企业内部信息共享与通讯制度

企业内部信息共享与通讯制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业内部信息传递与交流行为，提高工作效率，保障信息的准确性、及时性与安全性，促进各部门间的有效协作，防范信息风险，依据国家相关法律法规及本企业实际情况，特制定本制度。本制度旨在营造一个透明、高效、安全的内部沟通环境，确保企业运营的顺畅与稳健。第二条适用范围本制度适用于企业全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生以及其他为企业提供劳务的人员。所有员工在执行职务过程中涉及的内部信息共享与通讯行为，均须遵守本制度规定。企业外部合作单位人员在与本企业进行信息交互时，应遵循本制度中相关对外信息披露的原则。第三条基本原则内部信息共享与通讯活动应遵循以下原则：1.必要性原则：信息共享与通讯应以工作必需为前提，避免无关信息的泛滥。2.准确性原则：传递的信息应真实、准确、完整，避免误导。3.及时性原则：重要信息应在合理时限内传递，确保决策与执行的效率。4.安全性原则：严格遵守信息安全与保密规定，防止信息泄露、丢失或被篡改。5.效率性原则：选择恰当的通讯方式与渠道，确保沟通的便捷与高效。6.合规性原则：遵守国家法律法规及企业各项规章制度。第二章信息共享管理第四条信息分类与分级企业内部信息根据其性质、重要性及敏感程度，可分为公开信息、内部信息、保密信息。具体分类标准由企业信息管理部门（或指定部门）另行制定并动态更新。各部门应明确本部门信息的类别，对保密信息须严格控制传播范围。第五条共享渠道与方式1.官方平台：企业内部办公系统（如OA系统）、企业知识库、项目管理工具等，为信息共享的主要官方渠道。重要通知、规章制度、业务数据、技术文档等应优先通过此类平台发布与共享。2.会议沟通：各类工作会议（如例会、专题会、项目会）是信息交流与决策的重要形式，会议纪要应及时整理并按权限分发。3.书面文件：对于需要长期保存或具有法律意义的信息，应采用书面形式（包括电子文档）进行传递，并履行必要的审批手续。4.即时通讯：即时通讯工具（如企业微信、钉钉等企业指定软件）可用于日常工作沟通、信息快速传递，但不应作为传递重要、敏感信息的主要渠道。第六条信息共享的发起与审批1.公开信息可由相关负责人直接在指定公共平台发布。2.内部信息的共享范围一般限于企业内部员工，由信息产生部门或其负责人确定共享范围。3.保密信息的共享须严格按照保密规定执行，通常需经相关领导审批，并明确接收人和使用范围，建立借阅或访问登记。第七条信息内容要求1.共享信息应主题明确、内容清晰、语言规范，避免冗余和歧义。2.引用外部信息或数据时，应注明来源。3.严禁传播未经证实的信息、谣言、涉密信息、以及与工作无关的不当言论或内容。第三章通讯行为规范第八条通讯工具的使用1.企业邮箱：应作为正式对外及对内重要事务沟通的首选工具。邮件主题应简明扼要，内容应条理清晰，重要邮件应及时查收和回复。发送邮件时，应准确填写收件人、抄送人，避免无关人员被打扰。2.即时通讯工具：用于日常工作交流、简短信息传递、快速问题反馈。工作时间应保持在线，并及时响应工作相关消息。使用即时通讯工具时，应注意用语文明，避免过度闲聊影响工作效率。3.电话与视频会议：重要或复杂事项可通过电话或视频会议沟通。发起会议前应提前通知相关人员，明确会议主题和议程。参会人员应准时参加，保持专注。4.员工应妥善保管各类通讯工具的账号密码，定期更换，防止账号被盗用。严禁使用非企业指定的、安全性无法保障的通讯工具处理工作事务，特别是涉及敏感信息时。第九条通讯礼仪与效率1.无论采用何种通讯方式，均应遵守基本礼仪，尊重他人，使用礼貌用语。2.工作沟通应注重效率，避免不必要的打扰。非紧急事项应避免在非工作时间或休息时段打扰同事。3.对于重要的口头沟通内容，事后应尽可能以书面形式（如邮件、纪要）进行确认，确保信息传递的准确性和可追溯性。第十条会议通讯管理2.参会人员应提前阅读会议材料，做好发言准备。会议期间应积极参与讨论，遵守会议纪律，不随意打断他人发言。3.会议结束后，应由指定人员整理会议纪要，明确决议事项、责任人和完成时限，并及时分发至相关人员。第四章安全与保密第十一条信息安全意识全体员工应强化信息安全意识，严格遵守企业信息安全和保密相关规定。不得将企业内部敏感信息泄露给外部无关人员，不得在非工作场合或使用非工作设备处理涉密信息。第十二条保密协议接触或可能接触到企业核心机密、商业秘密的员工，应签订保密协议，并严格履行协议约定的保密义务。第十三条涉密信息处理1.涉密文件（包括电子文档）应妥善保管，标明密级，电子文档应加密存储或存放于指定的加密服务器。2.禁止使用个人邮箱、私人网盘、公共云存储等存储、传输企业涉密信息。3.打印、复印涉密文件需遵守相关规定，废弃涉密载体应按保密要求销毁。第十四条安全事件报告发现任何信息安全漏洞、信息泄露事件或可疑情况，应立即向直属上级及企业信息安全管理部门（或指定负责人）报告，并采取适当措施防止事态扩大。第五章责任与监督第十五条部门责任各部门负责人是本部门信息共享与通讯管理的第一责任人，应组织本部门员工学习并遵守本制度，监督本部门信息传递与通讯行为的规范性、安全性。第十六条员工责任员工应自觉学习并严格遵守本制度的各项规定，正确、规范地进行信息共享与通讯活动，对个人行为负责。第十七条监督与检查企业行政部（或指定管理部门）负责对本制度的执行情况进行日常监督与不定期检查。可通过抽查通讯记录、信息发布内容等方式进行。第十八条奖惩措施对于严格遵守本制度，在信息共享与通讯工作中表现突出，或有效防止信息安全事件发生的部门或个人，企业将给予适当表彰或奖励。对于违反本制度规定，造成信息传递失误、工作延误、信息泄露或其他不良后果的，企业将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至按照企业奖惩条例给予相应纪律处分；构成违法的，将依法追究法律责任。第六章附则第十九条制度修订本制度根据企业发展和实际运营情况需要进行修订时，由指定部门牵头，征求相关意见后，按规定程序报批后发布。第二十条解释权本制度由企业行政部（或指定管理部门）负责