行政档案管理及保密制度

行政档案管理及保密制度一、行政档案管理及保密制度

一、行政档案管理及保密制度总则

行政档案是组织在行政管理活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是组织履行职责、开展业务、进行决策的重要依据。行政档案管理工作是组织管理的重要组成部分，对于维护组织合法权益、提高工作效率、促进组织发展具有重要意义。行政档案管理及保密制度旨在规范行政档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保行政档案的真实性、完整性、系统性和安全性，防止行政档案遗失、损毁、泄密等问题发生。

行政档案管理及保密制度适用于组织内部所有部门和员工，所有部门和员工均有责任和义务遵守本制度。组织应建立健全行政档案管理体系，明确行政档案管理的职责、权限和工作流程，确保行政档案管理工作有序开展。

二、行政档案的分类及归档范围

行政档案按照其内容和性质可分为以下几类：

（一）组织机构文件类

组织机构文件类档案包括组织机构设置文件、组织机构调整文件、组织机构章程、组织机构人员名单等。此类档案是组织机构设置和运行的重要依据，对于维护组织机构稳定、规范组织机构管理具有重要作用。

（二）行政决策类文件类

行政决策类文件类档案包括组织决策机构形成的各类决议、决定、会议纪要等。此类档案是组织决策的重要体现，对于组织决策的执行和监督具有重要意义。

（三）行政执行类文件类

行政执行类文件类档案包括组织在行政管理活动中形成的各类通知、通报、报告、请示、批复等。此类档案是组织行政执行的重要记录，对于组织行政工作的开展和监督具有重要作用。

（四）人事管理类文件类

人事管理类文件类档案包括组织在人事管理活动中形成的各类人事任免文件、干部考察文件、人事档案、劳动合同、工资发放文件等。此类档案是组织人事管理的重要依据，对于组织人事工作的开展和监督具有重要意义。

（五）财务管理类文件类

财务管理类文件类档案包括组织在财务管理活动中形成的各类预算文件、财务报表、会计凭证、审计报告等。此类档案是组织财务管理的重要依据，对于组织财务工作的开展和监督具有重要意义。

（六）其他类文件类

其他类文件类档案包括组织在行政管理活动中形成的各类表彰文件、奖励文件、处罚文件、信访文件、法律文书等。此类档案是组织行政管理的重要记录，对于组织行政工作的开展和监督具有重要作用。

行政档案的归档范围包括但不限于以下内容：

1.组织机构文件类档案；

2.行政决策类文件类档案；

3.行政执行类文件类档案；

4.人事管理类文件类档案；

5.财务管理类文件类档案；

6.其他类文件类档案。

三、行政档案的管理职责

组织应设立专门的行政档案管理部门或指定专人负责行政档案管理工作。行政档案管理部门或专人的主要职责包括：

（一）制定行政档案管理制度和实施细则；

（二）负责行政档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；

（三）负责行政档案的鉴定、评估和数字化工作；

（四）负责行政档案的统计、分析和报告工作；

（五）负责行政档案的安全保卫和保密工作；

（六）负责行政档案的培训和指导工作；

（七）负责行政档案的监督和检查工作。

各部门应指定专人负责本部门行政档案的收集、整理和归档工作，并配合行政档案管理部门或专人的工作。各部门负责人对本部门行政档案管理工作负总责，应加强对本部门行政档案管理工作的领导和监督，确保本部门行政档案管理工作规范有序。

四、行政档案的收集与整理

行政档案的收集应遵循全面、及时、准确的原则。行政档案管理部门或专人与各部门应定期或不定期地进行沟通协调，及时收集各部门形成的行政档案。行政档案的收集应包括但不限于以下内容：

（一）组织机构文件类档案；

（二）行政决策类文件类档案；

（三）行政执行类文件类档案；

（四）人事管理类文件类档案；

（五）财务管理类文件类档案；

（六）其他类文件类档案。

行政档案的整理应遵循分类、排序、编号的原则。行政档案管理部门或专人对收集到的行政档案进行分类、排序和编号，并编制行政档案目录。行政档案的分类应按照行政档案的分类标准进行，行政档案的排序应按照行政档案的形成时间或文件编号进行，行政档案的编号应按照行政档案的类别和顺序进行。

五、行政档案的保管与利用

行政档案的保管应遵循安全、保密、便于利用的原则。行政档案管理部门或专人对整理好的行政档案进行装订、归档和保管，并建立行政档案保管账簿。行政档案的保管应选择安全、干燥、通风的场所，并采取必要的防潮、防火、防盗措施。

行政档案的利用应遵循合法、合规、高效的原则。组织内部人员因工作需要利用行政档案的，应向行政档案管理部门或专人提出利用申请，并经部门负责人批准。行政档案管理部门或专人对利用申请进行审核，审核通过的，方可提供利用。

行政档案的利用应遵守以下规定：

（一）利用行政档案的人员应妥善保管行政档案，不得损坏、涂改、复制或泄露行政档案内容；

（二）利用行政档案的人员应按照利用目的和范围利用行政档案，不得将行政档案用于非公务活动；

（三）利用行政档案的人员应按时归还行政档案，不得超期利用。

六、行政档案的鉴定与销毁

行政档案的鉴定应遵循科学、公正、合法的原则。行政档案管理部门或专人对保管一定期限的行政档案进行鉴定，鉴定行政档案的价值和保存期限。行政档案的鉴定应组织专家进行，并形成鉴定意见。

行政档案的销毁应遵循安全、保密、合规的原则。行政档案管理部门或专人对鉴定后无保存价值的行政档案进行销毁，并编制行政档案销毁清册。行政档案的销毁应选择安全、保密的场所进行，并采取必要的销毁措施，确保行政档案内容不被泄露。

行政档案的销毁应遵守以下规定：

（一）销毁行政档案前，应将行政档案销毁清册报送组织负责人批准；

（二）销毁行政档案时，应有专人监督，并做好销毁记录；

（三）销毁行政档案后，应将销毁记录报送行政档案管理部门或专人存档。

七、行政档案的保密管理

行政档案的保密管理是行政档案管理的重要内容，对于保护组织合法权益、防止信息泄露具有重要意义。行政档案的保密管理应遵循全面、重点、责任的原则，确保行政档案的安全性。

行政档案的保密管理应包括以下内容：

（一）行政档案的保密范围

行政档案的保密范围包括所有涉及国家秘密、组织秘密、商业秘密和个人隐私的行政档案。行政档案的保密范围应根据行政档案的内容和性质确定，并编制行政档案保密目录。

（二）行政档案的保密责任

组织应建立健全行政档案保密责任制，明确各部门和员工的保密责任。行政档案管理部门或专人对行政档案的保密工作负总责，各部门负责人对本部门行政档案的保密工作负直接责任，员工对所接触的行政档案负有保密责任。

（三）行政档案的保密措施

行政档案的保密措施包括物理隔离、技术防护、管理控制等。行政档案管理部门或专人对行政档案进行物理隔离，确保行政档案不被无关人员接触；行政档案管理部门或专人对行政档案进行技术防护，采取密码设置、访问控制等技术手段，防止行政档案被非法访问；行政档案管理部门或专人对行政档案进行管理控制，制定保密制度、签订保密协议、进行保密培训等，提高员工的保密意识。

（四）行政档案的保密监督

组织应建立健全行政档案保密监督机制，对行政档案的保密工作进行定期或不定期的检查，发现问题及时整改。行政档案管理部门或专人对行政档案的保密工作进行日常监督，发现问题及时报告组织负责人，并采取有效措施进行整改。

八、行政档案的数字化管理

行政档案的数字化管理是行政档案管理的发展方向，对于提高行政档案管理效率、促进信息共享具有重要意义。行政档案的数字化管理应遵循统一、规范、安全的原则，确保行政档案数字化的质量和安全。

行政档案的数字化管理应包括以下内容：

（一）行政档案的数字化范围

行政档案的数字化范围应根据组织实际情况确定，可以优先选择重要、常用、易损的行政档案进行数字化。行政档案的数字化应包括行政档案的扫描、图像处理、数据录入、索引编制等环节。

（二）行政档案的数字化标准

行政档案的数字化应遵循国家有关行政档案数字化的标准和规范，确保数字化质量。行政档案的数字化应采用统一的格式、编码和标准，确保数字化数据的兼容性和可扩展性。

（三）行政档案的数字化安全

行政档案的数字化应采取必要的安全措施，防止数字化数据被非法访问、篡改或泄露。行政档案的数字化应进行数据备份、加密存储、访问控制等，确保数字化数据的安全。

（四）行政档案的数字化应用

行政档案的数字化应促进信息共享，提高行政档案利用效率。行政档案的数字化应建立数字化的利用平台，方便组织内部人员利用行政档案，并实现行政档案的在线查询、检索和利用。

九、行政档案的培训与指导

行政档案的培训与指导是提高行政档案管理水平的重要手段，对于提高员工的档案管理意识和能力具有重要意义。行政档案的培训与指导应遵循全员、分层、实效的原则，确保培训与指导的效果。

行政档案的培训与指导应包括以下内容：

（一）行政档案的培训对象

行政档案的培训对象包括组织内部所有部门和员工，重点培训行政档案管理部门或专人和各部门负责人。行政档案管理部门或专人对新员工进行行政档案管理培训，各部门负责人对本部门员工进行行政档案管理指导。

（二）行政档案的培训内容

行政档案的培训内容应包括行政档案管理制度、行政档案管理职责、行政档案管理流程、行政档案管理技术等。行政档案管理部门或专人对培训内容进行编制，并定期组织培训。

（三）行政档案的培训方式

行政档案的培训方式应采用多种形式，包括集中培训、现场指导、在线学习等。行政档案管理部门或专人对培训方式进行选择，并确保培训效果。

（四）行政档案的指导服务

行政档案管理部门或专人对各部门行政档案管理工作进行指导服务，帮助各部门解决行政档案管理中的问题，提高各部门行政档案管理水平。

二、行政档案的分类及归档范围

一、行政档案的分类标准

行政档案的分类是行政档案管理工作的基础，合理的分类能够使行政档案有序化，便于管理和利用。组织应根据自身的实际情况和管理需求，制定科学合理的行政档案分类标准。行政档案的分类标准应遵循以下原则：

1.系统性原则。行政档案的分类应体现行政工作的内在逻辑和联系，使行政档案形成一个有机的整体，便于全面了解和掌握行政工作的历史和现状。

2.实用性原则。行政档案的分类应便于档案的收集、整理、保管和利用，使行政档案能够充分发挥其作用，为组织的管理和决策提供有效支持。

3.稳定性原则。行政档案的分类标准应保持相对稳定，避免频繁变动，以利于档案的长期管理和利用。

4.可扩展性原则。行政档案的分类标准应具有一定的可扩展性，以适应组织发展和行政工作变化的需要。

根据上述原则，组织可以将行政档案分为以下几类：

（一）组织机构文件类。这类档案主要记录组织机构的设置、调整、变更等情况，是组织机构管理的重要依据。包括组织机构设置文件、组织机构调整文件、组织机构章程、组织机构人员名单等。

（二）行政决策类文件类。这类档案主要记录组织决策机构形成的各类决议、决定、会议纪要等，是组织决策的重要体现。包括董事会决议、总经理决定、部门会议纪要等。

（三）行政执行类文件类。这类档案主要记录组织在行政管理活动中形成的各类通知、通报、报告、请示、批复等，是组织行政执行的重要记录。包括行政通知、工作通报、工作报告、请示报告、批复文件等。

（四）人事管理类文件类。这类档案主要记录组织在人事管理活动中形成的各类人事任免文件、干部考察文件、人事档案、劳动合同、工资发放文件等，是组织人事管理的重要依据。包括干部任免通知、干部考察报告、员工人事档案、劳动合同、工资发放记录等。

（五）财务管理类文件类。这类档案主要记录组织在财务管理活动中形成的各类预算文件、财务报表、会计凭证、审计报告等，是组织财务管理的重要依据。包括年度预算文件、季度财务报表、会计凭证、年度审计报告等。

（六）其他类文件类。这类档案主要记录组织在行政管理活动中形成的各类表彰文件、奖励文件、处罚文件、信访文件、法律文书等，是组织行政管理的重要记录。包括表彰决定、奖励证书、处罚决定、信访记录、法律文书等。

二、行政档案的归档范围

行政档案的归档范围是指哪些行政档案需要归档保存，哪些行政档案可以不归档保存。组织应根据国家有关行政档案管理的法规和标准，结合自身的实际情况，制定行政档案的归档范围。行政档案的归档范围应遵循以下原则：

1.价值性原则。行政档案的归档范围应限于具有保存价值的行政档案，即那些能够反映组织行政管理活动的历史记录，对组织的管理和决策具有参考作用的行政档案。

2.完整性原则。行政档案的归档范围应尽可能完整地反映组织行政管理活动的各个方面，避免遗漏重要的行政档案。

3.合法性原则。行政档案的归档范围应符合国家有关行政档案管理的法规和标准，不得违反国家有关法律法规的规定。

根据上述原则，组织可以将行政档案的归档范围分为以下几类：

（一）组织机构文件类。组织机构文件类档案的归档范围包括组织机构设置文件、组织机构调整文件、组织机构章程、组织机构人员名单等。这些档案是组织机构设置和运行的重要依据，对于维护组织机构稳定、规范组织机构管理具有重要作用。

（二）行政决策类文件类。行政决策类文件类档案的归档范围包括组织决策机构形成的各类决议、决定、会议纪要等。这些档案是组织决策的重要体现，对于组织决策的执行和监督具有重要意义。

（三）行政执行类文件类。行政执行类文件类档案的归档范围包括组织在行政管理活动中形成的各类通知、通报、报告、请示、批复等。这些档案是组织行政执行的重要记录，对于组织行政工作的开展和监督具有重要作用。

（四）人事管理类文件类。人事管理类文件类档案的归档范围包括组织在人事管理活动中形成的各类人事任免文件、干部考察文件、人事档案、劳动合同、工资发放文件等。这些档案是组织人事管理的重要依据，对于组织人事工作的开展和监督具有重要意义。

（五）财务管理类文件类。财务管理类文件类档案的归档范围包括组织在财务管理活动中形成的各类预算文件、财务报表、会计凭证、审计报告等。这些档案是组织财务管理的重要依据，对于组织财务工作的开展和监督具有重要意义。

（六）其他类文件类。其他类文件类档案的归档范围包括组织在行政管理活动中形成的各类表彰文件、奖励文件、处罚文件、信访文件、法律文书等。这些档案是组织行政管理的重要记录，对于组织行政工作的开展和监督具有重要作用。

三、行政档案的归档要求

行政档案的归档是行政档案管理的重要环节，是确保行政档案完整性和安全性的关键。组织应根据自身的实际情况和管理需求，制定行政档案的归档要求。行政档案的归档要求应遵循以下原则：

1.及时性原则。行政档案的归档应及时，即在行政档案形成后，应及时进行收集、整理和归档，避免行政档案积压和遗失。

2.完整性原则。行政档案的归档应完整，即应将所有具有保存价值的行政档案进行归档，不得遗漏重要的行政档案。

3.准确性原则。行政档案的归档应准确，即应将行政档案的名称、内容、形成时间等信息准确记录，确保行政档案的准确性。

4.规范性原则。行政档案的归档应规范，即应按照国家有关行政档案管理的法规和标准进行归档，确保行政档案的规范性。

根据上述原则，组织可以对行政档案的归档提出以下要求：

（一）行政档案的收集。组织应建立行政档案收集制度，明确行政档案的收集范围、收集时间、收集方式等。行政档案的收集应全面、及时、准确，确保所有具有保存价值的行政档案都能及时收集到。

（二）行政档案的整理。组织应建立行政档案整理制度，明确行政档案的整理方法、整理标准、整理流程等。行政档案的整理应按照行政档案的分类标准进行，确保行政档案的系统性。

（三）行政档案的编号。组织应建立行政档案编号制度，明确行政档案的编号规则、编号方法、编号顺序等。行政档案的编号应按照行政档案的类别和顺序进行，确保行政档案的唯一性。

（四）行政档案的归档。组织应建立行政档案归档制度，明确行政档案的归档时间、归档地点、归档方式等。行政档案的归档应按照行政档案的整理和编号结果进行，确保行政档案的完整性。

（五）行政档案的保管。组织应建立行政档案保管制度，明确行政档案的保管场所、保管条件、保管责任等。行政档案的保管应选择安全、干燥、通风的场所，并采取必要的防潮、防火、防盗措施，确保行政档案的安全性。

四、行政档案的归档流程

行政档案的归档流程是行政档案管理的重要环节，是确保行政档案完整性和安全性的关键。组织应根据自身的实际情况和管理需求，制定行政档案的归档流程。行政档案的归档流程应遵循以下原则：

1.规范性原则。行政档案的归档流程应规范，即应按照国家有关行政档案管理的法规和标准进行归档，确保行政档案的规范性。

2.及时性原则。行政档案的归档应及时，即在行政档案形成后，应及时进行收集、整理和归档，避免行政档案积压和遗失。

3.完整性原则。行政档案的归档应完整，即应将所有具有保存价值的行政档案进行归档，不得遗漏重要的行政档案。

4.准确性原则。行政档案的归档应准确，即应将行政档案的名称、内容、形成时间等信息准确记录，确保行政档案的准确性。

根据上述原则，组织可以制定以下行政档案的归档流程：

（一）行政档案的形成。组织应建立行政档案形成制度，明确行政档案的形成时间、形成地点、形成人员等。行政档案的形成应按照行政工作的实际需要进行，确保行政档案的实用性。

（二）行政档案的收集。组织应建立行政档案收集制度，明确行政档案的收集范围、收集时间、收集方式等。行政档案的收集应全面、及时、准确，确保所有具有保存价值的行政档案都能及时收集到。

（三）行政档案的整理。组织应建立行政档案整理制度，明确行政档案的整理方法、整理标准、整理流程等。行政档案的整理应按照行政档案的分类标准进行，确保行政档案的系统性。

（四）行政档案的编号。组织应建立行政档案编号制度，明确行政档案的编号规则、编号方法、编号顺序等。行政档案的编号应按照行政档案的类别和顺序进行，确保行政档案的唯一性。

（五）行政档案的归档。组织应建立行政档案归档制度，明确行政档案的归档时间、归档地点、归档方式等。行政档案的归档应按照行政档案的整理和编号结果进行，确保行政档案的完整性。

（六）行政档案的保管。组织应建立行政档案保管制度，明确行政档案的保管场所、保管条件、保管责任等。行政档案的保管应选择安全、干燥、通风的场所，并采取必要的防潮、防火、防盗措施，确保行政档案的安全性。

（七）行政档案的利用。组织应建立行政档案利用制度，明确行政档案的利用范围、利用方式、利用程序等。行政档案的利用应按照行政工作的实际需要进行，确保行政档案的实用性。

（八）行政档案的销毁。组织应建立行政档案销毁制度，明确行政档案的销毁范围、销毁时间、销毁方式等。行政档案的销毁应按照行政档案的鉴定结果进行，确保行政档案的安全性。

通过上述行政档案的分类及归档范围的规定，组织可以更加科学、规范地管理行政档案，确保行政档案的完整性和安全性，为组织的管理和决策提供有效支持。

三、行政档案的管理职责

一、行政档案管理部门或专人的职责

行政档案管理部门或专人对行政档案管理工作负总责，是行政档案管理工作的核心。其职责涵盖了行政档案管理工作的各个方面，从档案的收集、整理、保管到利用和销毁，都需要行政档案管理部门或专人进行细致的管理和监督。行政档案管理部门或专人的具体职责包括：

（一）制定行政档案管理制度和实施细则。行政档案管理部门或专人应根据国家有关行政档案管理的法规和标准，结合组织的实际情况，制定行政档案管理制度和实施细则，确保行政档案管理工作有章可循、有据可依。

（二）负责行政档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。行政档案管理部门或专人应负责行政档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保行政档案的完整性和安全性。收集时应及时、全面，整理时应系统、规范，保管时应安全、有序，利用时应合法、合规，销毁时应彻底、安全。

（三）负责行政档案的鉴定、评估和数字化工作。行政档案管理部门或专人应负责行政档案的鉴定、评估和数字化工作，确保行政档案的价值得到充分发挥，并适应信息化时代的发展需求。鉴定时应科学、公正，评估时应客观、准确，数字化时应规范、高效。

（四）负责行政档案的统计、分析和报告工作。行政档案管理部门或专人应负责行政档案的统计、分析和报告工作，为组织的管理和决策提供数据支持。统计时应准确、全面，分析时应深入、透彻，报告时应及时、准确。

（五）负责行政档案的安全保卫和保密工作。行政档案管理部门或专人应负责行政档案的安全保卫和保密工作，确保行政档案不被丢失、损毁或泄露。安全保卫应措施得当，保密工作应严格把关。

（六）负责行政档案的培训和指导工作。行政档案管理部门或专人应负责行政档案的培训和指导工作，提高组织内部人员的档案管理意识和能力。培训时应针对不同岗位、不同层次的人员进行，指导时应注重实际、注重效果。

（七）负责行政档案的监督和检查工作。行政档案管理部门或专人应负责行政档案的监督和检查工作，确保行政档案管理工作规范有序。监督时应定期、不定期相结合，检查时应认真、细致。

二、各部门的职责

各部门在行政档案管理中扮演着重要角色，是行政档案管理工作的基础。各部门应指定专人负责本部门行政档案的收集、整理和归档工作，并配合行政档案管理部门或专人的工作。各部门负责人对本部门行政档案管理工作负总责，应加强对本部门行政档案管理工作的领导和监督，确保本部门行政档案管理工作规范有序。

各部门在行政档案管理中的具体职责包括：

（一）指定专人负责本部门行政档案的收集、整理和归档工作。各部门应指定专人负责本部门行政档案的收集、整理和归档工作，并定期向行政档案管理部门或专人汇报工作情况。指定专人时应考虑其工作能力、责任心等因素，确保其能够胜任行政档案管理工作。

（二）配合行政档案管理部门或专人的工作。各部门应积极配合行政档案管理部门或专人的工作，提供必要的支持和协助。配合时应主动、积极，支持时应及时、到位。

（三）加强对本部门行政档案管理工作的领导和监督。各部门负责人应加强对本部门行政档案管理工作的领导和监督，定期检查本部门行政档案管理工作情况，发现问题及时整改。领导和监督时应注重实效，确保本部门行政档案管理工作规范有序。

（四）做好本部门行政档案的鉴定和销毁工作。各部门应做好本部门行政档案的鉴定和销毁工作，确保无保存价值的行政档案能够及时销毁，避免占用档案存储空间。鉴定时应科学、公正，销毁时应彻底、安全。

（五）做好本部门行政档案的利用工作。各部门应做好本部门行政档案的利用工作，为部门工作的开展提供有效支持。利用时应合法、合规，确保行政档案的完整性。

三、员工的职责

员工是行政档案管理的重要参与者，其工作直接关系到行政档案的质量和管理效果。员工应增强档案管理意识，积极配合行政档案管理部门或专人的工作，共同做好行政档案管理工作。

员工在行政档案管理中的具体职责包括：

（一）增强档案管理意识。员工应增强档案管理意识，了解行政档案管理的重要性，积极配合行政档案管理部门或专人的工作。增强意识时应注重教育、引导，提高员工的档案管理意识和能力。

（二）做好本职工作，形成高质量的行政档案。员工应做好本职工作，形成高质量的行政档案，为行政档案管理工作提供良好的基础。做好本职工作时应注重规范、细致，确保行政档案的准确性和完整性。

（三）及时移交行政档案。员工应及时将形成的行政档案移交给行政档案管理部门或专人，避免行政档案积压和遗失。移交时应及时、准确，确保行政档案的完整性。

（四）配合行政档案管理部门或专人的工作。员工应积极配合行政档案管理部门或专人的工作，提供必要的支持和协助。配合时应主动、积极，支持时应及时、到位。

（五）保守行政档案的秘密。员工应保守行政档案的秘密，不得泄露行政档案的内容。保密时应严格自律，确保行政档案的安全性。

通过上述行政档案的管理职责的规定，组织可以更加科学、规范地管理行政档案，确保行政档案的完整性和安全性，为组织的管理和决策提供有效支持。

四、行政档案的收集与整理

一、行政档案的收集原则与要求

行政档案的收集是行政档案管理工作的起点，是确保行政档案完整性和准确性的基础。组织应建立科学合理的行政档案收集制度，明确行政档案的收集原则、收集范围、收集方法和收集流程，确保行政档案能够及时、全面、准确地收集到。

（一）行政档案的收集原则

行政档案的收集应遵循以下原则：

1.完整性原则。行政档案的收集应尽可能全面，覆盖组织行政管理活动的各个方面，避免遗漏重要的行政档案。完整性是确保行政档案能够全面反映组织行政管理活动历史和现状的基础。

2.及时性原则。行政档案的收集应及时，即在行政档案形成后，应及时进行收集，避免行政档案积压和遗失。及时性是确保行政档案能够真实反映组织行政管理活动的重要保障。

3.准确性原则。行政档案的收集应准确，即应收集到真实的、完整的行政档案，避免收集到虚假的、不完整的行政档案。准确性是确保行政档案能够有效服务于组织管理和决策的前提。

4.系统性原则。行政档案的收集应系统，即应按照行政档案的分类标准进行收集，确保行政档案的系统性和逻辑性。系统性是确保行政档案能够便于管理和利用的重要基础。

（二）行政档案的收集范围

行政档案的收集范围应包括组织行政管理活动中形成的所有具有保存价值的行政档案，具体包括：

1.组织机构文件类档案。包括组织机构设置文件、组织机构调整文件、组织机构章程、组织机构人员名单等。

2.行政决策类文件类档案。包括董事会决议、总经理决定、部门会议纪要等。

3.行政执行类文件类档案。包括行政通知、工作通报、工作报告、请示报告、批复文件等。

4.人事管理类文件类档案。包括干部任免通知、干部考察报告、员工人事档案、劳动合同、工资发放记录等。

5.财务管理类文件类档案。包括年度预算文件、季度财务报表、会计凭证、年度审计报告等。

6.其他类文件类档案。包括表彰决定、奖励证书、处罚决定、信访记录、法律文书等。

（三）行政档案的收集方法

行政档案的收集方法应根据行政档案的类型和特点进行选择，常用的收集方法包括：

1.直接收集。行政档案管理部门或专人直接到形成行政档案的部门进行收集，这种方法适用于重要、紧急的行政档案。

2.间接收集。行政档案管理部门或专人通过邮件、传真、网络等方式收集行政档案，这种方法适用于一般性的行政档案。

3.委托收集。行政档案管理部门或专人委托第三方机构进行行政档案的收集，这种方法适用于跨地区、跨部门的行政档案收集。

（四）行政档案的收集流程

行政档案的收集流程应规范、高效，一般包括以下步骤：

1.确定收集范围。根据行政档案的分类标准，确定需要收集的行政档案范围。

2.制定收集计划。根据收集范围，制定详细的收集计划，明确收集时间、收集地点、收集人员、收集方法等。

3.进行收集工作。按照收集计划，进行行政档案的收集工作，确保收集工作及时、全面、准确。

4.验收收集成果。对收集到的行政档案进行验收，确保收集到的行政档案完整、准确。

5.登记收集记录。对收集到的行政档案进行登记，记录收集时间、收集地点、收集人员、收集数量等信息。

二、行政档案的整理方法与步骤

行政档案的整理是行政档案管理工作的关键环节，是确保行政档案系统性和可利用性的重要基础。组织应建立科学合理的行政档案整理制度，明确行政档案的整理方法、整理标准和整理流程，确保行政档案能够系统、规范地整理。

（一）行政档案的整理方法

行政档案的整理方法应根据行政档案的类型和特点进行选择，常用的整理方法包括：

1.分类法。按照行政档案的内容和性质，将行政档案分为不同的类别，这种方法适用于系统性强、逻辑性强的行政档案。

2.时间法。按照行政档案的形成时间，将行政档案进行排序，这种方法适用于需要按时间顺序查阅的行政档案。

3.主题法。按照行政档案的主题，将行政档案进行归类，这种方法适用于需要按主题查阅的行政档案。

4.形式法。按照行政档案的载体形式，将行政档案进行分类，这种方法适用于不同载体形式的行政档案。

（二）行政档案的整理标准

行政档案的整理标准应统一、规范，一般包括以下内容：

1.档案名称。档案名称应准确、简洁，能够反映档案的主要内容。

2.档案编号。档案编号应唯一、连续，能够便于档案的查找和利用。

3.档案内容。档案内容应完整、准确，能够反映档案的形成背景、主要内容、办理过程和结果等信息。

4.档案格式。档案格式应规范，即应按照国家有关行政档案管理的标准进行整理，确保档案的规范性。

（三）行政档案的整理流程

行政档案的整理流程应规范、高效，一般包括以下步骤：

1.确定整理方法。根据行政档案的类型和特点，确定合适的整理方法。

2.制定整理标准。根据整理方法，制定详细的整理标准，明确档案名称、档案编号、档案内容、档案格式等。

3.进行整理工作。按照整理标准，对收集到的行政档案进行整理，确保整理工作规范、高效。

4.验收整理成果。对整理好的行政档案进行验收，确保整理好的行政档案系统、规范。

5.登记整理记录。对整理好的行政档案进行登记，记录整理时间、整理人员、整理数量等信息。

三、行政档案的编号规则与编号方法

行政档案的编号是行政档案管理的重要组成部分，是确保行政档案唯一性和可利用性的重要手段。组织应建立科学合理的行政档案编号制度，明确行政档案的编号规则、编号方法和编号顺序，确保行政档案的编号能够唯一、准确地反映档案的内容和性质。

（一）行政档案的编号规则

行政档案的编号规则应统一、规范，一般包括以下内容：

1.分类编号。按照行政档案的类别进行编号，即应将行政档案分为不同的类别，并按照类别进行编号。

2.时间编号。按照行政档案的形成时间进行编号，即应将行政档案按照形成时间进行排序，并按照时间顺序进行编号。

3.顺序编号。按照行政档案的顺序进行编号，即应将行政档案按照一定的顺序进行编号，确保编号的唯一性和连续性。

4.载体编号。按照行政档案的载体形式进行编号，即应将不同载体形式的行政档案进行分类，并按照载体形式进行编号。

（二）行政档案的编号方法

行政档案的编号方法应根据行政档案的类型和特点进行选择，常用的编号方法包括：

1.顺序编号法。按照一定的顺序对行政档案进行编号，这种方法适用于系统性强、逻辑性强的行政档案。

2.分类编号法。按照行政档案的类别进行编号，这种方法适用于不同类别的行政档案。

3.时间编号法。按照行政档案的形成时间进行编号，这种方法适用于需要按时间顺序查阅的行政档案。

4.主题编号法。按照行政档案的主题进行编号，这种方法适用于需要按主题查阅的行政档案。

（三）行政档案的编号顺序

行政档案的编号顺序应根据行政档案的类型和特点进行选择，常用的编号顺序包括：

1.按类别顺序。按照行政档案的类别进行编号，即应将行政档案分为不同的类别，并按照类别顺序进行编号。

2.按时间顺序。按照行政档案的形成时间进行编号，即应将行政档案按照形成时间进行排序，并按照时间顺序进行编号。

3.按顺序编号。按照行政档案的顺序进行编号，即应将行政档案按照一定的顺序进行编号，确保编号的唯一性和连续性。

通过上述行政档案的收集与整理的规定，组织可以更加科学、规范地管理行政档案，确保行政档案的完整性和安全性，为组织的管理和决策提供有效支持。

五、行政档案的保管与利用

一、行政档案的保管要求与措施

行政档案的保管是行政档案管理的重要环节，是确保行政档案安全、完整、可用的关键。组织应建立科学合理的行政档案保管制度，明确行政档案的保管要求、保管措施和保管责任，确保行政档案能够安全、完整地保存，并能够随时被利用。

（一）行政档案的保管要求

行政档案的保管应遵循以下要求：

1.安全性要求。行政档案的保管应确保档案的安全，防止档案被丢失、被盗、损毁或破坏。安全性要求是确保行政档案能够完整保存的重要保障。

2.完整性要求。行政档案的保管应确保档案的完整性，即应确保档案的各个部分都能够完整保存，避免档案的缺失或损坏。完整性要求是确保行政档案能够真实反映组织行政管理活动的重要基础。

3.可用性要求。行政档案的保管应确保档案的可用性，即应确保档案能够随时被查阅和利用。可用性要求是确保行政档案能够有效服务于组织管理和决策的重要前提。

4.系统性要求。行政档案的保管应确保档案的系统性和逻辑性，即应将档案按照一定的顺序和分类进行保管，便于档案的查找和利用。系统性要求是确保行政档案能够便于管理和利用的重要基础。

（二）行政档案的保管措施

行政档案的保管措施应根据行政档案的类型和特点进行选择，常用的保管措施包括：

1.物理保管措施。物理保管措施包括选择合适的保管场所、控制保管环境、采取防潮、防火、防盗等措施，确保档案的安全和完整。保管场所应选择安全、干燥、通风的场所，保管环境应控制温度和湿度，防潮、防火、防盗措施应得当。

2.技术保管措施。技术保管措施包括采取档案保护技术、档案数字化技术等，确保档案的长期保存和利用。档案保护技术包括档案修复技术、档案防虫技术等，档案数字化技术包括档案扫描技术、档案存储技术等。

3.管理保管措施。管理保管措施包括建立档案保管制度、明确档案保管责任、定期检查档案保管情况等，确保档案的规范保管。档案保管制度应明确档案的保管要求、保管措施和保管责任，档案保管责任应明确各部门和人员的责任，定期检查档案保管情况应定期进行，发现问题及时整改。

（三）行政档案的保管责任

行政档案的保管责任应明确各部门和人员的责任，确保档案的规范保管。保管责任应包括以下内容：

1.行政档案管理部门或专人的责任。行政档案管理部门或专人对行政档案的保管负总责，应加强对行政档案的保管工作，确保行政档案的安全和完整。

2.各部门的责任。各部门应加强对本部门行政档案的保管工作，确保本部门行政档案的安全和完整。

3.员工的责任。员工应加强对所接触的行政档案的保管，确保行政档案的安全和完整。

二、行政档案的利用原则与程序

行政档案的利用是行政档案管理的重要环节，是确保行政档案价值实现的重要途径。组织应建立科学合理的行政档案利用制度，明确行政档案的利用原则、利用程序和利用责任，确保行政档案能够合法、合规、高效地被利用。

（一）行政档案的利用原则

行政档案的利用应遵循以下原则：

1.合法性原则。行政档案的利用应合法，即应按照国家有关法律法规的规定进行利用，不得违反国家有关法律法规的规定。合法性原则是确保行政档案利用合法性的重要保障。

2.合规性原则。行政档案的利用应合规，即应按照组织的规章制度进行利用，不得违反组织的规章制度的规定。合规性原则是确保行政档案利用合规性的重要基础。

3.高效性原则。行政档案的利用应高效，即应确保档案能够及时、准确地被利用，提高工作效率。高效性原则是确保行政档案能够有效服务于组织管理和决策的重要前提。

4.安全性原则。行政档案的利用应安全，即应确保档案的内容不被泄露，防止档案被非法利用。安全性原则是确保行政档案不被泄露的重要保障。

（二）行政档案的利用程序

行政档案的利用程序应规范、高效，一般包括以下步骤：

1.提出利用申请。利用行政档案的人员应向行政档案管理部门或专人提出利用申请，并说明利用目的、利用范围、利用时间等信息。

2.审核利用申请。行政档案管理部门或专人应审核利用申请，确保利用申请合法、合规。

3.提供利用服务。审核通过后，行政档案管理部门或专人应提供利用服务，包括提供档案查阅、复印、摘录等服务。

4.记录利用情况。对行政档案的利用情况进行记录，记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。

5.结束利用服务。利用结束后，行政档案管理部门或专人应收回利用的行政档案，并确保档案的安全。

（三）行政档案的利用责任

行政档案的利用责任应明确各部门和人员的责任，确保行政档案的合法、合规利用。利用责任应包括以下内容：

1.行政档案管理部门或专人的责任。行政档案管理部门或专人对行政档案的利用负总责，应加强对行政档案的利用工作，确保行政档案的合法、合规利用。

2.利用者的责任。利用者应加强对所利用的行政档案的管理，确保档案的安全，不得泄露档案的内容。

3.各部门的责任。各部门应加强对本部门行政档案的利用工作，确保本部门行政档案的合法、合规利用。

三、行政档案的借阅与复制管理

行政档案的借阅与复制是行政档案利用的重要方式，是确保行政档案价值实现的重要途径。组织应建立科学合理的行政档案借阅与复制管理制度，明确行政档案的借阅与复制原则、借阅与复制程序和借阅与复制责任，确保行政档案能够合法、合规、安全地被借阅与复制。

（一）行政档案的借阅原则

行政档案的借阅应遵循以下原则：

1.严格审批原则。行政档案的借阅应严格审批，即应按照组织的规章制度进行审批，不得违反组织的规章制度的规定。严格审批原则是确保行政档案借阅合法性的重要保障。

2.限时借阅原则。行政档案的借阅应限时，即应规定借阅时间，确保档案的及时归还。限时借阅原则是确保行政档案能够及时归还的重要基础。

3.安全借阅原则。行政档案的借阅应安全，即应确保档案的内容不被泄露，防止档案被非法利用。安全借阅原则是确保行政档案不被泄露的重要保障。

（二）行政档案的借阅程序

行政档案的借阅程序应规范、高效，一般包括以下步骤：

1.提出借阅申请。借阅行政档案的人员应向行政档案管理部门或专人提出借阅申请，并说明借阅目的、借阅范围、借阅时间等信息。

2.审核借阅申请。行政档案管理部门或专人应审核借阅申请，确保借阅申请合法、合规。

3.签订借阅协议。审核通过后，行政档案管理部门或专人应与借阅者签订借阅协议，明确借阅者的权利和义务。

4.发放借阅档案。行政档案管理部门或专人应将借阅档案发放给借阅者，并确保档案的安全。

5.监督借阅情况。行政档案管理部门或专人应监督借阅情况，确保档案的安全。

6.归还借阅档案。借阅期满后，行政档案管理部门或专人应收回借阅档案，并检查档案的完好性。

7.记录借阅情况。对行政档案的借阅情况进行记录，记录借阅时间、借阅人员、借阅内容等信息。

（三）行政档案的借阅责任

行政档案的借阅责任应明确各部门和人员的责任，确保行政档案的合法、合规借阅。借阅责任应包括以下内容：

1.行政档案管理部门或专人的责任。行政档案管理部门或专人对行政档案的借阅负总责，应加强对行政档案的借阅工作，确保行政档案的合法、合规借阅。

2.借阅者的责任。借阅者应加强对所借阅的行政档案的管理，确保档案的安全，不得泄露档案的内容。

3.各部门的责任。各部门应加强对本部门行政档案的借阅工作，确保本部门行政档案的合法、合规借阅。

（四）行政档案的复制管理

行政档案的复制是行政档案利用的重要方式，是确保行政档案价值实现的重要途径。组织应建立科学合理的行政档案复制管理制度，明确行政档案的复制原则、复制程序和复制责任，确保行政档案能够合法、合规、安全地被复制。

1.行政档案的复制原则。行政档案的复制应遵循以下原则：

（1）合法性原则。行政档案的复制应合法，即应按照国家有关法律法规的规定进行复制，不得违反国家有关法律法规的规定。合法性原则是确保行政档案复制合法性的重要保障。

（2）合规性原则。行政档案的复制应合规，即应按照组织的规章制度进行复制，不得违反组织的规章制度的规定。合规性原则是确保行政档案复制合规性的重要基础。

（3）安全性原则。行政档案的复制应安全，即应确保档案的内容不被泄露，防止档案被非法利用。安全性原则是确保行政档案不被泄露的重要保障。

2.行政档案的复制程序

行政档案的复制程序应规范、高效，一般包括以下步骤：

（1）提出复制申请。复制行政档案的人员应向行政档案管理部门或专人提出复制申请，并说明复制目的、复制范围、复制时间等信息。

（2）审核复制申请。行政档案管理部门或专人应审核复制申请，确保复制申请合法、合规。

（3）签订复制协议。审核通过后，行政档案管理部门或专人应与复制者签订复制协议，明确复制者的权利和义务。

（4）提供复制服务。行政档案管理部门或专人应提供复制服务，包括提供档案扫描、复印、摘录等服务。

（5）记录复制情况。对行政档案的复制情况进行记录，记录复制时间、复制人员、复制内容等信息。

（6）结束复制服务。复制结束后，行政档案管理部门或专人应收回复制的行政档案，并确保档案的安全。

3.行政档案的复制责任

行政档案的复制责任应明确各部门和人员的责任，确保行政档案的合法、合规复制。复制责任应包括以下内容：

1.行政档案管理部门或专人的责任。行政档案管理部门或专人对行政档案的复制负总责，应加强对行政档案的复制工作，确保行政档案的合法、合规复制。

2.复制者的责任。复制者应加强对所复制的行政档案的管理，确保档案的安全，不得泄露档案的内容。

3.各部门的责任。各部门应加强对本部门行政档案的复制工作，确保本部门行政档案的合法、合规复制。

通过上述行政档案的保管与利用的规定，组织可以更加科学、规范地管理行政档案，确保行政档案的完整性和安全性，为组织的管理和决策提供有效支持。

六、行政档案的鉴定与销毁

一、行政档案的鉴定原则与程序

行政档案的鉴定是行政档案管理的重要环节，是确保行政档案价值实现、防止档案积压、保障档案安全的重要手段。组织应建立科学合理的行政档案鉴定制度，明确行政档案的鉴定原则、鉴定程序和鉴定责任，确保行政档案能够及时、准确地进行鉴定，并能够依法、合规地处理无保存价值的行政档案。

（一）行政档案的鉴定原则

行政档案的鉴定应遵循以下原则：

1.科学性原则。行政档案的鉴定应科学、客观、公正，即应按照国家有关行政档案管理的法规和标准进行鉴定，确保鉴定结果的科学性。科学性是确保行政档案鉴定准确性的重要保障。

2.合法性原则。行政档案的鉴定应合法，即应按照国家有关法律法规的规定进行鉴定，不得违反国家有关法律法规的规定。合法性是确保行政档案鉴定合法性的重要基础。

3.合规性原则。行政档案的鉴定应合规，即应按照组织的规章制度进行鉴定，不得违反组织的规章制度的规定。合规性是确保行政档案鉴定合规性的重要基础。

4.效率性原则。行政档案的鉴定应高效，即应确保鉴定工作及时、准确、高效地完成，避免鉴定工作拖延和延误。效率性是确保行政档案鉴定工作及时完成的重要保障。

（二）行政档案的鉴定程序

行政档案的鉴定程序应规范、高效，一般包括以下步骤：

1.确定鉴定范围。根据行政档案的分类标准，确定需要鉴定的行政档案范围，确保鉴定的全面性和准确性。

2.制定鉴定标准。根据鉴定原则，制定详细的鉴定标准，明确鉴定方法、鉴定标准、鉴定程序等，确保鉴定工作的规范性和可操作性。

3.组织鉴定工作。根据鉴定标准，组织鉴定工作，确保鉴定