。（三）投资项目资金管理1.对已投资项目，基金管理人应密切关注其资金使用情况，确保募集资金按照投资协议约定的用途使用，防止资金被挪用或滥用。2.根据投资协议的约定，参与被投企业的重大资金决策，如增资、减资、利润分配、重大资产处置等。（四）闲置资金管理在确保基金投资运作需求的前提下，对于基金的闲置资金，可按照基金合同约定进行现金管理，投资于安全性高、流动性好的金融工具，如银行存款、货币市场基金等。相关投资决策应履行必要的内部审批程序。四、资产管理（一）资产分类与核算基金资产应按照会计准则及基金合同的要求进行分类核算，主要包括：1.货币资金：包括银行存款、其他货币资金等；2.股权投资：核算对被投资企业的股权投资成本；3.应收款项：包括应收股利、应收利息、其他应收款等；4.其他资产：如待摊费用等。（二）资产估值1.基金管理人应按照基金合同约定的估值政策和程序，对基金持有的投资项目进行估值。估值应遵循公允、客观、审慎的原则。2.对于未上市股权的估值，可采用市场法、收益法、成本法等适当的估值方法，并在基金合同中明确。如涉及重大或复杂的估值事项，可聘请独立的第三方估值机构提供专业意见。3.估值结果应经过内部复核程序，并定期与托管人进行核对。（三）资产处置基金持有的投资项目进行转让、退出或处置时，应严格按照投资决策程序进行，并对处置价格、交易对手等进行审慎评估。处置收入应及时收回并归入基金资产。五、成本与费用管理（一）成本费用的范围与分类基金的成本费用主要包括：1.基金管理人的管理费：按照基金合同约定的费率和计提方式收取；2.基金托管人的托管费：按照基金合同约定的费率和计提方式支付；3.基金运作费用：包括但不限于审计费、律师费、诉讼费、仲裁费、信息披露费、召开持有人大会费用、证券交易费用（若有）、差旅费、办公费等；4.税费：按照国家有关法律法规规定应缴纳的各项税费。（二）成本费用的控制与审批1.建立成本费用预算管理制度，对各项费用支出进行事前规划和控制。2.各项费用的支出应符合基金合同的约定，且具有真实、合法的依据。3.严格执行费用报销审批流程，确保费用支出经过适当的授权和审核。（三）费用的核算与分摊1.财务部门应准确核算基金发生的各项成本费用，确保费用归属清晰、金额准确。2.对于应由基金与基金管理人或其他关联方共同承担的费用，应按照合理的标准进行分摊，并在财务核算中明确区分。六、会计核算与财务报告（一）会计核算基本原则基金的会计核算应遵循《企业会计准则》及相关规定，以及中国证券投资基金业协会的相关指引，确保会计信息真实、准确、完整、及时。（二）会计科目设置与使用根据基金的业务特点和核算要求，设置规范的会计科目，并严格按照科目核算内容进行账务处理。（三）会计凭证、账簿与档案管理1.对发生的各项经济业务，应及时取得或填制原始凭证，并对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.根据审核无误的原始凭证登记记账凭证，并据以登记会计账簿。3.会计凭证、账簿、报表及其他会计资料应按照规定进行整理、装订、归档，妥善保管。（四）财务报告编制与报送1.定期报告：按照基金合同及监管要求，定期编制并向投资人、托管人及监管机构报送季度报告、半年度报告和年度财务报告。年度财务报告需经具有证券期货相关业务资格的会计师事务所审计。2.临时报告：发生可能对基金份额持有人权益产生重大影响的财务事件时，应按照规定及时编制并披露临时报告。3.财务报告应内容真实、数据准确、说明清晰、报送及时。七、收益分配管理（一）收益分配的原则与顺序基金的收益分配应严格按照基金合同约定的原则、顺序和方式进行。通常应在弥补以前年度亏损（若有）、提取相关准备金（若有）后，再向投资人进行分配。（二）收益分配的决策与实施1.基金管理人根据基金的运作情况和基金合同的约定，提出收益分配方案，履行必要的内部决策程序后，提交投资人大会（或合伙人大会等类似权力机构）审议通过（如基金合同有此约定）。2.收益分配方案经审议通过后，基金管理人应及时通知托管人，并按照约定的时间和方式向投资人划付应分配的收益。3.财务部门应对收益分配的全过程进行会计核算，并确保分配金额准确无误。八、财务监督与内部控制（一）内部财务监督1.基金管理人应建立健全内部财务监督机制，定期对基金财务管理的合规性、有效性进行检查与评估。2.内部审计部门（若有）应将基金财务管理作为审计工作的重要内容，独立开展审计监督。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）岗位分离与授权审批1.建立不相容岗位分离制度，如资金收付与账务记录分离、投资决策与执行分离、估值核算与复核分离等，形成相互制约机制。2.严格执行授权审批制度，各项财务活动均需在授权范围内进行，严禁越权操作。（三）与托管人的对账与监督基金管理人应定期与托管人就基金的银行存款、投资资产、应收应付款项等进行对账，确保双方账务核对一致。托管人对基金管理人的财务运作进行监督，基金管理人应积极配合。九、信息保密基金管理人、托管人及其相关工作人员应对在执业过程中获取的基金财务信息及投资人信息承担保密义务，不得利用该等信息从事任何与执业无关或损害基金及投资人利益的活动。法律法规另有规定或监管机构要求披露的除外。十、制度的修订与解释（一）制度修订本制度根据国家法律法规、监管政策的变化以及基金运作的实际需要，可进行修订。修订程序应与制定程序相同，并及时通知相关方。（二）制度解释本制度由[基金管理人全称]负责解释。十一