财务制度关于合同管理

财务制度关于合同管理一、财务制度关于合同管理

（一）总则

财务制度关于合同管理旨在规范企业合同行为的财务流程，确保合同签订、履行及变更的财务合规性，防范财务风险，提高资金使用效率。本制度适用于企业所有涉及资金支付、收款、资产处置、投资等经济活动的合同管理。企业各职能部门及员工应严格遵守本制度，确保合同管理工作的有序进行。

（二）合同分类及管理职责

1.合同分类

企业合同按经济内容分为以下几类：

（1）采购合同：涉及原材料、设备、服务等采购活动的合同；

（2）销售合同：涉及产品、服务销售的合同；

（3）投资合同：涉及股权投资、债权投资等投资活动的合同；

（4）借款合同：涉及银行贷款、融资租赁等借款活动的合同；

（5）担保合同：涉及保证、抵押、质押等担保活动的合同；

（6）租赁合同：涉及固定资产、无形资产租赁活动的合同；

（7）技术开发合同：涉及新技术、新产品研发活动的合同；

（8）咨询服务合同：涉及管理、技术、法律等咨询服务活动的合同；

（9）其他合同：除上述合同以外的其他经济活动合同。

2.管理职责

（1）财务部门：负责合同财务审核、资金支付、收款管理及合同财务档案管理；

（2）业务部门：负责合同谈判、签订及履行监督；

（3）法务部门：负责合同法律审核及合同纠纷处理；

（4）审计部门：负责合同管理过程的审计监督。

（三）合同签订及审核

1.合同签订程序

（1）业务部门提出合同需求，并填写《合同签订申请表》，附合同草案及相关资料；

（2）法务部门对合同草案进行法律审核，出具《法律审核意见书》；

（3）财务部门对合同草案进行财务审核，出具《财务审核意见书》；

（4）总经理审批通过后，业务部门与对方签订合同。

2.合同审核内容

（1）合同主体资格审核：确保合同对方具有合法的经营资质及履约能力；

（2）合同条款审核：确保合同条款明确、完整，符合法律法规及企业利益；

（3）财务条款审核：确保合同涉及的资金支付、收款等条款合理、合规；

（4）风险控制审核：确保合同履行过程中可能产生的财务风险得到有效控制。

（四）合同履行及监控

1.合同履行监控

（1）业务部门负责合同履行过程的监督，确保合同条款得到有效执行；

（2）财务部门负责合同资金支付、收款的监控，确保资金安全；

（3）审计部门定期对合同履行情况及财务监控情况进行审计。

2.合同变更及解除

（1）合同变更：合同履行过程中，如需变更合同条款，应按原签订程序办理变更手续；

（2）合同解除：合同履行过程中，如需解除合同，应按合同约定及法律法规办理解除手续，并报财务部门进行财务处理。

（五）合同财务处理

1.资金支付

（1）采购合同：按合同约定支付采购款项，确保采购质量及进度；

（2）借款合同：按合同约定支付借款本金及利息；

（3）租赁合同：按合同约定支付租赁费用；

（4）其他合同：按合同约定支付相关费用。

2.收款管理

（1）销售合同：按合同约定收取销售款项，确保收款及时、安全；

（2）投资合同：按合同约定收取投资收益；

（3）其他合同：按合同约定收取相关款项。

3.财务档案管理

（1）财务部门负责合同财务档案的收集、整理、归档及保管；

（2）合同财务档案包括合同副本、资金支付凭证、收款凭证等；

（3）合同财务档案保存期限按企业档案管理制度执行。

（六）附则

1.企业各职能部门及员工应严格遵守本制度，对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理；

2.本制度由财务部门负责解释，自发布之日起施行；

3.本制度根据实际情况可进行修订，修订程序按原签订程序办理。

二、合同预算管理

（一）预算编制

企业年度合同预算由财务部门牵头，业务部门配合编制。编制依据包括上年度合同执行情况、本年度经营计划、市场预测等因素。预算编制过程分为以下步骤：

1.业务部门根据经营计划，提出本部门年度合同需求及预算申请，包括合同数量、预计金额、资金支付计划等；

2.财务部门汇总各业务部门预算申请，结合企业整体财务状况，编制初步预算方案；

3.法务部门对预算方案中涉及的合同条款进行初步审核，确保预算合理性；

4.财务部门根据审核意见，修订预算方案，并提交总经理办公会审议；

5.总经理办公会审议通过后，形成正式年度合同预算，下达各业务部门执行。

（二）预算执行监控

1.预算执行过程

（1）业务部门根据年度合同预算，制定季度、月度合同执行计划，明确合同签订、履行时间及资金需求；

（2）财务部门根据合同执行计划，安排资金支付、收款，并监控预算执行进度；

（3）审计部门定期对预算执行情况进行检查，确保预算执行有效。

2.预算调整

（1）预算执行过程中，如遇市场变化、政策调整等因素，需调整预算的，业务部门应填写《预算调整申请表》，说明调整原因及调整方案；

（2）财务部门对预算调整申请进行审核，确保调整合理性；

（3）法务部门对预算调整申请涉及的法律风险进行评估；

（4）总经理审批通过后，财务部门根据调整方案，修订预算，并通知各业务部门执行。

（三）预算考核

1.考核指标

（1）合同预算完成率：实际合同金额与预算合同金额之比；

（2）资金支付及时率：按合同约定及时支付的资金金额与应支付资金金额之比；

（3）资金回收率：实际收回的资金金额与应收资金金额之比；

（4）合同履约率：实际履约合同数量与签订合同数量之比。

2.考核程序

（1）财务部门根据考核指标，对各业务部门预算执行情况进行季度、年度考核；

（2）考核结果作为各业务部门绩效考核的重要依据；

（3）对预算执行不力的部门，财务部门应提出改进意见，并督促其整改。

（四）预算分析

1.分析内容

（1）预算执行情况分析：分析预算执行进度、偏差原因及改进措施；

（2）资金支付分析：分析资金支付结构、支付效率及支付风险；

（3）资金回收分析：分析资金回收进度、回收率及回收风险；

（4）合同履约分析：分析合同履约情况、履约风险及改进措施。

2.分析方法

（1）财务部门定期编制预算执行分析报告，提交总经理办公会；

（2）分析报告包括文字描述、图表等形式，确保分析结果直观、清晰；

（3）总经理办公会根据分析报告，研究预算执行问题，并提出改进措施。

（五）预算管理责任

1.财务部门责任

（1）财务部门负责合同预算的编制、执行监控、考核及分析；

（2）财务部门应建立预算管理台账，记录预算执行过程；

（3）财务部门应定期向总经理办公会汇报预算执行情况。

2.业务部门责任

（1）业务部门负责合同预算的需求提出、执行及反馈；

（2）业务部门应积极配合财务部门，提供预算相关资料；

（3）业务部门应按预算执行合同，并及时反馈合同执行情况。

3.法务部门责任

（1）法务部门负责合同预算的法律审核；

（2）法务部门应提供法律咨询，确保预算合规性；

（3）法务部门应参与预算调整及考核工作。

4.审计部门责任

（1）审计部门负责预算执行过程的审计监督；

（2）审计部门应定期对预算执行情况进行审计，并提出审计意见；

（3）审计部门应参与预算调整及考核工作。

（六）附则

1.企业各职能部门及员工应严格遵守本制度，对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理；

2.本制度由财务部门负责解释，自发布之日起施行；

3.本制度根据实际情况可进行修订，修订程序按原签订程序办理。

三、合同资金支付管理

（一）支付申请与审批

1.支付申请

合同履行过程中，业务部门需支付款项时，应填写《合同资金支付申请表》，详细列明支付依据、支付对象、支付金额、支付方式等信息。申请表需附相关证明材料，如合同副本、发票、验收单等。财务部门审核通过后，方可进行支付。

2.支付审批

（1）小额支付：支付金额在规定限额以下的，由业务部门负责人审批；

（2）中等金额支付：支付金额超过规定限额，但未达到较高限额的，由财务部门负责人审批；

（3）大额支付：支付金额达到较高限额的，由总经理审批。

审批流程应严格按照企业内部授权管理制度执行，确保支付审批的合规性。

（二）支付方式与流程

1.支付方式

（1）银行转账：主要通过银行转账方式支付款项，确保资金安全、便捷；

（2）支票：在特定情况下，可使用支票支付款项，但需严格审核支票信息；

（3）现金：尽量避免使用现金支付，确需使用现金的，应严格控制金额，并妥善保管。

2.支付流程

（1）业务部门填写《合同资金支付申请表》，并附相关证明材料，提交财务部门；

（2）财务部门审核申请表及相关材料，确保支付依据充分、信息真实；

（3）财务部门根据审批权限，将申请表报送相应级别领导审批；

（4）审批通过后，财务部门办理支付手续，并通知业务部门；

（5）业务部门确认支付完成，并将相关凭证归档。

（三）支付监控与风险控制

1.支付监控

（1）财务部门负责监控合同资金支付情况，确保支付进度与合同约定一致；

（2）审计部门定期对支付监控情况进行审计，确保支付过程合规；

（3）业务部门应及时反馈支付情况，发现异常及时报告。

2.风险控制

（1）严格审核支付依据，确保支付合法合规；

（2）严格控制支付权限，防止超额支付；

（3）加强支付过程监控，防止支付错误；

（4）建立支付风险预警机制，及时发现并处理支付风险。

（四）支付记录与档案管理

1.支付记录

（1）财务部门应建立支付记录台账，详细记录每笔支付的信息，包括支付日期、支付对象、支付金额、支付方式等；

（2）支付记录应与《合同资金支付申请表》、发票、验收单等凭证核对一致；

（3）支付记录应定期汇总，形成支付汇总表，提交总经理办公会。

2.档案管理

（1）支付档案包括《合同资金支付申请表》、发票、验收单、银行转账凭证等；

（2）支付档案应按合同编号归档，方便查阅；

（3）支付档案保存期限按企业档案管理制度执行。

（五）附则

1.企业各职能部门及员工应严格遵守本制度，对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理；

2.本制度由财务部门负责解释，自发布之日起施行；

3.本制度根据实际情况可进行修订，修订程序按原签订程序办理。

四、合同收款管理

（一）收款计划与执行

1.收款计划制定

合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定收款计划，明确收款时间、收款金额、收款方式等。收款计划需报财务部门审核，确保收款安排合理、可行。财务部门根据审核后的收款计划，安排收款工作，并监控收款进度。

2.收款执行

（1）业务部门负责与合同对方沟通收款事宜，确保对方按时付款；

（2）财务部门负责收款资金的确认、入账及分配；

（3）收款过程中，如遇特殊情况，应及时调整收款计划，并报财务部门备案。

（二）收款确认与入账

1.收款确认

（1）收到款项后，财务部门应核对收款信息，确保收款金额、收款时间与合同约定一致；

（2）财务部门应向业务部门提供收款确认凭证，如银行回单、发票等；

（3）业务部门根据收款确认凭证，更新合同收款记录。

2.收款入账

（1）财务部门根据收款确认凭证，进行收款入账，确保账务处理准确、及时；

（2）收款入账后，财务部门应将收款信息同步至企业ERP系统，确保账务信息一致；

（3）财务部门应定期核对收款入账信息，确保账实相符。

（三）收款监控与分析

1.收款监控

（1）财务部门负责监控合同收款情况，确保收款进度与合同约定一致；

（2）审计部门定期对收款监控情况进行审计，确保收款过程合规；

（3）业务部门应及时反馈收款情况，发现异常及时报告。

2.收款分析

（1）财务部门定期编制收款分析报告，分析收款进度、收款率、收款风险等；

（2）收款分析报告包括文字描述、图表等形式，确保分析结果直观、清晰；

（3）总经理办公会根据收款分析报告，研究收款问题，并提出改进措施。

（四）收款催收与坏账处理

1.收款催收

（1）业务部门负责与合同对方沟通，催收逾期款项；

（2）财务部门提供催收支持，如提供收款依据、协助谈判等；

（3）对于长期拖欠的款项，可采取法律手段进行催收。

2.坏账处理

（1）经催收仍无法收回的款项，可按规定程序确认为坏账；

（2）坏账确认需经财务部门审核，并报总经理审批；

（3）坏账确认后，财务部门进行坏账处理，并记录坏账原因；

（4）企业应建立坏账准备制度，合理计提坏账准备，防范坏账风险。

（五）收款责任与考核

1.收款责任

（1）业务部门负责合同收款计划的制定与执行，确保按时收回款项；

（2）财务部门负责收款确认、入账及监控，确保账务处理准确、及时；

（3）审计部门负责收款过程的审计监督，确保收款合规；

（4）总经理负责审批坏账确认，并监督收款管理工作。

2.收款考核

（1）收款考核指标包括收款进度、收款率、坏账率等；

（2）财务部门根据考核指标，对各业务部门收款情况进行季度、年度考核；

（3）考核结果作为各业务部门绩效考核的重要依据；

（4）对收款不力的部门，财务部门应提出改进意见，并督促其整改。

（六）附则

1.企业各职能部门及员工应严格遵守本制度，对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理；

2.本制度由财务部门负责解释，自发布之日起施行；

3.本制度根据实际情况可进行修订，修订程序按原签订程序办理。

五、合同财务风险控制

（一）风险识别与评估

1.风险识别

企业应建立合同财务风险识别机制，全面识别合同管理过程中可能存在的财务风险。风险识别应包括以下方面：

（1）信用风险：合同对方履约能力不足，导致款项无法收回；

（2）市场风险：市场价格波动，导致合同成本增加或收益减少；

（3）操作风险：财务人员在合同管理过程中操作失误，导致资金损失；

（4）法律风险：合同条款不完善，导致企业权益受损；

（5）流动性风险：合同资金支付过于集中，导致企业资金周转困难。

2.风险评估

（1）财务部门根据风险识别结果，对各类财务风险进行评估，明确风险等级；

（2）风险评估应考虑风险发生的可能性、风险影响程度等因素；

（3）风险评估结果应形成风险评估报告，提交总经理办公会；

（4）总经理办公会根据风险评估报告，研究风险控制措施。

（二）风险控制措施

1.信用风险控制

（1）业务部门在签订合同前，应充分了解合同对方的信用状况，必要时可要求提供担保；

（2）财务部门应根据合同对方的信用状况，制定差异化的资金支付策略；

（3）对于信用状况较差的合同对方，应采取预付款、分期付款等方式，降低信用风险。

2.市场风险控制

（1）业务部门在签订合同时，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定合同价格；

（2）财务部门应定期监测市场价格变化，及时调整合同成本；

（3）对于市场价格波动较大的合同，可采取价格调整机制，降低市场风险。

3.操作风险控制

（1）财务部门应加强财务人员培训，提高财务人员的业务素质和风险意识；

（2）财务部门应建立财务操作规范，明确财务操作流程，防止操作失误；

（3）财务部门应定期进行内部审计，及时发现并纠正操作风险。

4.法律风险控制

（1）法务部门在签订合同前，应充分审核合同条款，确保合同条款合法、合规；

（2）财务部门应参与合同谈判，确保合同条款对资金支付、收款等方面有利；

（3）对于合同条款存在法律风险的，应要求合同对方修改合同条款，或采取其他风险控制措施。

5.流动性风险控制

（1）财务部门应合理安排合同资金支付，避免资金支付过于集中；

（2）财务部门应加强资金管理，提高资金使用效率，确保资金流动性；

（3）对于资金支付集中的合同，可采取分期支付、提前收回款项等方式，降低流动性风险。

（三）风险监控与预警

1.风险监控

（1）财务部门负责监控合同财务风险，确保风险控制措施有效；

（2）审计部门定期对风险监控情况进行审计，确保风险监控合规；

（3）业务部门应及时反馈风险情况，发现异常及时报告。

2.风险预警

（1）财务部门应建立风险预警机制，及时发现并报告财务风险；

（2）风险预警信息应包括风险类型、风险程度、风险原因等；

（3）风险预警信息应及时通报相关部门，并采取相应措施控制风险。

（四）风险报告与沟通

1.风险报告

（1）财务部门定期编制风险报告，报告内容包括风险识别、风险评估、风险控制措施、风险监控情况等；

（2）风险报告应提交总经理办公会，供领导决策参考；

（3）风险报告应抄送审计部门，供审计监督参考。

2.风险沟通

（1）财务部门应与业务部门、法务部门、审计部门等相关部门加强沟通，及时交流风险信息；

（2）风险沟通应采取会议、报告等形式，确保风险信息及时传递；

（3）通过风险沟通，形成风险控制合力，提高风险控制效果。

（五）风险责任与考核

1.风险责任

（1）财务部门负责合同财务风险的控制与管理，确保风险控制措施有效；

（2）业务部门负责合同谈判与签订，确保合同条款对风险控制有利；

（3）法务部门负责合同法律审核，确保合同条款合法、合规；

（4）审计部门负责风险监控的审计监督，确保风险监控合规；

（5）总经理负责风险控制工作的整体监督，确保风险控制措施落实到位。

2.风险考核

（1）风险考核指标包括风险发生次数、风险损失金额、风险控制措施执行率等；

（2）财务部门根据考核指标，对各相关部门风险控制情况进行季度、年度考核；

（3）考核结果作为各相关部门绩效考核的重要依据；

（4）对风险控制不力的部门，财务部门应提出改进意见，并督促其整改。

（六）附则

1.企业各职能部门及员工应严格遵守本制度，对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理；

2.本制度由财务部门负责解释，自发布之日起施行；

3.本制度根据实际情况可进行修订，修订程序按原签订程序办理。

六、合同财务档案管理

（一）档案范围与内容

合同财务档案是指企业在合同管理过程中形成的，具有保存价值的各类文件资料。档案范围包括但不限于以下内容：

1.合同文本：各类合同的正式文本，包括采购合同、销售合同、借款合同、担保合同、租赁合同、技术开发合同、咨询服务合同等。

2.合同附件：与合同相关的附件，如技术规格书、图纸、样品、验收报告等。

3.资金支付凭证：包括银行转账凭证、支票、发票、收据等，用于证明资金支付情况。

4.收款凭证：包括银行回单、发票、收据等，用于证明资金收款情况。

5.合同变更文件：合同履行过程中，涉及合同条款变更的协议、补充协议等。

6.合同解除文件：合同履行过程中，涉及合同解除的协议、通知等。

7.坏账处理文件：涉及坏账确认、核销的文件资料。

8.风险评估报告：对合同财务风险进行评估的报告。

9.风险控制措施：针对合同财务风险制定的控制措施及相关文件。

10.其他相关文件：与合同管理相关的其他文件资料，如会议纪要、往来函件等。

（二）档案管理职责

1.财务部门负责合同财务档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案管理工作的规范性和安全性。

2.业务部门负责提供合同文本、附件等相关资料，并配合财务部门进行档案管理。

3.法务部门负责提供合同法律审核相关的文件资料，并配合财务部门进行档案管理。

4.审计部门负责对合同财务档案管理进行监督和检查，确保档案管理合规。

（三）档案管理流程