企业会议管理规范制度样例

企业会议管理规范制度样例第一章总则第一条目的与依据为规范公司会议管理，提高会议效率，节约会议成本，确保会议决策的有效落实，促进公司各项工作有序开展，特制定本制度。本制度依据公司实际运营需求及相关管理规定制定。第二条适用范围本制度适用于公司及各部门、各分支机构组织的各类正式会议。非正式的、临时性的碰头沟通等不纳入本制度严格管理范畴，但建议参考本制度精神，力求高效。第三条基本原则1.必要性原则：召开会议须有明确的议题和预期目标，避免无实质内容、可开可不开的会议。2.效率性原则：精心策划会议流程，控制会议时长，确保会议聚焦议题，高效决策。3.实效性原则：会议形成的决议和行动方案应明确责任主体、完成时限，并得到有效跟踪和落实。4.权责对等原则：明确会议组织者、主持者、参会者的职责与义务，确保会议规范有序进行。第二章会议组织与职责第四条会议组织部门1.公司级重要会议（如战略研讨会、年度/季度经营分析会等）由公司综合管理部门（或指定专项小组）牵头组织。2.各部门内部会议由各部门自行组织。3.跨部门协调会议由发起部门或根据会议议题由公司指定的牵头部门负责组织。第五条会议召集人职责1.负责明确会议议题、必要性及预期目标。2.负责提出会议议程建议，确定会议时间、地点、参会人员范围。3.负责组织会议材料的准备、审核与分发。4.负责会议的通知、协调及会场布置等后勤保障工作。5.若因故无法主持，需指定合适人员代为主持，并做好交接。第六条会议主持人职责1.负责掌控会议进程，引导参会人员围绕议题展开讨论，确保会议按议程进行。2.负责维持会议纪律，确保良好的会议秩序，避免跑题或不必要的争论。3.负责组织对议题进行充分讨论，并适时引导形成共识或决议。4.负责总结会议要点，明确会议决议及后续行动事项。第七条参会人员职责1.按时参加会议，因故不能参会者，须提前向会议召集人或主持人请假，并根据需要安排合适人员代为参会（若会议允许）。2.参会前应认真阅读会议材料，针对议题做好充分准备，积极参与讨论，发表明确意见。3.会议期间应集中精力，遵守会议纪律，将手机调至静音或关闭状态，不随意打断他人发言。4.对会议形成的决议应严格遵守并执行，对会议中涉及的保密内容承担保密责任。第八条会议记录人职责1.负责准确、完整地记录会议时间、地点、参会人员、缺席人员、会议议题、讨论要点、形成的决议及行动事项（包括责任部门/人、完成时限）。2.负责会议纪要的整理、校对，并按规定流程报批、分发。3.协助会议主持人跟踪会议决议事项的落实情况。第三章会议流程规范第九条会议议题的提出与审批1.会议召集人根据工作需要提出会议议题，明确议题背景、讨论重点及预期成果。2.对于需审批的会议（如公司级重要会议、涉及重大事项的会议），召集人需将会议议题、议程、参会人员等报相关领导审批。审批通过后方可组织。第十条会议通知1.会议确定后，召集人应提前向参会人员发出会议通知。通知方式可采用邮件、即时通讯工具、书面通知等形式。3.重要会议应至少提前两个工作日发出通知，常规例会可按固定周期提前通知。第十一条会议材料准备1.会议议题涉及的汇报材料、背景资料、待审议文件等，由相关责任部门或人员负责准备。2.会议材料应简明扼要、数据准确、重点突出。3.会议材料应在会议通知发出后、会议召开前至少一个工作日，提交给会议召集人审核，并由召集人或指定人员提前分发给参会人员，以便参会人员预习。第十二条会议签到参会人员应在会议开始前到达会场并签到。会议记录人负责组织签到工作，统计参会情况。第十三条会议主持与进行1.会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议议程及参会人员。2.按照议程顺序依次讨论每个议题。主持人引导发言，控制发言时间，确保讨论深入且高效。3.对争议较大的议题，主持人应引导参会人员充分发表意见，必要时可采用表决方式形成决议（表决方式及通过条件可事先明确）。4.会议过程中，主持人应适时归纳总结讨论情况，确保参会人员对讨论内容有一致理解。第十四条会议记录1.会议记录人应全程记录会议关键信息，特别是各项决议、待办事项、责任人及完成时限。2.记录应客观、准确，避免加入个人观点。对于重要发言，可记录要点。第十五条会议结束1.所有议题讨论完毕后，主持人对会议进行总结，重申会议决议和行动事项，明确下一步工作要求。2.主持人宣布会议结束。第十六条会议纪要1.会议结束后，记录人应在一个工作日内（或按规定时限）完成会议纪要的整理。2.会议纪要应包含：会议时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因、会议议题、详细讨论情况、形成的决议、各项行动事项（编号、事项描述、责任部门/人、计划完成时间）等。3.会议纪要经主持人审核无误后，按公司文件管理规定进行分发，发送给相关领导及所有参会人员，并视需要抄送相关部门。第十七条会议决议事项的跟踪与落实1.会议决议事项的责任部门/人应按照会议要求，积极组织落实。2.会议召集人或指定的跟踪人负责对决议事项的进展情况进行跟踪、督促和反馈。3.重要决议事项的落实情况可在下一次相关会议上进行通报。第十八条会议文件归档会议通知、会议材料、会议签到表、会议纪要等相关文件，由会议组织部门或公司档案管理部门按规定进行整理、归档，以备查阅。第四章会议类型与频次指引第十九条公司级会议1.战略规划会议：根据公司发展需要定期或不定期召开，讨论公司战略方向、中长期发展规划等。2.经营分析会议：通常为月度、季度或年度召开，分析经营数据，评估经营目标达成情况，部署下一阶段工作。3.专题工作会议：针对特定重要事项（如重大项目、突发事件等）临时组织召开。4.全体员工大会：根据需要召开，通报公司重大信息、表彰先进、进行企业文化宣贯等。第二十条部门级会议1.部门例会：由各部门定期召开（如每周、每双周），总结部门工作，安排近期任务，协调内部事务。2.部门专题会议：针对部门内特定工作或问题召开。第二十一条跨部门协调会议针对需要多个部门协作完成的工作、存在的跨部门问题等召开，旨在协调资源、明确职责、解决分歧。第二十二条项目会议针对具体项目的启动、规划、执行、监控、收尾等阶段召开，如项目启动会、项目进度会、项目评审会等。第二十三条会议频次控制各类型会议应根据实际工作需要确定合理频次，避免过于频繁导致效率低下。可定期对会议的必要性和有效性进行评估，精简不必要的会议。第五章会议纪律第二十四条准时参会参会人员应准时出席会议，不得无故迟到、早退。确需迟到或早退者，应提前向主持人或召集人说明。第二十五条专注投入会议期间，参会人员应将手机调至静音或震动状态，不随意接听电话、浏览与会议无关的信息，不从事与会议无关的活动。第二十六条积极发言与尊重他人参会人员应围绕议题积极思考、踊跃发言，发言应观点明确、言简意赅。尊重他人发言，不随意打断，不进行人身攻击或无关争论。第二十七条保密原则参会人员应对会议中涉及的公司商业秘密、未公开信息等严格保密，不得擅自泄露。第六章附则第二十八条线上会议管理采用线上方式召开的会议，除遵守本制度通用规定外，还应注意：1.提前测试线上会议系统，确保网络、设备正常。3.参会人员应提前进入线上会议室，确保设备正常，并开启摄像头（特殊情况除外）。4.线上会议的记录、纪要分发等流程参照本制度执行。第二十九条制度宣贯与培训本制度正式实施前，由综合管理部门负责组织宣贯和培训，确保相关人员理解并掌握制度要求。第三十条制度执行与监督各部门负责人为本部门会议管理的第一责任人，负责本制度在本部门的执行与监督。公司