2026年高端家政服务公司部门例会管理制度

2026年高端家政服务公司部门例会管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司各部门例会管理工作，建立高效、有序的会议沟通机制，确保部门工作信息及时传递、问题有效解决、任务落地执行，提升高端家政服务运营管理效率，结合本公司业务特点和管理实际，特制定本制度。本制度制定过程中充分参考《中华人民共和国劳动合同法》《家政服务管理暂行办法》等相关法律法规，确保内容合规且贴合家政服务行业运营需求。第二条适用范围本制度适用于公司所有职能部门的例会管理，包括业务部、人力资源部、客服部、质控部、后勤保障部等；适用的例会类型涵盖部门周例会、月例会、专项工作例会，以及跨部门协同例会。公司所有在职员工参与部门例会时，均需严格遵守本制度相关规定。第三条例会管理基本原则高效务实原则：例会以解决实际问题、推进工作落地为核心，杜绝形式主义，控制会议时长，确保每一次例会都有明确的目标和产出。准时规范原则：例会需严格按照预定时间召开和结束，会议流程、参会要求、记录归档等环节均需遵循统一规范。全员参与原则：鼓励部门所有员工在例会中充分发表意见，尤其是一线家政服务对接人员，需反馈实际工作中的问题和建议，确保信息全面对称。闭环管理原则：例会中确定的任务、提出的问题需明确责任人、完成时限，会后跟踪落实情况，形成“会议部署-执行推进-结果反馈”的闭环。保密原则：例会中涉及公司客户信息、核心业务数据、人员调配方案等敏感内容，所有参会人员需严格保密，不得向外泄露。第二章例会分类与组织规范第四条例会分类及基本要求部门周例会：各部门每周固定时间召开，用于同步本周工作进度、梳理下周工作计划、解决日常工作中出现的常规问题。会议时长原则上不超过90分钟，参会人员为部门全体员工，由部门负责人主持。部门月例会：各部门每月最后一个工作日（或次月第一个工作日）召开，用于总结月度工作完成情况、分析工作数据、复盘问题不足、制定下月工作目标和重点任务。会议时长原则上不超过120分钟，参会人员为部门全体员工，必要时可邀请公司分管领导列席。专项工作例会：针对特定工作事项临时召开的例会，如高端家政服务项目推进例会、客户投诉处理专项例会、人员技能培训复盘例会等。会议时长根据事项复杂度确定，参会人员为与专项工作相关的部门员工，由专项工作负责人主持。跨部门协同例会：涉及两个及以上部门协作的工作事项召开的例会，如跨部门服务项目协调例会、家政服务质量联合检查例会等。会议由牵头部门负责人主持，参会人员为各相关部门对接人及负责人，时长原则上不超过120分钟。第五条例会组织责任划分部门负责人：作为例会第一责任人，负责确定例会时间、明确会议议题、主持会议进程、督促会后任务落实，确保例会达到预期效果。会议记录人：各部门指定专人担任固定会议记录人（可由部门文员或内勤人员兼任），负责会前收集议题、会中完整记录、会后整理纪要并归档。参会人员：按要求提前准备参会材料，准时参会并积极发言，会后按要求落实会议确定的各项任务。行政部：负责监督各部门例会制度执行情况，收集各部门例会纪要备案，协助解决例会组织过程中的共性问题。第六条例会时间与场地规范时间确定：各部门需在制度生效后5个工作日内，将本部门周例会、月例会的固定时间报备至行政部备案，无特殊情况不得随意变更；专项例会、跨部门协同例会需提前1个工作日通知参会人员具体时间。场地安排：部门周例会、月例会优先使用部门所属办公区域或公司指定的小型会议室；跨部门协同例会由牵头部门提前向行政部申请中型会议室，确保会议场地能满足参会人数需求，且配备必要的会议设备（如投影仪、麦克风、纸笔等）。临时调整：因突发工作、人员外出等特殊情况需调整例会时间的，部门负责人需提前通知所有参会人员，并在会后2个工作日内将调整原因及补开会议情况报备至行政部。第三章例会流程规范第七条会前准备环节议题收集：会议记录人需在例会召开前1个工作日，向部门员工收集会议议题，汇总后提交部门负责人审核，确定最终会议议题并提前告知参会人员，便于参会人员提前准备相关材料。材料准备：参会人员根据会议议题，提前准备工作进度表、数据报表、问题分析报告、方案建议等材料，确保会议讨论有依据、有针对性。场地与设备检查：会议记录人需在例会召开前30分钟检查会议场地、设备是否正常，确保会议顺利进行；跨部门例会由牵头部门安排专人负责此项工作。第八条会中执行环节签到管理：例会开始前5分钟进行签到，会议记录人记录参会人员、缺席人员及缺席原因，缺席人员需提前向部门负责人请假并说明原因，未请假缺席的按会议纪律相关规定处理。议程推进：部门负责人按照预定议题顺序主持会议，引导参会人员围绕议题展开讨论，避免偏离主题；每位发言人员需简明扼要阐述观点，控制发言时间，确保会议高效推进。记录要求：会议记录人需完整记录会议核心内容，包括参会人员、会议时间、议题、讨论要点、确定的任务、责任人、完成时限、未解决的问题及后续处理建议等，确保记录准确、无遗漏。问题解决：针对例会中提出的问题，能当场解决的当场明确解决方案；无法当场解决的，明确后续调研、协调的责任人及完成时间，确保问题不搁置。第九条会后落实环节纪要整理：会议记录人需在例会结束后1个工作日内整理完成会议纪要，经部门负责人审核确认后，发送至部门全体员工邮箱（或工作群），跨部门例会纪要需同时发送至所有参会部门负责人。任务跟踪：部门负责人需指定专人（可由会议记录人兼任）跟踪会议确定任务的落实情况，每日同步进度，确保任务按时限完成；对于逾期未完成的任务，需及时向部门负责人反馈原因，并协调解决阻碍因素。反馈闭环：任务完成后，责任人需及时向部门负责人反馈完成情况，涉及客户服务、项目推进的任务，需同步反馈服务效果或项目进度，形成完整闭环。问题复盘：对于例会中未解决的问题，在下次例会中优先讨论，通报问题处理进展，直至问题最终解决。第四章例会内容规范第十条部门周例会核心内容工作进度同步：各岗位员工汇报本周负责工作的完成情况，包括高端家政服务订单对接量、人员调配完成率、客户投诉处理进度、物资采购及调配情况等核心指标。问题梳理：员工反馈本周工作中遇到的问题，如客户需求沟通障碍、家政服务人员技能不匹配、物资供应不及时等，部门内部能解决的当场协调解决，需跨部门协调的记录后提交至跨部门协同例会处理。计划安排：部门负责人根据公司整体部署，结合本周工作完成情况，明确下周各岗位核心工作任务及目标要求。信息传达：传达公司最新管理制度、行业政策、客户服务要求等信息，确保员工及时掌握相关要求。第十一条部门月例会核心内容月度工作总结：部门负责人汇总月度工作数据，包括服务订单量、客户满意度、人员到岗率、投诉率等，分析工作完成情况与月度目标的差距，总结亮点工作和存在的不足。问题深度分析：针对月度工作中出现的高频问题、重大问题（如客户重大投诉、服务质量不达标、人员流失率偏高等），深入分析根本原因，制定针对性改进措施。下月工作计划：结合公司年度目标和月度工作复盘结果，制定下月工作目标、重点任务及保障措施，明确各岗位责任分工。员工沟通交流：听取员工月度工作心得、职业发展诉求、对部门管理的建议等，营造良好的沟通氛围，提升员工归属感。第十二条专项工作例会核心内容事项进展通报：专项工作负责人通报当前工作推进情况，包括已完成环节、未完成环节、遇到的阻碍等。方案讨论优化：针对专项工作中的关键环节（如高端定制家政服务方案、人员技能培训计划、应急服务响应流程等），组织参会人员讨论优化，确定最终执行方案。责任与时限明确：明确专项工作各环节的责任人、完成时限及验收标准，确保工作有序推进。第十三条跨部门协同例会核心内容协作事项同步：各相关部门汇报协作事项的推进情况，如跨部门服务项目的人员调配、物资保障、质量检查等进展。协作问题协调：解决跨部门协作中出现的职责划分、进度不一致、资源调配等问题，明确协调方案及执行要求。协同标准统一：针对跨部门协作的核心环节，统一服务标准、沟通口径、验收标准等，确保协作高效、服务质量一致。第五章会议记录与归档管理第十四条会议记录规范记录格式：会议记录需采用统一格式，包含会议名称、召开时间、地点、参会人员、缺席人员、主持人、记录人、核心议题、讨论要点、决议事项、任务分工、完成时限等要素。记录要求：记录内容需客观、准确、完整，不得删减关键信息，不得歪曲参会人员发言原意；对于会议中的争议性观点，需完整记录不同意见，以及最终达成的共识（如未达成共识需记录后续处理方式）。审核确认：会议记录完成后，需经主持人审核签字确认，确保记录内容符合会议实际情况；跨部门例会记录需经各参会部门负责人共同审核确认。第十五条会议归档管理归档时限：审核确认后的会议纪要，需在1个工作日内完成归档，电子档存储至公司指定的文档管理系统，纸质档（如有）存放至部门档案柜。归档范围：所有类型的例会纪要均需归档，包括部门周例会、月例会、专项工作例会、跨部门协同例会，归档资料需按“年度-月份-会议类型”分类整理。保存期限：部门例会纪要电子档和纸质档均需保存不少于3年，涉及重大项目、重要决策的例会纪要需长期保存；超过保存期限的纪要，按公司档案管理规定统一处理。查阅权限：公司内部员工因工作需要查阅例会纪要的，需向部门负责人申请，经批准后方可查阅；外部单位需查阅的，需经公司管理层批准，且不得泄露敏感信息。第六章会议纪律与考核监督第十六条会议纪律要求准时参会：参会人员需提前5分钟到达会议场地，不得迟到、早退；确需请假的，需提前向部门负责人提交书面（或线上）请假申请，经批准后方可缺席。专注参会：会议期间需将手机调至静音或震动模式，不得接打私人电话、处理与会议无关的工作，不得随意走动、交头接耳，确保会议秩序。积极发言：参会人员需围绕会议议题积极发表意见和建议，不得沉默不语；发言时需语言文明、条理清晰，尊重他人观点。遵守保密规定：对于例会中涉及的公司商业秘密、客户隐私、人员信息等内容，不得向未参会人员、外部人员泄露，违反者按公司保密制度处理。落实任务：参会人员需严格执行会议确定的各项任务，不得推诿、拖延，确有困难无法完成的，需提前向负责人说明并提出解决方案。第十七条考核监督机制监督主体：行政部作为例会制度执行的监督部门，每月抽查各部门例会召开情况、会议纪要归档情况、任务落实情况，抽查结果纳入部门月度考核。考核指标：包括例会召开的准时率、参会率、会议纪要完成及归档的及时性、会议确定任务的完成率等，具体考核标准参照公司绩效考核制度执行。奖惩措施：奖励：月度例会制度执行优秀的部门，给予部门负责人及会议记录人一定的现金奖励或评优加分；员工严格遵守会议纪律、高效落实会议任务的，纳入个人月度评优参考。惩罚：未按规定召开例会、会议纪要未及时归档的，扣减部门月度考核分；参会人员迟到、早退、违反会议纪律的，按公司考勤制度及奖惩制度处理；未按要求落实会议任务的，视情节轻重给予警告、绩效扣分、通报批评等处罚。第七章附则第十八条制度效力本制度为公司部门例会管理的核心依据，与公司其他管理制度相衔接，若本制度条款与国家法律法规、行业规范相抵触的，以国家法律法规、行业规范为准；本制度未尽事宜，由行政部牵头征求各部门意见后，提出补充方案报公司管理层批准后执行。第十