机关单位档案管理制度及查阅流程

机关单位档案管理制度及查阅流程——规范管理与高效利用的实践指南档案作为机关单位各项工作的原始记录和历史凭证，承载着单位发展的脉络与智慧，其规范化管理与高效利用，是提升单位治理能力和工作效能的重要基础性工作。为进一步加强机关单位档案管理，明确管理职责，规范操作流程，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特结合机关单位工作实际，对档案管理制度及查阅流程进行梳理与阐述。一、档案管理制度建设的核心要义机关单位档案管理制度的构建，应以国家相关法律法规为根本遵循，紧密结合本单位工作特点与实际需求，力求系统性、科学性与可操作性的统一。其核心目标在于确保档案从形成到销毁（或永久保存）的整个生命周期都处于受控状态，既能维护档案的历史真实性，又能最大限度地发挥其在决策参考、工作查考、历史研究等方面的价值。（一）档案管理的基本原则机关单位档案管理应严格遵循以下原则：1.统一领导，分级管理原则：单位应明确分管档案工作的领导，设立或指定档案管理部门（或档案员），对本单位各类档案实行统一归口管理，同时明确各部门在档案形成、收集、整理等环节的职责。2.依法依规，规范管理原则：严格依照国家及地方关于档案管理的法律法规、行业标准进行操作，确保档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁等各环节均有章可循，有据可依。3.安全保密，全程管控原则：将档案安全置于首位，建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘，确保档案实体与信息的安全，严防失泄密事件发生。4.完整准确，真实可靠原则：档案的形成、收集应确保齐全完整，内容真实准确，手续完备，能够客观反映机关单位各项工作的实际情况。5.服务利用，发挥效能原则：在确保安全保密的前提下，积极为单位各项工作提供档案服务，满足合理的查阅需求，促进档案信息资源的开发与利用。（二）档案管理的主要职责明确的职责分工是档案管理制度有效运行的保障。1.单位领导职责：负责审定本单位档案工作规章制度，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，配备必要的人员、经费和设施设备，协调解决档案工作中的重大问题。2.档案管理部门（或档案员）职责：具体负责本单位档案的统一管理工作，包括制定和组织实施档案管理制度、指导和督促各部门做好档案的形成、收集、整理和归档工作、对归档材料进行审核与整理、负责档案的保管、统计、利用和鉴定销毁、组织档案数字化建设与管理、开展档案宣传与培训等。3.各部门职责：负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、积累、初步整理，并按规定时限向档案管理部门移交归档，确保应归档材料的齐全、完整、准确。部门负责人应对本部门归档材料的真实性、完整性负责。（三）档案的日常管理档案的日常管理贯穿于档案生命周期的各个阶段。1.档案的形成与收集：各部门应在各项工作中规范文件材料的形成，确保其格式规范、内容完整、手续齐全。档案管理部门应指导各部门及时收集具有保存价值的文件材料，防止遗漏和散失。2.档案的整理与归档：归档材料应按照国家或行业规定的档案整理规则进行分类、组合、排列、编号、编目，形成规范的案卷或档案盒。归档时间一般应在次年规定期限内完成上一年度档案的整理归档工作。3.档案的保管：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。档案应按照不同门类、载体和保管期限分别存放，做到有序排列，便于查找。对声像、电子等特殊载体档案，应采取相应的特殊保管措施。4.档案的鉴定与销毁：对于已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位领导批准后，在指定监销人的监督下进行销毁，并做好销毁记录。5.档案的统计：档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、利用、保管数量、鉴定销毁等情况进行准确统计，定期编制档案统计报表。6.档案的数字化：积极推进档案数字化建设，对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和管理，建立档案信息管理系统，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提升档案管理和利用的效率。（四）档案的保密管理档案保密是档案工作的生命线。1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，明确涉密档案的范围和管理要求。2.涉密档案应单独存放，专人管理，严格控制接触范围。查阅涉密档案必须履行更为严格的审批手续。3.档案管理部门及工作人员应增强保密意识，严守保密纪律，不得泄露档案内容。档案利用过程中产生的涉密载体，应按保密规定管理。4.定期进行保密检查，及时发现和消除泄密隐患。二、档案查阅流程规范规范的查阅流程是确保档案安全、有序利用的关键。（一）查阅原则档案查阅应遵循以下原则：1.工作需要原则：查阅档案应以工作需要为前提，一般限于与本单位、本部门工作相关的档案。2.严格审批原则：查阅档案必须履行规定的审批手续，未经批准不得擅自查阅。3.保密安全原则：查阅档案必须遵守国家保密法律法规和单位保密规定，不得泄露档案秘密。4.爱护档案原则：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得污损、撕毁档案。（二）查阅程序1.提出申请：查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅人姓名、部门、查阅事由、查阅档案的名称（或文号）、年代、份数等信息。2.履行审批：根据档案的密级和重要程度，《档案查阅申请表》须经相应层级负责人审批。一般档案查阅，由本部门负责人审批；查阅重要或涉密档案，须报请单位分管领导或主要领导审批。外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和本人有效身份证件，经本单位相关负责人批准。3.查阅登记：经批准后，查阅人持《档案查阅申请表》和本人有效身份证件到档案管理部门办理查阅登记手续。档案管理人员核对无误后，方可提供档案。4.现场查阅：查阅档案一般应在指定的阅档室进行。查阅时，应爱护档案，保持档案的整洁和完整。查阅者应遵守阅档室规定，不得在档案上做任何标记或涂改。5.查阅限制：涉密档案原则上不得带出阅档室。确因工作需要借出的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅手续，限期归还，并由专人负责保管。档案原件一般不得带出阅档室，确需复制、摘录的，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。6.归还注销：查阅完毕，查阅人应将档案交回档案管理人员，经核对无误后，在查阅登记簿上签字注销。借阅的档案应按期归还，档案管理人员应对归还档案进行检查，确认无损坏、缺页后方可注销借阅手续。（三）查阅要求与注意事项1.查阅人应自觉遵守档案管理部门的各项规定，服从档案管理人员的指导和安排。2.查阅档案时，不得吸烟、喝水、吃零食，保持阅档室安静整洁。3.严禁擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。非涉密档案的复制、摘录，须经允许并由档案管理人员负责或在其监督下进行。4.查阅到的档案信息，不得擅自扩大知悉范围，不得向无关人员泄露。5.对查阅中发现的档案问题（如缺页、破损等），应及时向档案管理人员反映。6.复制件、摘录件经档案管理部门盖章后具有与原件同等的证明效力，查阅人应妥善保管和使用，并承担相应的保密责任。三、制度保障与责任追究档案管理制度的有效实施，离不开健全的保障机制和严格的责任追究。单位应将档案工作纳入年度考核和相关人员的岗位职责，并对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人给予表彰和奖励。对于违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，应视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑