人事合同档案管理制度

人事合同档案管理制度第一章总则1.1为统一集团及所属公司人事合同档案的收集、鉴别、整理、保管、利用、销毁等全流程管理行为，确保档案真实、完整、可用、可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件管理暂行办法》《劳动合同法》及集团《保密管理制度》《信息安全等级保护管理办法》等上位规定，特制定本制度。1.2本制度所称“人事合同档案”系指员工在入职、在岗、离岗、离职全生命周期中形成的、具有保存价值的纸质及电子文件，包括但不限于劳动合同、竞业限制协议、保密协议、培训协议、岗位聘任书、变更协议、解除或终止证明、离职交接单、劳动争议调解书、仲裁裁决书、法院判决书、背景调查授权及报告、体检表、外籍人员工作许可、集体合同及附件、民主程序记录等。1.3本制度适用于集团总部、事业部、全资及控股子公司、分公司、办事处、研发中心、工厂、门店等所有存在用工主体的单位。劳务派遣、业务外包、实习、见习、顾问、协作者等非标准劳动关系参照执行。1.4档案管理遵循“谁用人、谁建档、谁负责”原则，实行统一领导、分级管理、集中保管、授权利用、全程留痕、永久追溯的责任制。第二章管理职责2.1集团人力资源中心2.1.1制定并动态优化档案管理制度、操作指引、编码规则、元数据标准、数字化技术规范、安全策略及应急预案。2.1.2建设、运维集团统一的“人事合同档案管理信息系统”（以下简称HR-AMS），提供云灾备、数字签名、时间戳、区块链存证、四眼原则审批、水印溯源、防截屏、防复制、动态脱敏等功能模块。2.1.3对各单位档案工作进行年度考核，考核结果纳入人力资源条线绩效，权重不低于15%。2.2用人单位（部门）2.2.1指定专职或兼职“合同档案管理员”（以下简称档管员），名单报集团备案；档管员调岗须完成交接审计，交接记录永久保存。2.2.2在员工入职前完成“档案信息采集表”核验，确保员工姓名、身份证号、手机号、邮箱、紧急联系人、银行卡号、社保公积金账号、学历学位、职称资格、工作经历、竞业情况、保密等级、残障类别、境外身份、签证有效期等核心字段准确无误。2.2.3对员工进行档案权利义务告知，签署《人事档案知情同意书》，明确采集目的、保存期限、查阅范围、复制权限、更正途径、投诉渠道、跨境传输规则、销毁方式。2.3员工本人2.3.1如实提供原始资料，对伪造、篡改、隐瞒行为承担纪律及法律责任；给公司造成损失的，公司有权追偿。2.3.2有权申请查阅、复制本人档案，可申请对错误信息提出异议并要求更正；涉及国家秘密、他人隐私、公司商业秘密的部分，公司可依法不予提供或提供脱敏版本。2.4法务、合规、审计、信息安全、纪检部门2.4.1对档案的真实性、合法性、完整性进行飞行抽查，每季度不低于5%的随机样本。2.4.2发现重大风险事件（如伪造学历、假冒身份、未签劳动合同、倒签日期、空白合同、协议条款违法等）应在24小时内启动“档案风险熔断机制”，冻结相关电子流程、封存纸质原件、暂停薪酬发放、限制系统权限、报告监管机构。第三章文件收集与质量控制3.1收集时点3.1.1入职前：offer、体检报告、背景调查授权及报告、原单位离职证明、竞业限制状态声明、外籍人员工作许可、无犯罪记录证明。3.1.2入职当日：劳动合同、保密协议、知识产权归属协议、员工手册签收单、紧急联系人表、银行卡复印件、社保公积金转移单。3.1.3在职期间：岗位调整协议、薪酬调整单、绩效结果、培训协议、奖惩决定、保密及竞业补充协议、工伤认定书、请假单、出差审批、股权激励授予协议、民主评议记录。3.1.4离职阶段：辞职申请、解除或终止通知书、离职交接单、物品归还清单、财务结清证明、竞业限制启动通知、保密义务重申函、劳动争议调解或裁决文书。3.2质量要求3.2.1纸质文件须为原件，除特别注明外不得使用复印件；确需存档复印件的，须由档管员与原件核对无误后加盖“与原件一致”骑缝章，签署核对人与日期。3.2.2电子文件须采用PDF/A-2b以上格式，分辨率≥300dpi，带数字签名及时间戳，上传至HR-AMS后自动生成SHA-256哈希值并写入区块链，确保事后不可篡改。3.2.3非中文材料须附具备翻译资质的第三方机构中文译本，译本与原文一并归档；翻译件须注明译者、翻译日期、翻译专用章。3.2.4书写材料应使用黑色签字笔或激光打印，禁止使用铅笔、红笔、圆珠笔、热敏纸、复写纸；出现热敏纸类材料须立即进行冷裱或数字化扫描替代。3.3差错更正3.3.1纸质文件错误须由当事人手写更正，并在修改处按拇指印确认；档管员在修改旁注明“已核”并签字。3.3.2电子文件错误须走“版本变更流程”，原文件标记为“历史版本”，新文件生成全新哈希，系统保留变更日志，日志包括变更人、变更时间、变更原因、审批人。第四章分类、编码与目录4.1分类表采用“职能-生命周期-风险等级”三维分类法：A劳动合同类（A01固定期限、A02无固定期限、A03以完成一定任务为期限、A04非全日制、A05劳务派遣、A06实习、A07外籍、A08退休返聘）B协议类（B01保密、B02竞业限制、B03培训服务期、B04知识产权归属、B05股权激励、B06借调、B07集体合同）C证明类（C01入职、C02在职、C03离职、C04收入、C05社保、C06公积金、C07职称、C08奖惩）D争议类（D01调解、D02仲裁、D03诉讼、D04执行、D05信访）E电子证据类（E01系统日志、E02邮件、E03即时通讯、E04视频监控截图、E05门禁记录）4.2编码规则档号=公司代码（4位）+年度（4位）+分类码（3位）+顺序号（6位）+介质标识（P纸质/E电子）+密级（N内部/C机密/S秘密）+保管期限（Y永久/30/10/5）。示例：HQ2023A01000001E-N-Y表示总部2023年签订的第1份无固定期限劳动合同电子版，密级内部，永久保存。4.3目录结构HR-AMS自动生成四级树形目录：第一级：单位第二级：年度第三级：分类第四级：员工姓名+工号点击末级节点可查看文件清单、元数据、借阅记录、哈希值、区块链地址、下载权限、打印权限、脱敏预览。第五章纸质档案管理5.1载体与装具5.1.1采用无酸纸档案袋，厚度不超过4cm，脊背可插入标签，标签含二维码，扫码可跳转至HR-AMS对应电子目录。5.1.2档案柜须为防火防盗防磁防紫外线密集架，耐火极限≥2小时，锁具采用双指纹+密码，开启记录实时上传至安消一体化平台。5.2排列与存放5.2.1按“年度-分类-工号”顺序竖放，袋口朝外，间隔2cm，每节密集架左侧放置示意图，右侧放置定位索引。5.2.2每月第一周进行“倒袋”检查，防止纸张粘连、虫蛀、霉斑；发现虫害立即启动-20℃冷冻灭虫72小时，并填写《纸质档案抢救记录》。5.3出入库5.3.1纸质档案原则上不出库，确因诉讼、审计、纪检、仲裁需调阅的，须线上发起“纸质档案出库申请”，经单位负责人、法务、档案室三方审批，限时归还，最长不超过15个工作日。5.3.2出库时由档管员与借阅人当面清点页数、检查完整性，使用高分辨率相机逐页拍照留存，照片自动上传至HR-AMS并加水印“借阅副本-禁止扩散”。5.3.3归还时再次清点，若出现缺页、污损、涂改，借阅人须在24小时内提交书面说明，由法务评估是否构成泄密或证据灭失，必要时报警并提起民事赔偿。第六章电子档案管理6.1采集6.1.1纸质文件须在盖章签字后24小时内完成扫描，扫描仪采用CCD感光元件，色彩模式24bitRGB，输出PDF/A-2b，OCR双层嵌入，识别率≥99%。6.1.2原生电子文件须通过HR-AMS接口直接捕获，禁止通过个人邮箱、U盘、微信、QQ传输；确需外部文件先上传至“隔离区”，经病毒扫描、格式校验、内容审查后方可入库。6.2存储6.2.1采用“本地双活+同城双活+异地灾备”六级存储架构，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟，存储加密采用SM4算法，密钥托管至硬件安全模块(HSM)。6.2.2每年6月、12月进行可读性检查，随机抽样3%进行哈希比对，若出现哈希变动立即启动应急恢复，并出具《电子档案可读性审计报告》。6.3利用6.3.1内部用户实行“最小够用”授权，默认仅可查看本人下属档案；跨部门调阅须填写用途、范围、期限，系统根据用途自动脱敏，如隐藏身份证号第11-14位、银行卡号中间8位、薪资精确到千元。6.3.2外部机构（社保、公积金、税务、法院、仲裁、公安、使馆、银行）调阅须上传正式公函，经法务、信息安全、数据保护官三级审批，系统生成一次性下载链接，有效期8小时，自动水印“外部调阅-禁止再传播”。6.4迁移与转换6.4.1当文件格式面临淘汰风险时，提前2年制定迁移计划，迁移后须进行版式对比、内容抽检、哈希校验、元数据映射、旧格式封存。6.4.2迁移过程须引入第三方公证机构出具《电子数据迁移公证书》，确保法律证据链完整。第七章保管期限与鉴定销毁7.1期限表7.1.1劳动合同正本、无固定期限合同、集体合同：永久7.1.2竞业限制协议、保密协议、知识产权归属协议：离职后10年7.1.3培训协议、股权激励协议：协议约定服务期满后5年7.1.4争议类档案：案件结案后30年7.1.5日常考勤、请假、出差、绩效：5年7.2鉴定程序7.2.1每年3月启动上年度档案鉴定，成立由HR、法务、审计、工会、纪检组成的5人鉴定小组，采用“个人初审-交叉复审-会议终审”三审制，终审须全体签字确认。7.2.2对到期档案逐条复核，若涉及未结案件、潜在纠纷、监管调查、历史遗留问题，须延长保存期并注明理由。7.3销毁方式7.3.1纸质档案采用“碎纸-制浆-再生”闭环销毁，碎纸机级别为P7（颗粒≤5mm²），全程视频监控，视频保存3年。7.3.2电子档案采用“清零-覆写-消磁”多重销毁，先进行随机数覆写7次，再进行物理粉碎，粉碎后出具《电子档案销毁证明》，证明包含原文件名、档号、销毁人、监销人、时间、地点、方法、视频截图。7.3.3销毁清单须在集团官网内部公示7个工作日，无异议方可执行；销毁过程邀请纪检人员现场监督，形成《档案销毁会议纪要》。第八章借阅与复制8.1内部借阅8.1.1员工因晋升、调岗、评优、购房、落户、子女入学需开具在职证明的，可在HR-AMS自助申请，系统根据证明类型自动生成模板，经直线经理、HRBP两级审批后加盖电子公章，证明有效期90天。8.1.2经理级以上人员因团队管理需要查阅下属档案的，系统默认开放“脱敏视图”，如确需查看完整信息，须额外说明理由并经HRD审批。8.2外部借阅8.2.1法院、仲裁、公安、检察、税务、海关、公积金中心、使馆、金融机构持正式公函的，须在专用阅览室查阅，禁止拍照、复印、摘抄；确需复制的，由档管员使用专用打印机输出，每页加盖“外部调阅复制件”红色水印，并编号登记。8.2.2律师持调查令的，须核验律师证、调查令原件，留存复印件，查阅范围仅限委托人本人档案，不得扩大至团队或公司。8.3复制权限8.3.1系统对复制行为实施“四眼原则”，任何复制操作须两人同时在场，一人操作、一人复核，系统记录双人脸抓拍。8.3.2复制件须在右上角生成动态二维码，扫码可显示“复制时间-审批单号-下载人员-用途-有效期”，过期二维码自动失效。第九章安全与保密9.1密级划分9.1.1内部级：普通劳动合同、考勤、绩效9.1.2机密级：薪酬、股权激励、竞业限制、集体谈判方案9.1.3秘密级：核心技术人员保密协议、高管聘用协议、并购涉人员安置方案9.2技术防护9.2.1传输通道采用TLS1.3加密，双向证书校验，禁止弱密码，密码长度≥12位，含大小写、数字、特殊字符，每90天强制更换。9.2.2关键操作采用FIDO2硬件密钥+指纹+人脸三因素认证，失败3次自动锁定账户并推送至信息安全运营中心(SOC)。9.3人员管理9.3.1档管员须通过背景调查、签署《保密承诺书》，每半年接受一次保密再教育，考试不合格立即调离岗位。9.3.2离职人员须经过“离岗审计”，审计内容包括近180天内所有查阅、下载、复制、打印、授权、导出记录，审计报告由法务、HR、信息安全三方签字确认后方可办理最后工资结算。9.4应急与追责9.4.1发生丢失、泄密、篡改、损毁事件，事发单位须在2小时内口头报告、12小时内书面报告，24小时内提交初步调查报告，7日内提交整改报告。9.4.2对直接责任人视情节给予警告直至解除劳动合同，并纳入行业黑名单；涉嫌犯罪的，移交公安机关并配合立案。第十章统计分析与持续改进10.1指标体系10.1.1归档率=（实际归档数÷应归档数）×100%，目标值≥99.5%10.1.2完整率=（无缺失页档案数÷总档案数）×100%，目标值≥99.9%10.1.3准确率=（字段无误档案数÷抽检档案数）×100%，目标值≥99.8%10.1.4借阅及时率=（按时归还档案数÷总借阅数）×100%，目标值≥98%10.1.5数字化率=（电子档案数÷总档案数）×100%，目标值≥99%10.2数据驾驶舱HR-AMS每日零点自动更新指标，以红黄绿灯可视化展示，红灯自动触发邮件、企业微信、短信至相关负责人，48小时内未整改升级至分管领导。10.